Guia do Processo de Compras e Gestão de Fornecedores

O Processo de Compras e Aquisições nas Organizações

1º O que constitui o processo de compra dentro de uma organização? O processo de aquisições consiste em especificar as necessidades de bens e serviços, comparar fornecedores, negociar termos de compra, e manter contratos e encomendas.

2º O que afeta uma boa compra? Deve ser dito que uma boa gestão de compras afeta a qualidade e a segurança do serviço aos clientes, o custo dos materiais e o financiamento que a empresa obtém como resultado do adiamento do pagamento dos fornecimentos aos prestadores.

3º Etapas do Processo de Compra

As diferentes etapas que compõem o circuito de compras podem ser resumidas em três grupos principais:

• Início do processo: Conhecimento do valor de mercado, das necessidades e condições de satisfação.
• Preparação da compra: Solicitação de propostas, pesquisa, avaliação e seleção de fornecedores.
• Execução da compra: Negociação, execução do contrato de compra, entrega, verificação da compra e acompanhamento dos acordos.

Para atender à necessidade do mercado de reunir e analisar informações relativas à produção, distribuição e venda de um determinado material, a fim de conhecer a política de compra a ser seguida pela empresa, as fontes de informação podem ser encontradas na Internet, Páginas Amarelas, agências governamentais, câmaras de comércio, revistas profissionais, feiras e mercados estrangeiros (ICEX).

A avaliação das necessidades consiste em analisar as informações para definir quanto comprar e qual o preço de compra. As empresas centralizam as compras através do departamento de compras, que recebe os pedidos através de um documento interno chamado "Boletim de Compras" (ou shopping), que detalha o tipo de material ou produto necessário.

A solicitação de propostas e sua avaliação envolvem pedir informações sobre produtos e avaliar fatores-chave como qualidade, prazos de entrega, preços, localização do fornecedor e nível de tecnologia. Na busca e seleção de fornecedores, um dos aspectos-chave é analisar se os produtos oferecidos terão um impacto positivo sobre a competitividade da empresa. Ao selecionar fornecedores, devem-se considerar características como: qualidade satisfatória, menor preço, entrega no prazo contratado, garantia contra produtos defeituosos, instalações, tecnologia utilizada, nível econômico, reputação e localização.

A negociação e execução da compra serve para esclarecer pontos que não estavam previstos na proposta ou que podem ser negociáveis, tais como embalagens e datas de entrega. A verificação e fiscalização da compra é a revisão de todo o material solicitado para garantir que o fornecedor cumpriu os acordos previamente firmados.

4º Início do Processo e 5º Riscos de Seleção

Como iniciar o processo de compra? O processo começa com a identificação das necessidades da empresa e sua comparação com os recursos à sua disposição para atender a essas necessidades.

Como a seleção indevida de fornecedores pode afetar a empresa? Uma seleção incorreta de fornecedores pode levar ao aumento dos custos de transporte, má qualidade dos produtos adquiridos, falta de confiabilidade, preços desfavoráveis e atrasos nas entregas, levando a um aumento de custos e até mesmo à não-satisfação do cliente final.