Guia de Estruturas e Termos de Gerenciamento de Projetos

a) Estrutura Projetizada: Na estrutura projetizada, temos equipes que são reunidas por projeto. Não temos aqui mais a ideia de gerentes funcionais ou pessoas alocadas por especialização, e sim pessoas alocadas por projeto e ao gerente responsável por um determinado projeto.

b) Estrutura Matricial: Qualquer estrutura organizacional na qual o gerente de projetos divide as responsabilidades com os gerentes funcionais para atribuição de prioridades e orientação do trabalho das pessoas alocadas no projeto.

“Organização matricial fraca: é muito semelhante a uma organização funcional, sendo o papel do gerente de projeto mais propriamente de coordenador ou facilitador, ou seja, por vezes de ajudante e coordenador, pelo que não pode tomar decisões de forma pessoal. Organização matricial balanceada: conta com um gerente de projeto que tem uma maior autonomia que na organização matricial fraca, mas não lhe confere autoridade plena sobre o projeto, especialmente em relação ao financiamento. Organização matricial forte: tem um gerente de projeto e uma equipe administrativa dedicados por completo, sem que por isso se modifique a estrutura funcional.”

c) Estrutura Funcional (Organizacional): Caracteriza-se por ser uma estrutura na qual os funcionários são agrupados por área de especialização e o gerente do projeto tem autoridade limitada para atribuir trabalho e aplicar recursos. É uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido. Os funcionários são agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e contabilidade, no nível superior.

d) Escritório de Projetos (Project Management Office, PMO): É um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto.

f) Portfólio: É o agrupamento de programas e projetos que possuem o objetivo de conseguir desenvolver produtos ou serviços, com a maximização da corporação. É importante frisar que o gerenciamento de portfólio está ligado à análise estratégica e financeira das diversas iniciativas presentes na empresa.

g) Programa: O PMBOK define Programa como um grupo de projetos relacionados e gerenciados para a obtenção de benefícios estratégicos que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.

h) Partes Interessadas e Papéis:

• Parte interessada (Stakeholder): São as pessoas ou as organizações que estão ativamente envolvidas no projeto ou que possuem algum interesse, afetando positivamente ou negativamente a execução do projeto.
• Patrocinador (Sponsor): É o grupo ou indivíduo que fornece suporte e recursos, financeiros ou não, para o projeto. O patrocinador promove o projeto, responsabilizando-se pelo seu sucesso desde o seu início (sua concepção) até o seu encerramento. Ele possui papel importante também na definição do escopo inicial e do termo de abertura do projeto (TAP).
• Cliente: É o indivíduo ou são as pessoas que aprovarão os resultados do projeto, seja serviço ou produto.
• Equipe de projeto: É o nome dado à equipe que atua na realização do projeto. O gerente do projeto, a equipe de gerenciamento do projeto e outros membros da equipe fazem parte da “equipe do projeto”.

i) Processo vs. Projeto: Pode-se afirmar que o Processo possui o objetivo de produzir um dado resultado através de uma sequência coordenada de atividades. O processo é repetitivo e gera o mesmo produto várias vezes. O Projeto, assim como citado na questão anterior “e)”, possui um fim específico, tem início e fim determinados e é realizado progressivamente. Além disso, um projeto tenderá a sempre trazer algo inovador, enquanto o processo é reconhecido pela característica de repetição.

j) Gerente de Projetos: O Gerente de projetos possui a função de planejar, controlar e executar projetos de diversos tipos. Durante o período do projeto, ele deverá definir papéis, acompanhar e desenvolver relatórios do andamento da equipe, atribuir tarefas, administrar investimentos e integrar as pessoas que deverão trabalhar juntas para atingir o objetivo do projeto.

k) Stakeholders: São as pessoas e/ou as organizações que poderão ser afetadas pelo projeto direta ou indiretamente, positiva ou negativamente. São parte essencial do planejamento e execução de um projeto. Em outras palavras, é o público estratégico (sendo uma pessoa ou um grupo) que legitima as ações de uma organização e que possui um papel direto ou indireto na gestão e/ou resultados dessa mesma organização.

l) Processos e Áreas de Gerenciamento: Os processos do gerenciamento de projetos são: Início; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle; Encerramento. As áreas do gerenciamento de projetos são:

• Gerenciamento da Integração: Inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento do projeto.
• Gerenciamento de Escopo: Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho, e apenas o necessário, para que termine com sucesso.
• Outras Áreas: Gerenciamento de Custos; Gerenciamento de Qualidade; Gerenciamento das Aquisições; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento das Comunicações; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento do Cronograma do projeto; Gerenciamento das Partes Interessadas.