Guia Completo para Planejamento e Gestão de Eventos

Definição e Tipos de Eventos

Um Evento é todo acontecimento previamente planejado, organizado e coordenado de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal.

Tipos Comuns de Eventos

• Coquetel
• Palestra
• Feira
• Salão
• Seminário

Tipos de Eventos Esportivos

• Torneio
• Campeonato
• Festival
• Gincanas
• Corridas

Processos Essenciais na Gestão de Eventos

A gestão de eventos envolve as seguintes funções:

• Planejar: Definir objetivos e meios.
• Organizar: Alocar pessoas, recursos e estabelecer relacionamentos.
• Dirigir: Liderar e disponibilizar recursos.
• Controlar: Monitorar execução, resultados e aplicar ações corretivas.

O profissional ideal é um LÍDER-GESTOR-ORGANIZADOR.

Perfil do Organizador de Sucesso

Um organizador de eventos bem-sucedido possui as seguintes características:

• Comunicação interpessoal eficaz
• Amplo embasamento teórico
• Compromisso
• Curiosidade
• Originalidade
• Capacidade de liderança

Fases do Evento

• Pré-evento: Fase de planejamento minucioso, onde tudo é pensado, informado e controlado.
• Execução do Evento (Trans-evento): Realização das atividades previstas no pré-evento.
• Pós-evento: Análise geral de todas as atividades e resultados relacionados ao evento.

Questões Fundamentais para o Projeto de Eventos

• Projeto: Qual o objetivo? Por que organizar?
• Público-Alvo: Para quem organizar?
• Os 4 Pontos Essenciais:
  • Quando?
  • Quanto?
  • Como?
  • O quê?

Comissão Organizadora

A comissão organizadora geralmente é composta por áreas como:

• Marketing
• Finanças
• Vendas
• Técnicas
• Protocolo

Definição do Projeto do Evento

Os projetos devem ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar.

Elementos Chave do Projeto

• Tipologia e título do evento
• Local
• Data e duração do evento
• Público-Alvo
• Tipos de Acesso ao Evento:
  • Convidados Oficiais
  • Operacional
  • VIP
  • Passaportes ou Credenciais Simples

Justificativa do Evento

Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções.

Temário do Evento

Para defini-lo, deve-se partir de um tema central, no qual serão definidos os demais assuntos a serem abordados.

Programação do Evento

Descrição organizada e sequencial das atividades que acontecerão no evento.

Formato do Evento

A escolha da programação indicará o formato e o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada.

Estudos de Viabilidade Econômica

Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:

• Conhecer a origem dos recursos e seu destino.
• Identificar qual a percentagem de recursos derivados e de que áreas.
• Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão elevadas.
• Determinar onde pode haver flexibilidade para otimizar os recursos.

Fontes de Receita para Eventos

• Caixa Inicial
• Inscrições
• Comercialização do Evento
• Doações
• Auxílios Governamentais
• Merchandising
• Anúncios
• Cotas de Patrocínio, apoio ou permuta (divididas em tipos como: Prata, Ouro, Diamante)

Recursos Materiais Necessários

• Audiovisuais
• Material de Expediente
• Material do Participante
• Divulgação
• Equipamentos
• Outros Recursos