Guia Completo para Reuniões de Trabalho Eficazes

Reuniões de Trabalho: Definição e Elementos Essenciais

Reunião de trabalho: um grupo de pessoas no local de trabalho se reúne para discutir certos aspectos do trabalho.

Notas: Participação de pelo menos 2 pessoas, requer um procedimento (tempo de preparação e motivação dos participantes), local apropriado. Os participantes compartilham um tema comum, tomam decisões e obtêm informações.

Elementos de Reuniões de Trabalho

Considerações gerais:

• Participantes: Não determina o espaço.
• Tempo de duração: Máximo de 90 minutos, pois a produtividade diminui após esse período.
• Localização: Adequar o espaço ao número de participantes.
• Acompanhar e finalidade da reunião: Definir os objetivos e próximos passos.

Eficácia da Reunião

• Necessidade: A reunião deve ser realmente necessária.
• Preparação: Planejar adequadamente a reunião, incluindo a pauta.
• Plano de ação: Definir ações claras e responsáveis.

Tipos de Reuniões

As reuniões podem ser classificadas de diversas formas:

a) Finalidade ou Objetivo

• Informativas: Transmitir informações.
• Assessoria/Deliberativas: Solucionar problemas e tomar decisões.
• Programa: Treinamento de trabalhadores.
• Tomada de decisões: Foco em decisões estratégicas.

* As reuniões de assessoria/deliberativas e tomada de decisões estão intimamente ligadas, assim como as informativas e de programa.

b) Número de Participantes

• Pequenos grupos: 2-7 participantes, alto nível de engajamento.
• Médios grupos: 8-20 participantes.
• Grandes grupos: 20-40 participantes.
• Assembleias: Mais de 40 participantes.

c) Assunto ou Conteúdo

• Informação descendente, ascendente ou horizontal.
• Privadas ou públicas: Confidenciais ou abertas ao público.
• Formais ou informais: Estruturadas ou espontâneas.

d) Frequência

• Regulares: Periódicas (semanal, diário, etc.).
• Contínuas: Várias sessões ao longo do tempo (ex: treinamento).
• Esporádicas: Ocasionalmente, sem periodicidade definida.

e) Outros Critérios

• Reuniões de equipe: Para fortalecer o trabalho em equipe.
• Reuniões de início/conclusão de projetos: Briefing e debriefing.
• Eventos corporativos: Organizados por associações ou empresas.

Participantes e Fases da Reunião

Características dos Participantes

• Participantes: Podem ter participação ativa, passiva ou negativa (buscam ganhos pessoais).
• Moderador: Dirige, organiza, define a agenda, promove o consenso, controla o tempo e garante o registro dos pontos importantes.

Fases da Reunião

• Planejamento: Definir a necessidade, objetivos e pauta da reunião.
• Preparação: Determinar o tempo (máximo 90 minutos), local e materiais necessários.
• Reunião: Moderador conduz a reunião, controla o clima, segue a pauta e garante a participação de todos.
• Acompanhamento: Registrar os acordos e garantir sua implementação.

Situações que Dificultam as Reuniões

Reuniões desnecessárias, escolha inadequada do local, falta de comprometimento e colaboração dos participantes, longa duração, falta de acompanhamento da pauta e ausência de implementação dos acordos.