Guia de Pedido de Ofertas e Orçamentos

Pedido de Ofertas e Orçamento

A fase de lances e pedido de orçamento, dentro do processo de aquisição, é uma prática comum das empresas nos seguintes casos:

• Ao iniciar a atividade: Se a empresa é nova e precisa encontrar diversos tipos de prestadores, o primeiro passo é estudar o mercado de fornecedores de bens e serviços.
• Ao comprar um novo produto: Na primeira aquisição de um item, assim como no caso anterior, é necessário primeiro encontrar fornecedores que o fabriquem ou vendam.
• Quando há insatisfação com os fornecedores atuais: A empresa pode pretender introduzir mudanças por não estar satisfeita com os fornecedores ou com o relacionamento comercial estabelecido.
• Para expandir a carteira de fornecedores: Quando a empresa trabalha com um número limitado de fornecedores, pode enfrentar problemas por motivos alheios à sua organização, como atrasos na entrega, greves, etc.
• Para responder a publicidade ou prospecção: Empresas podem ser contatadas por novos fornecedores ou tomar conhecimento de ofertas através de publicidade. Se a oferta for interessante, deve-se solicitar mais informações.

Ademais, dependendo da política de compras da empresa, diversos fatores influenciam a decisão de comprar do fabricante, do grossista (atacadista) ou de ambos. Esses fatores incluem:

• Tipo de produto e perfil do fabricante: Considerar se os fabricantes vendem diretamente ou se seus produtos são geralmente comercializados por varejistas.
• Valor solicitado em cada pedido: O fabricante muitas vezes vende a granel, o que pode não ser acessível para pequenos e médios varejistas.
• Localização da loja/empresa: Alguns comerciantes podem estar distantes do fabricante, mas próximos de fornecedores por atacado.
• Serviços oferecidos pelo fornecedor: Como transporte, instalação, entrega rápida, etc.

Quais Informações Solicitar?

A informação a ser solicitada centra-se em três aspectos principais: econômico, técnico e serviços pós-venda.

Condições Econômicas

• Preço por unidade e por lote.
• Desconto comercial.
• "Rappels" (bonificações por volume) e sua aplicação.
• Despesas de embalagem, transporte e seguro.
• Condições de pagamento (especialmente se solicitado adiamento).

Condições Técnicas

• Recursos e especificações do produto/serviço.
• Padrões de qualidade.
• Opções de embalagens especiais e montagem.
• Serviços de instalação.
• Termos e período de garantia.
• Treinamento do usuário (se aplicável).
• Disponibilidade de peças de reposição.
• Serviços de manutenção.

Serviços Pós-Venda

• Prazos de entrega.
• Política de devolução e reembolso de excedentes.
• Mecanismos para revisão de preços.
• Outros serviços complementares.