h2 Avaliação e Negociação com Fornecedores: Guia Completo

- Avaliação das Propostas

Para adquirir um produto ou serviço, os passos para avaliar e comparar as informações recebidas são:

1. Analisar as propostas recebidas, eliminando os fornecedores que não se encaixam nas condições principais.
2. Elaborar um quadro comparativo das ofertas, refletindo informações sobre preço, qualidade, tempo de entrega, condições de pagamento e outras condições oferecidas por cada fornecedor pré-selecionado.
3. Criar um formulário completo para cada fornecedor, contendo informações de identificação da empresa e as condições comerciais oferecidas.

Fatores de Seleção

• Fatores Econômicos: Preço unitário, descontos comerciais, abatimentos, custos de transporte, embalagem, carregamento e descarregamento, e prazo de pagamento. A escolha recairá sobre a proposta com o menor montante total ou, em caso de ofertas equivalentes, sobre a de maior qualidade.
• Qualidade: Priorizar a qualidade do produto, analisando amostras, ensaios e técnicas operacionais. Em caso de qualidade equivalente, optar pela proposta mais econômica.
• Fatores de Serviço: Tempo de entrega, serviço ao cliente, suporte técnico, atendimento ao cliente, garantia, reputação do fornecedor e aceitação do produto no mercado.

- Critérios de Avaliação

Atribuir uma pontuação total, dividida entre os três fatores (qualidade, econômicos e de serviços), com base na importância de cada um. Estabelecer a escala ou critério:

• Preço: 40
• Pagamento: 30
• Qualidade: 20
• Entrega: 10
• Total: 100

Calcular a pontuação de cada proposta selecionada com base na escala. O total de pontos indica o fornecedor mais adequado, embora a oferta com a maior pontuação nem sempre preencha todas as necessidades da empresa.

- Seleção do Fornecedor

A avaliação das propostas indica o fornecedor mais adequado, permitindo tomar decisões e efetuar a compra. Isso garante a imagem da empresa, a saúde financeira e a qualidade dos produtos. O comprador responsável pode visitar o fornecedor para verificar as garantias e os seguintes fatores:

Fatores do Produto e do Fornecedor:

• Características técnicas e facilidade de uso.
• Treinamento oferecido pelo fornecedor e prazos necessários.
• Flexibilidade do fornecedor para satisfazer as necessidades do cliente.
• Confiança e compreensão entre comprador e vendedor, garantindo conforto no fornecimento.

Fatores do Comprador: Relacionados ao tipo de compra, risco percebido e tempo disponível, derivados da organização do processo de compra (decisão individual ou em conjunto).

Após escolher um ou mais fornecedores, informar a decisão final a todas as empresas que apresentaram propostas, indicando os motivos da escolha. Um fornecedor não selecionado no presente pode ser adequado no futuro.

1 - Arquivo de Fornecedores

Manter um arquivo de fornecedores é útil para obter rapidamente dados para solicitar orçamentos, informações ou apresentar pedidos. As condições para um bom arquivo são:

• Conter todos os dados necessários e rigorosamente atualizados.
• Fichas ordenadas e classificadas sob um sistema fácil de encontrar.
• Existência de uma segunda via em local seguro, em caso de perda ou roubo.

Conteúdo de um modelo de formulário padrão:

• Dados de identificação do fornecedor: nome, denominação social, código do IVA, endereço, telefone, fax, etc.
• Produtos fabricados ou vendidos: modelos, tamanhos, cores, impulsionar as vendas, consignação, etc.
• Condições empresariais: preços, descontos, pagamento, entrega, custos, serviços prestados, etc.
• Comentários: registrar o resultado de testes realizados em amostras ou relatórios recebidos.

A folha de dados é usada para preservar os dados e os resultados de um processo de seleção de licitação. O conteúdo deste arquivo é:

• Nome e código do item para o qual foram solicitadas propostas e orçamentos.
• Código, nome e fornecedores pré-selecionados, por ordem de prioridade.
• Observações sobre as características que se destacaram no estudo das propostas recebidas.

