Guia Completo: Planejamento e Controle Empresarial

O Processo de Planejamento: Introdução

Planejar é, ao mesmo tempo, um processo, uma habilidade e uma atitude. Assim como o contrário da eficiência é o desperdício, o contrário do planejamento é a improvisação.

O que é Planejamento?

Planejar é definir objetivos ou resultados a serem alcançados; é definir meios para possibilitar a realização de resultados desejados.

Cenários no Planejamento

São representações do futuro que funcionam como possibilidades, como se fosse um palco de teatro. Existem 3 tipos de cenários: otimista, neutro e pessimista.

Planejar: Uma Questão de Atitude

É o resultado de atitudes favoráveis à mudança e da ação de fazer a mudança acontecer.

Os 5 Ds: Atitudes Produtivas

É uma técnica simples para atitudes produtivas:

• 1º Dedicação;
• 2º Determinação;
• 3º Desafio;
• 4º Disciplina;
• 5º Deus como fonte de inspiração;
• 6º Dinheiro.

Atividade Proativa vs. Reativa

Proativa é representada pelas forças que desejam e impulsionam as mudanças na organização, ex.: as modernas práticas japonesas de fazer produto de alta qualidade e baixo custo. Reativa é representada pelas forças que desejam e preservam a estabilidade, a manutenção do status quo (como as coisas estão), ex.: máquinas de escrever IBM três anos antes do advento dos computadores pessoais, que deram descontos que chegavam até 70% para limpar os estoques.

O Equilíbrio de Forças

Os dois tipos de forças estão presentes e são necessários. A atitude proativa é importante para o crescimento e a mudança; a atitude reativa é importante para manter o equilíbrio e para impedir as mudanças abruptas e desnecessárias.

Processo de Planejamento: 3 Etapas

O processo de planejamento é dividido em 3 etapas principais:

1. Dados de Entrada

Informação, modelos e técnicas de planejamento, ameaças e oportunidades, projeções, decisões que afetam o futuro.

2. Processo de Planejamento

Análise e interpretação dos dados de entrada, criação e análise de alternativas, decisões.

3. Elaboração de Planos

Objetivos, recursos, meios de controle.

Etapa 1: Dados de Entrada

Os dados de entrada são processados e transformados em novas informações e decisões, que incluem:

• Interpretação do significado das informações;
• Identificação de alternativas para lidar com as necessidades;
• Avaliação das alternativas e escolhas de curso de ação.

Aquisição de Dados de Entrada

Dados de entrada são informações sobre o presente, passado ou futuro do ambiente externo e dos sistemas internos da organização.

Tomada de Decisão

Os dados de entrada são transformados em novas informações e decisões por meio de modelos e técnicas de decisão, ex.: plano A, B, C no Chile para retirada dos mineiros soterrados.

Técnicas de Criatividade de Edward de Bono

Para combater os calçados chineses, podem-se utilizar técnicas de criatividade do pensamento lateral de Edward de Bono, como:

• Chapéu do autor "de Bono";
• Análise Po (provocação);
• Técnica 7x7x7.

Desenvolver 7 maneiras de aprimorar as técnicas de trabalho.

Preparação do Plano

Abrange objetivos (o que fazer), recursos e meios de controle que resultam no plano XYZ.

Modelo DIOCRA para Realização de Planos

O modelo DIOCRA de 6 pessoas pode ajudar na realização de um plano da seguinte forma:

• D (Diretrizes): objetivos, metas;
• I (Informação): SIM (Sistema de Informação Mercadológica externo), SIG (Sistema de Informação Gerencial interno);
• O (Orientação): estratégia, tática militar;
• C (Coordenação): GP (Gerência de Produto), PM (Pesquisa Mercadológica), AV (Administração das Vendas), CA (Canal de Distribuição), CO (Comunicação);
• R (Recursos);
• A (Avaliação).

Os 4 As do Prof. Dr. Raimar

Os 4 As do Prof. Dr. Raimar podem ajudar na formação do plano:

• Análise;
• Adaptação;
• Ativação;
• Avaliação.

Planejamento Estratégico vs. Operacional

Planejamento Estratégico é definir objetivos e cursos de ação para atingi-los. Planejamento Operacional é definir os meios de realização e de controle.

