Guia Essencial de Banco de Dados e Microsoft Access

Conceitos Fundamentais de Banco de Dados

Um Banco de Dados é uma coleção de informações armazenadas de forma organizada.

Classes de Banco de Dados

• Banco de Dados Documental (ou de Arquivo Simples): Contém as informações em uma única tabela. Dados comuns a vários registros devem ser repetidos para cada um deles.
• Bases de Dados Relacionais: Utilizam tabelas relacionadas ou vinculadas, permitindo que as informações sejam inseridas de forma que os dados se vinculem uns aos outros.

Componentes de um Banco de Dados

• Tabelas: Dados coletados em linhas e colunas, que são a base do banco de dados e a informação a ser utilizada para o trabalho.
• Formulários: Apresentações para gerenciar os dados na tela.
• Relatórios: Resumos de dados de tabelas ou consultas, para imprimir informações de forma legível e atraente.
• Consultas: Ferramentas para pesquisar dados usando questões específicas, utilizadas para recuperar informações armazenadas nas tabelas.
• Macros: Pequenos programas que executam uma sequência repetitiva em uma única etapa.
• Módulos: Aplicações escritas em VBA (Visual Basic for Applications) que automatizam tarefas em um banco de dados.

Tipos de Dados Comuns

• AutoNumeração: Valor numérico único que é inserido automaticamente ao criar um novo registro. Por padrão, aumenta um por um. É frequentemente usado para campos de chave primária.
• Memo: Conjunto de dados semelhante ao tipo Texto, mas com capacidade de armazenamento maior.
• Numérico: Conjunto de dados numéricos com os quais se podem executar operações matemáticas.
• Data/Hora: Estrutura usada para inserir datas e horários nos registros.
• Moeda: Tipo de dados para valores monetários.
• Sim/Não: Estrutura usada para valores positivos ou negativos, verdadeiros ou falsos, etc.
• Objeto OLE: Um objeto vinculado ou incorporado em uma tabela do Microsoft Access. Pode conter informações de outras aplicações.
• Hiperlink: Combinação alfanumérica armazenada como texto e utilizada como um endereço de hiperlink.
• Assistente de Pesquisa: Aplicativo que cria um campo para selecionar um valor de outra tabela ou lista de valores, utilizando uma caixa de lista ou caixa de combinação.
• Anexos: Estrutura projetada para armazenar todos os tipos de documentos no banco de dados, sem aumentar o tamanho do arquivo principal.

Criação de Tabelas no Microsoft Access

No Modo Design (ou Exibir Design), é possível criar tabelas definindo o nome de cada campo, o tipo de dados a ser inserido e uma breve descrição do conteúdo.

Chave Primária

A Chave Primária é um recurso adicionado a um campo em uma tabela do Access para identificá-lo como o campo chave. Um ou mais campos podem ser definidos como chave primária se atenderem aos seguintes requisitos:

• Não se repetem em nenhum dos registros.
• Não adquirem valor nulo.

Propriedades dos Campos

• Tamanho: Valor máximo do número de caracteres que podem ser inseridos (entre 0 e 255 para texto).
• Formato: Determina o formato do campo (tipo de letra, tamanho, cor, formato, número decimal, etc.) para estabelecer como os dados aparecem na tela ou quando impressos.
• Casas Decimais: Escolha o número de casas decimais quando os dados são do tipo Número, Moeda ou AutoNumeração.
• Máscara de Entrada: Controla como você insere informações, forçando a inserção dos dados em um formato padrão e reduzindo a possibilidade de erros.
• Título: Um rótulo que aparecerá em formulários e relatórios.
• Valor Padrão: O valor que o campo terá por padrão.
• Regra de Validação: Expressão que limita os valores para o campo.
• Texto de Validação: A mensagem que aparece quando um valor inválido é introduzido, ou seja, que não cumpre a regra de validação.
• Requerido: Ao selecionar Sim, o Access exigirá a introdução de dados obrigatórios nesse campo, que nunca poderá estar vazio.
• Permitir Comprimento Zero: Permite strings de comprimento zero.
• Indexado: Acelera a pesquisa e classificação de dados e consultas feitas no campo, embora exija mais espaço para informações.
• Compressão Unicode: Unicode é um padrão global para comunicações entre computadores. Se a opção Sim for ativada, os dados são armazenados comprimidos.

Relacionamentos entre Tabelas

Os relacionamentos definem como os dados em diferentes tabelas estão conectados.

• Um para Um (1:1)

  Ocorre quando um elemento na Tabela 1 está relacionado a apenas um elemento na Tabela 2 e vice-versa.

  Exemplo: Tabela 1: Nome da Pessoa. Tabela 2: ID da Pessoa. Cada pessoa possui um ID único e vice-versa.

• Um para Muitos (1:N)

  Cada elemento da Tabela 1 se relaciona com vários elementos na Tabela 2, mas cada elemento na Tabela 2 se relaciona com apenas um elemento na Tabela 1.

  Exemplo: Tabela 1: Times de Futebol. Tabela 2: Jogadores de Futebol. Cada equipe tem vários jogadores, mas cada jogador pertence a um único time.

• Muitos para Muitos (N:N)

  Neste caso, cada elemento na Tabela 1 está relacionado a vários elementos na Tabela 2 e vice-versa.

  Exemplo: Tabela 1: Títulos de Filmes. Tabela 2: Atores. Cada filme é estrelado por diversos atores, e cada ator pode interpretar mais de um filme.

Filtros de Dados

Um Filtro é uma restrição aplicada a uma tabela para exibir apenas um conjunto específico de registros, facilitando a leitura e avaliação de certas informações. Ao definir um filtro, você decide quais critérios devem permitir a visualização dos dados.

Propósito dos Filtros

• Saber quais registros contêm um elemento de informação específico.
• Trabalhar com um registro específico.
• Imprimir somente os registros de interesse.