Guia Essencial de Gerenciamento de Projetos e PMBOK

O Ciclo de Vida do Projeto e a Fase de Iniciação

Projetos são temporários. A fase de iniciação define e autoriza o projeto ou uma fase dele, identifica as partes interessadas e designa e dá poderes ao gerente de projetos. Este momento é o mais adequado para se designar um gerente de projetos, pois este profissional tem condições de participar da gestão e se responsabiliza por todo o ciclo de vida do projeto.

Um projeto só existe formalmente dentro de uma organização depois que o Termo de Abertura de Projeto (TAP) é criado e assinado. As atividades de detalhamento dizem respeito à fase de planejamento e NÃO são realizadas durante a iniciação do projeto.

Papel do Gerente de Projetos

Gerente de Projetos: Correlaciona as necessidades do projeto com o plano estratégico da organização.

Conceitos Essenciais em Gerenciamento de Projetos

Premissas e Restrições do Projeto

Premissa no Escopo de Projeto de Software: É algo que pode acontecer durante o projeto, apresentando uma característica ou fato. Uma premissa está relacionada com o projeto em questão.

Restrição: É de controle interno da equipe do projeto.

Documentação e Análise Estratégica

Documentação da Visão do Projeto: Descrição do escopo de forma preliminar, os objetivos e metas.

Com a Análise SWOT, conseguimos eleger os fatores internos e externos que podem afetar o projeto de forma negativa e positiva. Com esta análise, podemos traçar melhores decisões para evitar problemas no projeto.

A visão geral do produto está presente no documento de visão, apresentando como será o produto e algumas características.

A Estrutura do PMBOK: Grupos, Áreas e Ciclo

As boas práticas de gerenciamento de projetos propostas pelo PMBOK estão estruturadas com base em três aspectos: grupos de processos, áreas de conhecimento e ciclo de vida. Isso pode ser facilmente percebido no Guia, que organiza sua proposta de gerenciamento com base no estudo desses três aspectos básicos, intitulando-os de componentes-chave.

O gerenciamento de escopo, prazo e custos é um fator muito relevante no contexto (visto que representam as três principais restrições em projetos), correspondendo aos aspectos tratados em três das áreas de conhecimento, que é apenas um dos três aspectos fundamentais sobre os quais o Guia PMBOK está estruturado.

Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos incluem:

• Iniciar
• Planejar
• Executar
• Monitorar
• Controlar
• Encerrar os projetos

Embora apresentem relacionamento, grupos de processos de gerenciamento de projetos e fases do projeto em seu ciclo de vida (início, organização e preparação, execução do trabalho e término) não são a mesma coisa.

O conjunto de atividades do projeto que, relacionadas de maneira lógica, culminam na conclusão de uma ou mais entregas corresponde à definição de uma fase de projeto, enquanto que a análise no final de uma fase para a tomada de decisão consiste na revisão de fase.

Áreas de Conhecimento do PMBOK

Áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos são descritas em termos dos processos que as compõem, que consistem em práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.

A versão atual do PMBOK conta com 10 áreas de conhecimento:

• Integração
• Escopo
• Cronograma
• Custos
• Qualidade
• Recursos
• Comunicações
• Riscos
• Aquisições
• Partes Interessadas

Até a 4ª edição, o PMBOK apresentava 9 áreas, quando ainda não considerava “partes interessadas” como uma área de conhecimento. As áreas de conhecimento oferecem suporte aos grupos de processos em gerenciamento de projetos, que correspondem a 5 categorias: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Detalhes dos Grupos de Processos do PMBOK

Processos de Iniciação

Caracterizam-se, fundamentalmente, pela aprovação do projeto e da nomeação de seu gerente.

Processos de Planejamento

São realizados a partir da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase.

Processos de Execução

São realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer os requisitos do projeto.

Processos de Monitoramento e Controle

São exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, assim como suas eventuais mudanças.

Processos de Encerramento

São realizados para concluir ou fechar formalmente um projeto, uma fase ou um contrato, garantindo seu correto encerramento.

Responsabilidades das Áreas de Conhecimento

Gerenciamento das Partes Interessadas

É a área responsável por identificar as pessoas, os grupos ou as organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o seu engajamento eficaz nas decisões e execução do projeto.

Algumas das outras áreas têm as seguintes responsabilidades:

• Gerenciamento do Escopo: Visa a assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário — e apenas o necessário.
• Gerenciamento do Cronograma: Visa ao término pontual do projeto.
• Gerenciamento de Custos: Visa a que o projeto seja terminado dentro do orçamento aprovado.
• Gerenciamento de Recursos: Visa a identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Definição e Propósito da EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é o agrupamento de elementos do projeto, orientado pelas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto. Subdivide o trabalho em componentes menores de forma a facilitar o gerenciamento.

Processo de Criação da EAP

Criar a EAP é o processo que sucede os processos “coletar os requisitos” e “definir o escopo”.

Especificação do Escopo do Projeto

A especificação do escopo do projeto descreve os objetivos, a justificativa, as entregas e o produto final do projeto.

Técnicas de Estimativa e Custos do Projeto

Estimativa Análoga (Top-Down)

Essa é a técnica mais utilizada nas fases iniciais do projeto, quando ainda se tem poucos detalhes sobre ele, pois ela busca referências em projetos similares e anteriores para estimar a duração.

Custos Diretos e Variáveis

Os custos diretos e os custos variáveis são diretamente atribuíveis ao projeto ou variam com a quantidade de trabalho realizado.

Estimativas Paramétricas

Utilizam um modelo matemático para predizer o custo de um projeto ou tempo. Os dólares por módulo representam um exemplo deste tipo de estimativa.

Estimativa Bottom-Up (Detalhada)

Também chamada de estimativa detalhada, trabalha com o máximo nível de detalhe do projeto para estimar o seu custo. Por ser mais detalhada, ela poderá levar mais tempo e, como consequência, é a estimativa mais cara de ser criada.

Gestão de Riscos e Valor Monetário Esperado

Valor Monetário Esperado (VME)

O Valor Monetário Esperado (VME) é uma técnica de gestão de risco que pode ser empregada para medir e comparar os riscos associados a vários aspectos do projeto. É uma técnica de análise quantitativa de risco, uma vez que ela utiliza valores numéricos para quantificar os riscos, em vez de aproximações subjetivas, tais como atribuir os valores alto, médio ou baixo ao impacto do risco.

Impacto do Atraso nas Aprovações

O atraso na obtenção das aprovações necessárias é a única opção que sempre provoca um atraso de tempo e, portanto, é a que tem maior probabilidade de ameaçar o cronograma do projeto.

Fórmula do VME

VME = Somatório de (Probabilidade x Impacto)