Preparação dos Planos

As decisões transformam-se em planos. Em essência, um plano é o registro das decisões, que envolvem:

• Objetivos;
• Recursos;
• Meios de controle.

Recursos Disponíveis

Os recursos disponíveis são:

• Humanos;
• Financeiros;
• Tecnológicos;
• Organizacionais;
• Materiais;
• Comunicação.

O que são Objetivos?

São os resultados desejados que orientam o intelecto e a ação. Pode ser uma situação como ganhar uma parcela do mercado do principal concorrente e deve ser quantitativos.

Decisões: Cadeia de Meios e Fins

As decisões do processo formam uma cadeia de meios e fins:

• Ponto de partida;
• Objetivo intermediário;
• Objetivo final.

Meios de Realização dos Objetivos

É preciso definir um ou mais cursos de ação, executar as atividades e empregar recursos.

O que são Meios de Controle?

São informações para avaliar até que ponto os objetivos estão sendo atingidos e se os cursos de ação escolhidos são apropriados.

Tipos de Planos

Existem dois tipos de planos:

• Planos Permanentes: políticas, procedimentos, missão e outros;
• Planos Singulares ou Temporários: cronogramas, calendários, orçamentos, projetos.

Técnicas do Bolograma para o Plano

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Endomarketing: Benefícios para a Empresa

É conquistar e manter empregados satisfeitos e produtivos, tornando o emprego um bom lugar.

Os 4 Estilos Gerenciais

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Técnicas para Estudar o Futuro

As técnicas para estudar o futuro incluem:

• Análise de previsão das séries temporais;
• Projeções derivadas;
• Relação de causa e efeito;
• Pesquisa de opinião e atitudes;
• Método Delphi;
• Construção de cenários.

O Método Delphi

Este método usa o nome do antigo oráculo grego ao qual se recorria para pedir conselhos sobre o futuro. É uma técnica usada para revisão tecnológica e identificação de tendências.

Os 3 Planos Organizacionais

Os 3 planos elaborados pela organização são:

• Planos Estratégicos: definem a missão, o futuro e as normas;
• Planos Funcionais e Administrativos: definem os objetivos e cursos de ação;
• Planos Operacionais: definem atividades, recursos e formas de controle.

A Matriz de Levitt

A matriz tem como variável a avaliação dos empregados: se o entrevistado fosse o patrão, e a avaliação do empregado se o entrevistado fosse o cliente.

Matriz de Estilo Gerencial

Os estilos gerenciais são: autocrata, desertor, missionário, executivo.

Portfólio de Produtos: Quadrantes

Os quadrantes do portfólio de produtos são:

• Vaca Leiteira;
• Criança Prodígio;
• Produtos Estrelas;
• Cachorro Velho ou Abacaxi.

O que é Controle?

É para que as atividades sejam executadas adequadamente de acordo com o planejado.

Tratamento de Discrepâncias no Controle

Deverá ser realizada uma ação corretiva para assegurar os objetivos.

Realização do Processo de Controle

É realizado por meio da aplicação de energia física, intelectual e interpessoal.

Sequência dos Processos de Planejamento

A sequência dos processos é:

• Processo de Planejamento;
• Processo de Organização;
• Processo de Execução;
• Produção de Bens Físicos e Serviços.

Quadro: Processo de Controle

O quadro do processo de controle pode ser visualizado como:

• (Como garantir o objetivo / resultados comparados com objetivos)
• ---- Processo de Controle ----
• (Riscos e oportunidades das atividades / necessidade de mudar os objetivos)

Os 3 Níveis de Controle Organizacional

1. Controle Estratégico:

Grau de realização das missões, adequação dos planos estratégicos, desempenho global, concorrência e outros fatores, eficiência nos recursos.

2. Controle nas Áreas Funcionais:

Quantidade e qualidade, taxas de desempenho, eficiência dos esforços, desempenho dos fornecedores.

3. Controle Operacional:

Rendimentos das atividades, consumo de recursos.

O Balanced Scorecard

Focaliza quatro categorias de informação sobre o desempenho da empresa. Elas são:

• Interesse dos acionistas;
• Eficiência dos processos;
• Interesse dos clientes;
• Aprendizagem organizacional.