Guia de Documentos e Pronomes de Tratamento

Ata

A ata é um documento que registra, resumidamente e com clareza, as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Circular

Quando, em sua empresa, você deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo para transmitir avisos, ordens ou instruções, deve optar por comunicar-se através de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta, ofício ou manifesto; o que a caracteriza é conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes, a circular é utilizada internamente nas empresas com a finalidade de facilitar a comunicação entre diversas seções e departamentos. Muitas empresas, hoje em dia, têm preferido não destacar a ementa (assunto). Assim, observe o modelo adotado na sua empresa.

A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para não dar margem a outras interpretações. Todos devem entender claramente o que está escrito.

Memorando

Quando você se encontra em uma situação informal em que precisa deixar um recado ou passar alguma informação a alguém próximo de forma rápida e direta, possivelmente escreve um bilhete. São poucas linhas nas quais se destaca a função informativa da comunicação. O memorando, estabelecendo uma comparação, é uma espécie de bilhete comercial de que as empresas ou órgãos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondência interna entre seus setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondência cotidiana, rápida e objetiva, o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso. Observe um exemplo de memorando, atentando para a ausência de saudações e finalizações.

Edital

O edital é um ato escrito oficial em que há determinação, aviso, etc., que se afixa em lugares públicos ou se anuncia na imprensa oficial ou em jornais de grande circulação, para conhecimento geral ou de alguns interessados. São diversos os tipos de edital, que recebem denominação própria dependendo de seu objetivo. Um edital pode comunicar uma citação, um proclama, um contrato, uma exoneração, uma licitação de obras, serviços, tomada de preço, etc. O edital é produzido pelo órgão público que entra em contato com a empresa que realizará a organização do concurso e aplicação das provas. Neste momento, são repassadas todas as orientações para que a empresa responsável possa confeccionar a minuta do edital de abertura do concurso.

Procuração

Através da procuração, uma pessoa (física ou jurídica) autoriza alguém a agir e realizar negócios em seu nome. Há dois tipos de procuração:

• Pública: aquela que é lavrada por tabelião em Livro de Notas. O traslado (cópia autêntica do que consta no livro) fica em poder do procurador. É usada em casos de compra e venda de imóveis e em assuntos de maior peso.
• Particular: aquela que é datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas. Digamos que você não possa fazer sua matrícula na escola; então, você poderá passar uma procuração particular para alguém de sua confiança que resolverá esse, e apenas esse, assunto para você.

Requerimento

Se você precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo na lei, deve fazê-lo através de um requerimento. Serve para requerer ou pedir uma coisa específica à Administração ou aos organismos públicos. Os requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem.

Pronomes de Tratamento

São pronomes usados no trato com as pessoas; conforme a categoria destas, usamos expressões mais ou menos cerimoniosas.

Eis alguns pronomes de tratamento:

• Você (V.): no tratamento de pessoas do nosso nível;
• Senhor (Sr.) / Senhora (Sr.ª): tratamento respeitoso;
• Senhorita (Srta.): para moças solteiras;
• Vossa Senhoria (V. S.ª) / Vossas Senhorias (V. S.ªs): para pessoas de cerimônia (muito usado em cartas comerciais);
• Vossa Excelência (V. Ex.ª) / Vossas Excelências (V. Ex.ªs): para altas autoridades;
• Vossa Reverendíssima (V. Rev.ª): para padres e pastores;
• Vossa Eminência (V. Em.ª): para cardeais e bispos;
• Vossa Santidade (V. S.): para o Papa;
• Vossa Majestade (V. M.): para reis e rainhas;
• Vossa Alteza (V. A.): para príncipes, princesas e duques;
• Meritíssimo (M.): para juízes;
• Doutor (Dr.): para pessoas de curso superior em geral, médicos e advogados.

Observação: Os pronomes de tratamento pertencem à 2ª pessoa, porém os verbos que os acompanham ficam na 3ª pessoa.

Exemplos:

• Vossa Majestade é bondoso.
• Vossa Excelência pode nos atender.

Quando nos referimos à 3ª pessoa, usamos a palavra Sua:

• Leve esses documentos para Sua Majestade;
• Falei com Sua Excelência e ele pediu que aguardássemos.