h2: Cronograma e Tarefas Essenciais de um Evento de Sucesso

Cronograma e Tarefas Essenciais de um Evento de Sucesso

Um cronograma é uma ferramenta essencial para qualquer produtor de eventos que deseja se organizar de forma eficaz. Basicamente, é uma agenda que organiza as atividades do evento por hora ou dia.

Fases do Cronograma

1. 1ª Abordagem: A Gestão CEE toma conhecimento do evento, insere-o na base de dados e confirma a solicitação de serviços (ex: catering, decoração, hospedagem, equipamento, segurança).
2. 2ª Amadurecimento: Os orçamentos são enviados ao cliente para confirmação.
3. 3ª Formalização e Concretização: A data é confirmada e novas solicitações podem ser feitas.
4. 4ª Realização: Este é o plano do evento em si, incluindo horários de montagem e desmontagem, programa do evento, apoio técnico, limpeza e segurança, descrição dos acessos, informações de logística, necessidades, desenho do set up da sala, acerto de contas e encerramento.

Tarefas de um Gestor de Eventos

As funções do gestor de eventos incluem promover as vendas, desenvolver o processo de venda, gerir a prestação de serviços, faturar, controlar pagamentos, atender solicitações do cliente e acompanhar a montagem, realização e desmontagem do evento.

Principais Preocupações do Gestor

• Organização e objetivos do evento
• Necessidades do evento
• Montagem e desmontagem
• Acompanhamento do evento
• Riscos e segurança das instalações
• Planos de evacuação e avaliação

Planos de segurança são cruciais para minimizar riscos, que podem ser de natureza (sismos, inundações), tecnológicos (incêndios, explosões) ou criminais (ameaças de bomba).

Pontos Chave para a Gestão de Eventos

• Flexibilidade para atuar em qualquer circunstância
• Atenção aos detalhes e à logística
• Boa relação com fornecedores e clientes
• Atenção à concorrência
• Comunicação eficaz do evento

Meios de Promoção

Os meios utilizados para promover eventos incluem marketing (redes sociais, promoções, campanhas), prémios (ex: melhor centro de congressos), relações públicas (ex: feiras nacionais e internacionais) e vendas (promoção, base de dados e sales calls).