Guia Excel e Access

Excel

1. O que é e para que serve o Excel?

O Excel é um programa de planilha de cálculo que permite organizar dados e fórmulas em linhas e colunas. Faz parte do pacote Microsoft Office. As planilhas têm aplicação no mundo financeiro, permitindo a criação de gráficos e estatísticas em qualquer conjunto de dados.

2. Descreva as 3 maneiras de fazer uma soma no Excel:

1. Clique na célula onde deseja o resultado, selecione a opção "AutoSoma" na barra de ferramentas padrão, selecione o intervalo com o mouse e pressione Enter.
2. Clique na célula, digite o sinal "=" seguido da fórmula e pressione Enter.
3. Selecione "Inserir Função" (fx), escolha a função "SOMA" e insira os argumentos.

3. Exemplo de referência absoluta e relativa:

Para calcular o produto de A5 * B5 na célula D5, escrevemos =A5*B5 (referência relativa). Ao copiar a fórmula para D6, o Excel ajusta automaticamente para =A6*B6.

4. O que significa ###### em uma célula?

Significa que o conteúdo da célula não cabe na largura atual. É necessário aumentar a largura da coluna.

5. Como classificar dados em ordem crescente ou decrescente?

Selecione os dados e escolha a opção "Classificar" no menu "Dados".

6. Explique como selecionar no Excel:

• a) Uma célula: Clique na célula.
• b) Uma linha: Clique no número do cabeçalho da linha.
• c) Várias linhas seguidas: Clique no número do cabeçalho da primeira linha e arraste até a última.
• d) Várias linhas não seguidas: Clique no número do cabeçalho de uma linha, pressione CTRL e, mantendo pressionado, clique nas outras linhas.
• e) Uma coluna: Clique na letra do cabeçalho da coluna.
• f) Várias colunas seguidas: Clique na letra do cabeçalho da primeira coluna e arraste até a última.
• g) Várias colunas não seguidas: Clique na letra do cabeçalho de uma coluna, pressione CTRL e, mantendo pressionado, clique nas outras colunas.
• h) Um intervalo: Clique na célula de um dos vértices e arraste até o vértice oposto.
• i) Vários intervalos: Selecione o primeiro intervalo, pressione CTRL e, mantendo pressionado, selecione os demais intervalos.

7. Para que serve a opção "Inserir Função" (fx)?

Apresenta um diálogo com as funções agrupadas por categoria. Ao escolher uma função, exibe sua sintaxe, argumentos e uma explicação.

8. O que é a alça de preenchimento?

Serve para completar automaticamente uma série de células. Se a célula contém um número, data ou hora, o Excel pode estender a série, incrementando os valores em vez de copiá-los.

Access

1. O que é e para que serve o Access?

O Access é um aplicativo de software para organizar informações em um banco de dados. As partes mais importantes do Access são: tabelas, consultas, formulários e relatórios.

2. O que são tabelas?

São a forma como os bancos de dados organizam as informações internamente. Uma tabela consiste em linhas (registros) e colunas (campos).

3. Em uma tabela, o que são registros e campos (exemplo)?

Registros: São as linhas da tabela. Representam o conjunto de características que definem cada elemento da tabela. Campos: São as colunas da tabela. São comuns a todos os registros. Exemplo: Título, Autor, Data, etc.

4. O que é uma consulta?

Permite selecionar campos de uma ou mais tabelas ou consultas, aplicar condições para filtrar registros e apresentá-los em uma ordem específica. É o que dá poder aos bancos de dados.

5. Quais são os tipos de consulta?

• Consulta de seleção: Escolhe registros de uma ou mais tabelas.
• Consulta de referência cruzada: Agrupa dados em categorias e apresenta valores em formato compacto.
• Consulta de criação de tabela: Cria uma nova tabela com base em outras.
• Consulta de exclusão: Elimina registros de uma tabela.
• Consulta de acréscimo: Adiciona registros a uma tabela.
• Consulta de atualização: Modifica dados de registros.

6. Explique as seguintes ações em tabelas:

• a) Vincular dados ao Word: Liga dados a um documento Word existente ou novo.
• b) Publicar no Word: Cria um documento Word com uma tabela equivalente ao elemento selecionado (formato RTF).
• c) Analisar no Excel: Exporta dados para uma planilha Excel.

7. O que são formulários?

Servem para apresentar os registros de uma tabela de forma prática e elegante. Utilizam uma janela única para exibir os campos de um único registro.

8. O que são filtros?

Usados para selecionar registros que atendem a uma determinada propriedade. Funcionam como uma forma de consulta, permitindo selecionar apenas alguns registros em vez de todos.