Guia Essencial de Gerenciamento de Projetos

Gestão de Conflitos em Projetos

O gerente de projeto deve mapear rapidamente as partes interessadas e seus principais interesses no projeto, principalmente as pessoas mais resistentes ao projeto e mais melindrosas, e criar estratégias para reduzir essas resistências e possíveis conflitos. Aparentemente, o que é bom para uma parte interessada pode ser conflitante em relação a outra demanda solicitada. O gerente do projeto deve sempre avaliar as demandas e privilegiar a que mais agrega valor ao projeto. O cliente deve ser o primeiro a ser ouvido, já que é ele que usará os produtos e serviços entregues; porém, lembre-se que poderão existir solicitações conflitantes entre diferentes clientes e nem sempre uma solicitação de um cliente agrega valor ao produto.

Técnicas de Gerenciamento de Conflitos:

• Colaborar/Resolver o problema: Incorporar diversos pontos de vista e opiniões que resultam em consenso e compromisso (requer atitude de troca e diálogo).
• Comprometer/Reconciliar (Negociação): Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha).
• Forçar/Direcionar (Imposição): Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde).
• Suavizar/Acomodar (Panos Quentes): Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças.
• Recuar/Evitar (Retirada): Postergar a entrada em uma situação de conflito efetivo ou potencial e deixar para resolver mais tarde ou para que o problema seja resolvido por outros.

Gestão de Custos do Projeto

O gestor do projeto é responsável por criar as estimativas detalhadas do projeto e assegurar que as despesas permaneçam dentro da previsão de custo que foi feita para cada atividade. Durante a fase de execução, o gestor de projeto é responsável por controlar e monitorizar a realização dos gastos, identificar e reportar os desvios, propor ações de correção e, se necessário, obter financiamento adicional. Ao estimar os custos do projeto, o gestor de projeto deve considerar a criação de uma reserva, geralmente de 3 a 5 por cento da estimativa total para o projeto, de forma a fazer frente a custos inesperados. Uma peça essencial para uma boa capacidade de estimar os custos é a existência de uma boa Estrutura Analítica do Projeto (EAP / WBS), a qual só pode ser construída se tivermos efetuado um correto levantamento das necessidades do cliente (requisitos) do projeto e a definição precisa das funcionalidades do produto ou serviço a ser criado.

Estimativa de Três Pontos (PERT)

Esta técnica visa definir os custos de uma atividade por meio da avaliação de três variáveis:

cE = (cO + (4*cM) + cP) / 6

• Mais provável (cM): Os custos de uma atividade são estimados com base no cenário mais realista possível.
• Otimista (cO): Os custos de uma atividade são estimados com base no melhor cenário possível.
• Pessimista (cP): Os custos de uma atividade são estimados com base no pior cenário possível.

Gestão de Riscos do Projeto

• Riscos Técnicos, de Qualidade ou de Desempenho:

  Como a confiança em uma tecnologia complexa ou não comprovada, metas de desempenho irreais, mudanças na tecnologia usada ou nos padrões da indústria durante o projeto.

• Riscos do Gerenciamento do Projeto:

  Como uma distribuição inadequada de tempo e de recursos, qualidade inadequada do plano do projeto, mau uso das disciplinas de gerenciamento do projeto.

• Riscos Organizacionais:

  Como objetivos de custo, tempo e escopo que são internamente inconsistentes, falta de priorização dos projetos, inadequação ou interrupção do financiamento, e conflitos de recurso com outros projetos na organização.

• Riscos Externos:

  Como desvio do ambiente legal ou controlado, questões trabalhistas, mudanças nas prioridades proprietárias, riscos geográficos e climáticos. Riscos de força maior, como terremoto, enchentes e guerras civis, geralmente requerem ações de recuperação de desastre em vez do gerenciamento de risco.

Estratégias de Resposta a Riscos:

• Mitigar: Reduzir a probabilidade ou o impacto de um risco.
• Transferir: Passar a responsabilidade do risco para terceiros (ex: seguro).
• Aceitar: Decidir não tomar nenhuma ação em relação ao risco, aceitando suas consequências.

Gerenciamento de Aquisições

O gerenciamento das aquisições deve promover a construção e a manutenção de relações comerciais sólidas e equilibradas entre cliente e fornecedor, de forma que o projeto possa ser finalizado.

• Planejar as Aquisições: É o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
• Conduzir as Aquisições: É o processo de obtenção de respostas de fornecedores e seleção de um fornecedor.
• Administrar as Aquisições: É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário.
• Encerrar as Aquisições: É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. Como envolve verificar se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis, serve de apoio aos processos de encerramento do projeto ou da fase.

Elementos Essenciais da Comunicação

1. Fonte ou Transmissor: É quando alguém tenta transmitir uma mensagem.
2. Mensagem: Quando há uma ideia ou um propósito a transmitir.
3. Canal: As organizações geralmente possuem vários canais de comunicação para enviar ou receber mensagens. Geralmente, são escritas, faladas ou ambas. Hoje em dia, utiliza-se muito o correio eletrônico.
4. Receptor: A comunicação só é completa quando o receptor entende corretamente a mensagem.
5. Feedback: Sem essa ferramenta, é difícil saber se o receptor entendeu a mensagem.
6. Ambiente: A comunicação depende muito do ambiente em que estamos inseridos. A cultura da organização influencia bastante; quando há muito respeito e confiança, é mais fácil a mensagem ser compreendida do que quando não há.
7. Ruído: Esse fator desconcentra a atenção do receptor e influencia o processo da comunicação.
8. Comunicação Não-Verbal: Esse tipo de comunicação tem o propósito de expressar sentimentos implícitos. (DUBRIN, 2003).

Motivação: A Teoria de Maslow

O psicólogo norte-americano Abraham Maslow elaborou uma teoria da motivação centrada no conceito de autorrealização. Este conceito transmite, segundo o autor, "o desenvolvimento máximo dos potenciais de cada ser humano; cada pessoa atinge a sua autorrealização na medida em que procura atualizar os seus potenciais".