Classificação das Fichas

As fichas devem estar devidamente ordenadas e classificadas. Os sistemas de classificação mais comuns são:

• Ordem alfabética: usar o nome e endereço do fornecedor.
• Ordem alfanumérica: atribuir um código composto de números, letras ou uma combinação de ambos.
• Sistema misto: agrupar as empresas por províncias, cidades, distritos, etc., e aplicar a ordem alfabética ou alfanumérica.

- Negociação das Condições

Atacadistas e varejistas compram os produtos que seus clientes exigem, buscando um custo que lhes permita obter uma margem de lucro razoável. Durante a negociação, além de ajustar os preços, definem-se acordos de desconto, prazo de pagamento, condições de transporte, contentores, embalagens e outros serviços.

1 - Descontos

Quando os fabricantes vendem seus produtos a um preço fixo, o profissional tenta minimizar o valor da compra através de descontos:

Descontos Comerciais

Aplicado ao preço de lista do fornecedor. O desconto que o fabricante oferece ao atacado é conhecido como desconto funcional. O desconto funcional aplica-se ao preço final.

Descontos de Pronto Pagamento

Concedido para pagamentos em dinheiro ou dentro de um prazo determinado.

Descontos por Volume ou Abatimentos

Concedidos para compras de grande volume ou para compradores que adquirem mais itens por um período. Podem ser de dois tipos:

• Rappels Cumulativos: Calculados sobre o valor total das compras ou com base no número de unidades adquiridas durante um período. São pagos no final do período.
• Rappels Não Cumulativos: O desconto aplica-se ao montante adquirido pelo comprador em uma única ordem.

Outras vezes, o fornecedor utiliza descontos de quantidade indiretos, que são quantias extras entregues sem custo, de itens iguais ou diferentes, mas vendáveis separadamente.

Descontos de Estação

Concedidos quando o comprador adquire os produtos antes da época de vendas (ex: maiôs, ar condicionado). O fabricante pretende melhorar a produção, e o comprador se beneficia com um desconto e obtém produtos de melhor qualidade.

Descontos Promocionais

Redução no preço para o comprador que promove os produtos do fabricante, seja por publicidade ou pela concessão de um número de produtos isentos.

2 - Prazo de Pagamento

É o tempo decorrido desde a compra até o débito ser quitado. É o período entre a emissão da fatura e a data de vencimento. Se o comprador não pagar no dia marcado, o vendedor tem o direito de cobrar juros sobre os dias de atraso.

As condições de pagamento utilizadas são:

• Prazo Regular: A data de pagamento coincide com a data da fatura, geralmente a data de entrega das mercadorias. A data da fatura determina o pagamento devido, mas geralmente dura uma semana para o cliente verificar e dar seu parecer favorável.
• Prazo de Pagamento Pós-datado: O vencimento é fixado em data posterior à emissão da fatura. O prazo é de 45 dias/Data/FRA. Usado para encorajar as compras iniciais, beneficiando o comprador por não ter que pagar pela mercadoria até que seja vendida.
• Prazo de Pagamento com Tempo Extra: Concede ao comprador alguns dias extras antes do prazo do empréstimo. Ex: fatura para pagamento em 90 dias/Data/FRA., 30 d/extra. O comprador tem 90 dias para aproveitar os descontos de pagamento antecipado e mais 30 dias para pagar o montante, com a sobretaxa aplicável.
• Pagamento de FDM (Fim de Período): O período de crédito começa no final do mês em que as compras são feitas, não a partir da data da fatura. Ao fazer várias compras no mesmo mês, paga-se tudo junto no limite de dias no mês seguinte, aproveitando o desconto para pagamento em dinheiro. Semelhante a compras com cartão de crédito, a maturidade nesses casos é o dia 15 do mês seguinte ao da compra, após 25 dias contabilizados como compras no mês seguinte.
• Prazo de Pagamento da RDP (Recebimento da Data de Pagamento): O prazo de pagamento começa no dia em que o comprador recebe a mercadoria, não na data da fatura. Usado quando o comprador está localizado a uma longa distância do fornecedor, permitindo tempo suficiente para inspecionar a mercadoria e beneficiar do desconto antes de pagar a dívida. Ex: compra cobrada em 05 de maio com prazo de 30 dias, o comprador recebe a mercadoria em 22 de junho. Se a fatura incluir o pagamento de 30 dias RDP, a partir de 22 de junho, o comprador tem 30 dias para efetuar o pagamento em dinheiro.
• Pagamento sob a condição de COD (Cobrança no ato da Entrega): O pagamento é efetuado no momento do recebimento da mercadoria. Usado em pagamentos de reembolso por parte do vendedor ou quando há dúvida sobre a capacidade de pagamento do cliente.
• Pagamento Antecipado: Para obter o desconto, o valor da fatura é pago antes da data prevista pelo fornecedor, recebendo um desconto extra equivalente ao interesse jurídico para os dias de antecipação.

