Guia de Documentos, Pedidos e Incoterms Empresariais

Importância e Definição dos Documentos Empresariais

Os documentos da empresa são fundamentais, pois são necessários para que as operações realizadas fiquem devidamente refletidas em suportes físicos ou digitais, identificando também os responsáveis.

São definidos como informação estruturada em suporte físico (papel) ou eletrónico, cujo objetivo é registar as transações e as pessoas envolvidas.

Exemplos de Documentos Empresariais

Consideram-se documentos empresariais, entre outros:

• Cartas comerciais
• Ordens de compra
• Newsletters (Boletins informativos)
• Comparativos de propostas
• Fichas de fornecedores
• Guias de remessa
• Requisições e propostas de pedido
• Notas de encomenda
• Formulários diversos
• Cheques
• Notas de entrega
• Notas de entrega valorizadas
• Faturas

Ordens de Compra: Gestão e Tipologia

Uma ordem de compra é um pedido firme de materiais, feito pela empresa a um fornecedor, após a avaliação das propostas recebidas de um grupo de fornecedores.

Sistemas de Numeração de Pedidos

Os sistemas de numeração de pedidos adotados pelas empresas variam. Podem existir diferentes métodos, como a atribuição anual de um número de série ou numeração por departamento/loja. Uma vez emitida, deve-se anotar o número da ordem de compra nos documentos arquivados (por ordem numérica) e no livro de registo de compras. Recomenda-se o envio da ordem de compra em duplicado.

Tipos de Pedidos

• Pedidos de serviços ou de construção: Englobam solicitações para prestação de serviços ou realização de trabalhos específicos.
• Pedidos de materiais: Solicitações de aquisição de materiais.
• Pedidos de uso extraordinário: Materiais para utilização imediata ou urgente.
• Pedidos de reforço: Aqueles cuja iniciativa parte da loja ou armazém, para repor stocks.
• Pedidos normais: As quantidades encomendadas correspondem geralmente ao consumo esperado para curtos períodos.
• Pedidos programados: Compreendem um ou mais materiais, geralmente homogéneos. Resultam de um estudo que considera o histórico de consumo, stocks mínimos, stock atual e saldos de fornecimento.
• Pedidos abertos: Referem-se a um grupo de materiais homogéneos (por natureza ou origem). Consideram o histórico de consumo, o stock mínimo, o inventário esperado e as quantidades de materiais pendentes de entrega.

Gestão de Fornecedores

O Ficheiro de Fornecedores

O objetivo do ficheiro de fornecedores é permitir o acesso rápido aos dados dos fornecedores para solicitar orçamentos, informações ou emitir pedidos.

O departamento responsável (ex: Compras) deve manter o ficheiro de fornecedores atualizado.

Deve ser feita pelo menos uma cópia (idealmente duas) do ficheiro de fornecedores, guardada em local seguro.

Requisitos do Ficheiro de Fornecedores

• Integridade e Atualização: Deve conter todos os dados necessários e ser rigorosamente atualizado.
• Organização: As fichas devem ser ordenadas e classificadas segundo um sistema de fácil consulta.
• Segurança: Deve existir uma cópia de segurança guardada em local seguro, para casos de perda ou roubo.

Gestão de Custos de Transporte

As despesas de transporte referem-se aos custos decorrentes da movimentação das mercadorias desde o armazém do vendedor até ao armazém do comprador ou ponto de venda.

Modalidades de Transporte e Custos Associados

• Transporte Terrestre: Custos associados a viagens por via rodoviária ou ferroviária.
• Frete (Fluvial, Marítimo ou Aéreo): Custos associados a viagens por barco ou avião.

Além do frete principal, os custos de transporte podem incluir outros elementos como: carga, descarga, seguros e portagens. Estes serviços são frequentemente fornecidos por terceiros, não diretamente envolvidos na transação de compra e venda.

Negociação dos Custos de Transporte

A negociação dos custos de transporte é importante, pois visa definir a responsabilidade pelo seu pagamento. As razões para esta negociação incluem:

• Impacto no Custo Final: Os custos de transporte aumentam o custo de aquisição do produto (preço de compra + despesas até à sua disponibilidade para venda).
• Seguro Associado: O custo do transporte está frequentemente associado ao seguro da mercadoria, cobrindo riscos durante o trânsito.
• Eficiência do Fornecedor: O fornecedor pode conseguir custos de transporte mais baixos devido ao seu conhecimento de rotas, meios e possibilidade de consolidar entregas para vários clientes.

Incoterms: Termos Comerciais Internacionais

As cláusulas Incoterms (Termos Comerciais Internacionais) especificam as responsabilidades do comprador e do vendedor relativamente às despesas e riscos do transporte de mercadorias da origem ao destino. Os Incoterms mais utilizados incluem:

• EXW (Ex Works / Na Fábrica): O vendedor disponibiliza a mercadoria na sua fábrica ou armazém. O comprador assume todos os custos e riscos a partir daí até ao destino.
• FCA (Free Carrier / Franco Transportador): O vendedor entrega a mercadoria ao transportador designado pelo comprador, no local acordado. Os custos e riscos transferem-se para o comprador nesse ponto.
• CFR (Cost and Freight / Custo e Frete): O vendedor paga os custos e o frete necessários para levar a mercadoria ao porto de destino designado. O risco transfere-se para o comprador quando a mercadoria é entregue ao transportador nomeado pelo vendedor ou quando a mercadoria passa a amurada do navio no porto de embarque (conforme a versão dos Incoterms e o tipo de transporte). O seguro da mercadoria é responsabilidade do comprador.
• CPT (Carriage Paid To / Transporte Pago Até): O vendedor paga o frete para o transporte da mercadoria até ao local de destino designado. O risco transfere-se para o comprador quando a mercadoria é entregue ao primeiro transportador. O seguro é responsabilidade do comprador.
• CIF (Cost, Insurance and Freight / Custo, Seguro e Frete): O vendedor paga os custos, o seguro e o frete necessários para levar a mercadoria ao porto de destino designado. O risco transfere-se para o comprador quando a mercadoria é entregue ao transportador nomeado pelo vendedor ou quando a mercadoria passa a amurada do navio no porto de embarque (conforme a versão dos Incoterms e o tipo de transporte). O vendedor contrata e paga o seguro.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To / Transporte e Seguro Pagos Até): O vendedor paga o frete e o seguro para o transporte da mercadoria até ao local de destino designado. O risco transfere-se para o comprador quando a mercadoria é entregue ao primeiro transportador. O vendedor contrata e paga o seguro.
• DAF (Delivered At Frontier / Entregue na Fronteira): O vendedor cumpre a sua obrigação quando a mercadoria é disponibilizada, desalfandegada para exportação, no ponto e local designados na fronteira, mas antes da estância aduaneira do país vizinho. Os custos e riscos a partir desse ponto são do comprador.