Guia Completo de Organização, Sistemas e Métodos (OSM)

1. Definição de OSM

É o estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistemática.

2. Objetivos de OSM

• Eliminar o inútil ou supérfluo;
• Maximizar os resultados;
• Otimizar recursos e minimizar custos;
• Introduzir métodos de trabalho mais eficazes;
• Buscar bons níveis de produtividade;
• Minimização da ociosidade;
• Buscar o menor custo possível.

3. O Setor de OSM como STAFF

O STAFF atua como uma unidade de apoio, funcionando como uma consultoria interna especializada para a organização.

4. Habilidades Necessárias para o Profissional de OSM

• Habilidades técnicas: Levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos, lidar com processos, métodos e técnicas de análise administrativa para o planejamento detalhado do trabalho. Exige manuseio de equipamentos específicos, capacidade de concentração e raciocínio lógico. Deve ser um generalista que integra informações de especialistas.
• Habilidades humanas: Capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender atitudes e motivações, aplicar liderança eficaz, saber ouvir, observar e argumentar. Inclui treinar usuários e gerenciar resistências.
• Habilidade conceitual: Capacidade de compreender as complexidades da empresa, o comportamento humano dentro da estrutura organizacional e analisar dados dos sistemas administrativos.

5. O Profissional de OSM: Dentro vs. Fora da Organização

Fora (Consultoria)

• Vantagens: Experiência em outras estruturas, facilidade para lidar com mudanças e isenção de vínculos pessoais.
• Desvantagens: Desconhecimento da cultura local e tempo necessário para adaptação à estrutura.

Dentro (Interno)

• Vantagens: Conhecimento profundo da organização, métodos e processos.
• Desvantagens: Afinidade excessiva com pessoas e setores, podendo inibir mudanças necessárias por proteção.

6. Definição de Layout

Refere-se a tudo que ocupa espaço dentro da organização: pessoas, máquinas, matérias-primas, etc.

7. Principal Aspecto do Layout

O principal aspecto é o fluxo de materiais.

8. Indicadores de Problemas no Layout

• Demora excessiva: Acima da expectativa, indicando falhas no uso do espaço físico.
• Fluxo confuso: Origem espacial que afeta o trabalho de outras unidades.
• Excessiva acumulação: Má distribuição gerando acúmulo de pessoas e documentos.
• Má projeção de locais de trabalho: Projetos feitos por pessoas não qualificadas ou sem padronização.

9. Objetivos do Layout

• Obter fluxo eficiente de comunicação administrativa;
• Obter fluxo de trabalho eficiente;
• Facilitar a supervisão.

10. Fatores que Influenciam o Layout

• Fator material: Projetos, variedades, quantidades e operações.
• Fator maquinaria: Equipamentos produtivos e ferramentas.
• Fator homem: Supervisão, apoio e trabalho direto.
• Fator movimento: Transportes inter e intradepartamentais.
• Fator espera: Estoques temporários, permanentes e atrasos.
• Fator mudança: Versatilidade, flexibilidade e expansibilidade.
• Fator serviço: Manutenção, inspeção e programação.
• Fator construção: Fatores externos, internos e distribuição física.

11. Tipos de Layout

• Processo ou funcional: Operações semelhantes são agrupadas na mesma área. O material desloca-se conforme o processo.
• Layout em linha ou por produto: O produto segue uma sequência lógica e um caminho predeterminado.
• Layout celular: Setores autônomos onde cada um executa o ciclo completo sem interferência externa.
• Layout por posição fixa: O material permanece fixo e as máquinas/equipes deslocam-se até ele.

12. O que é Fluxograma?

É a representação gráfica de um processo ou atividade, detalhando o passo a passo da execução.

13. Utilização do Fluxograma

Utilizado para padronizar e demonstrar como o trabalho deve ser realizado.

14. Visualização com o Fluxograma

• Identificar a utilidade de cada etapa;
• Verificar vantagens em alterar a sequência de operações;
• Adequar as operações às pessoas que as executam;
• Identificar necessidades de treinamento para processos específicos.

15. Sistemas da Estrutura Organizacional

• Social: Pessoas que compõem a empresa.
• Gerencial: Líderes e gestores da organização.
• Tecnológica: Máquinas, equipamentos e ferramentas utilizadas.