Guia Completo: O Processo de Aquisição e Compras Empresariais

O Processo de Aquisição

O provisionamento, focado em 'custo', 'qualidade' e 'tempo', é fundamental quando uma empresa precisa adquirir produtos ou serviços. Envolve a busca por fornecedores, a análise de propostas, a seleção do fornecedor, a negociação da compra, entre outras etapas essenciais.

O processo de compra geralmente inclui as seguintes fases:

1. Compras Planejadas

   Consiste em um estudo prospectivo das necessidades, permitindo conhecer os produtos disponíveis no mercado e estar preparado antes que a necessidade surja.

2. Análise das Necessidades

   As compras, em geral, são centralizadas no departamento de compras ou contratos. Este departamento recebe boletins e solicitações de materiais de diversos usuários internos (armazém, fabricação, vendas, etc.), analisando a prioridade dos pedidos para o processo de gestão.

3. Solicitação de Propostas e Orçamento

   No caso de uma compra de alto custo ou da primeira aquisição de um produto, a Solicitação de Proposta (RFP) e o orçamento são passos necessários para evitar decisões que possam afetar a economia empresarial.

4. Avaliação das Propostas Recebidas

   Após a recepção das propostas, estas devem ser estudadas, analisadas e comparadas cuidadosamente.

5. Seleção do Fornecedor

   Os fatores de comparação durante a seleção incluem qualidade, preço, condições e garantias da empresa fornecedora.

6. Negociação de Condições

   Durante esta fase, são discutidos e especificados pontos da oferta que podem ser negociáveis.

7. Emissão do Pedido de Compra

   Quando comprador e vendedor chegam a um acordo, deve-se elaborar um documento que formalize o compromisso de ambas as partes.

8. Monitoramento do Pedido e Acordos

   O monitoramento é feito para verificar se todo o material necessário foi recebido, se corresponde às características especificadas no pedido e se foi entregue a tempo.

O processo de aquisição pode variar de uma empresa para outra devido à sua principal atividade (industrial, comercial ou de serviços):

• Uma empresa industrial concentra suas compras em materiais utilizados para a fabricação do produto. Esses componentes são muitos e variados, e é necessário ajustar o valor máximo ao preço das matérias-primas para não aumentar o custo final.
• Uma empresa comercial, por sua vez, visa obter o produto a um preço competitivo, devido à forte concorrência entre as empresas que realizam suas vendas aos consumidores finais.
• Para o prestador de serviço, o objetivo é satisfazer as necessidades do cliente, fornecendo os meios para atingir os objetivos.

Análise das Necessidades

O departamento de compras, depois de receber os boletins, procede à sua classificação. O processo geralmente ocorre da seguinte forma:

• Dar preferência a solicitações de materiais cujos estoques estão baixos.
• Verificar se o item é usado regularmente ou se é um artigo de primeira compra.
• Ordenar os boletins por materiais homogêneos, itens fornecidos por diversos fornecedores e produtos importados.
• Consultar o futuro usuário antes de encomendar.

O próximo passo é decidir a qualidade que os materiais devem ter, a quantidade a ser solicitada, o tempo de entrega, as condições financeiras, etc. Quando há envolvimento dos setores de suprimentos, armazém, fabricação e vendas, as respostas para perguntas como 'quanto comprar', 'quando buscar o pedido' e 'a que preço' são geralmente resolvidas no departamento técnico ou de vendas.

As condições que influenciam a quantidade de cada pedido, ou se o pedido será único ou em parcelas, afetarão o restante do processo de compra. Para isso, utiliza-se a informação dos arquivos da empresa, juntamente com o sistema de armazenamento, a política de compras e a situação econômica.

Solicitação de Proposta e Orçamento

A fase de solicitação de propostas e orçamento é realizada nos seguintes casos:

• Quando se inicia uma nova atividade.
• Quando se precisa comprar um novo produto.
• Quando não se está satisfeito com os fornecedores atuais.
• Para expandir a carteira de fornecedores.
• Para responder a uma publicidade recente.

Como o processo de solicitação de propostas pode ter um custo, é importante garantir que o pedido seja enviado apenas aos fornecedores cujas respostas possam incluir uma oferta de interesse.

Dependendo da política de compras adotada pela empresa, há vários fatores que influenciam na decisão de comprar do fabricante, atacadista ou de ambos:

• O tipo de produto.
• O valor solicitado em cada pedido.
• A localização do fornecedor.
• Os serviços oferecidos pelo fornecedor.