3 - Despesas de Transporte

São causadas pelo movimento da mercadoria do armazém do vendedor até o ponto de venda ou o armazém do comprador. De acordo com os meios de transporte, são conhecidas como:

• Transporte: Via rodoviária ou ferroviária (transporte terrestre).
• Carga: Via marítima ou aérea (fluvial ou aéreo).

Inclui outros serviços como carga, descarga, seguros e portagens, fornecidos por outras empresas.

O comprador tenta negociar para que os custos sejam suportados pelo fornecedor, pelos seguintes motivos:

• Os custos de transporte aumentam o custo do produto.
• O custo do transporte está sempre atrelado ao seguro, cobrindo os riscos para a mercadoria durante o trânsito.
• O fornecedor pode obter transporte a baixo custo e pode aproveitar a mesma viagem para entrega em vários clientes.

As fórmulas utilizadas são conhecidas como Incoterms.

Incoterms

Especificam qual parte arca com as despesas no transporte das mercadorias da origem ao destino.

• Na Fábrica (EXW): O vendedor entrega a mercadoria em sua fábrica ou armazém. O comprador suporta todos os custos e riscos até o destino.
• Franco Transportador (FCA): O vendedor entrega a mercadoria ao transportador indicado pelo comprador, que arca com as despesas.
• Franco ao Lado do Navio (FAS): O vendedor coloca a mercadoria ao lado do navio, sem carregamento. A partir daí, todos os custos e riscos são suportados pelo comprador.
• Franco a Bordo (FOB): A mercadoria é deixada a bordo do navio ou no carro. A partir daí, todos os custos e riscos são suportados pelo comprador.
• Custo e Frete (CFR): O vendedor entrega a mercadoria no porto, estação ou aeroporto de destino indicado pelo comprador. Até esse ponto, o vendedor paga todas as despesas, exceto o seguro, que é pago pelo comprador.
• Custo, Seguro e Frete (CIF): O vendedor paga todos os custos até o porto de destino, incluindo o seguro das mercadorias.
• Transporte Pago Até (CPT): O vendedor paga pelo transporte até uma cidade de destino especificada. Seguros e outras despesas até o armazém do comprador são de responsabilidade deste.
• Transporte e Seguro Pagos Até (CIP): O vendedor paga os custos de frete e seguro até o local de destino.
• Entregue na Fronteira (DAF): O vendedor entrega as mercadorias na fronteira indicada. A partir desse ponto, os custos são suportados pelo comprador.
• Entregue Sem Direitos (DDU): A responsabilidade do vendedor se estende a entregar a mercadoria no armazém do comprador ou ponto indicado por ele.

4 - Embalagens, Embalagens e Outros Serviços

São elementos que aumentam o custo do produto. O recipiente é a embalagem primária em contato direto com as mercadorias e serve como um continente. A embalagem é uma embalagem secundária que dá proteção ao produto e apresentação para distribuição comercial.

Normalmente, a embalagem do fabricante e os custos de embalagem estão incluídos no preço do produto. Às vezes, o atacadista adquire bens de mídia de embalagens e a granel, vendendo o produto com seu próprio selo (etiqueta branca). O comprador pode negociar esses custos quando o recipiente é reutilizável. Outros fatores ou serviços que envolvem um custo para o consumidor são os custos de instalação e montagem de determinadas máquinas, vendidas com serviços incluídos.