h2 Gestão de Stocks: O Guia Completo para Hotéis

O que ter em conta na Gestão de Stocks?

A procura não é satisfeita de forma imediata, sem uma produção. A constituição de stock é a criação de uma almofada de segurança entre a produção e a procura.

A procura respeita diferentes tipos de padrão

• Procura perpétua
  É contínua, com futuro indefinido;
• Procura Sazonal
  Tem características sazonais, cíclicas;
• Procura em Blocos
  Há uma influência da procura de um outro produto

A gestão de stock determinará em grande parte o sucesso do hotel. Com base na previsão de vendas, o Hotel deve efetuar em tempo hábil, a compra do volume de produtos necessários para o perfeito funcionamento de todos os setores. O programa de compras deve ser concedido de maneira que, a qualquer tempo se possa oferecer as seções consumidoras os artigos que necessitam em quantidade suficiente, com a qualidade exigida.

Estabelecer o stock mínimo é imprescindível para garantir o bom funcionamento do hotel.

Para gerir os estoques são estabelecidos os seguintes itens:

• a rotatividade dos produtos que, por sua vez, está condicionada à taxa de ocupação do hotel;
• a localização do hotel;
• o tempo necessário para a entrega do produto por parte do fornecedor;
• os estudos de rentabilidade feitos para cada produto;
• os espaços físicos adequados e necessários para stock.

Não adianta comprar bem se as compras não forem feitas com stock de acordo com suas especificações, evitando assim o risco de ter prejuízos.

Para que serve o inventário?

Um inventário de stock é uma reserva de materiais para facilitar a produção ou satisfazer a procura pelos clientes. Os inventários incluem:

• Matérias-primas e componentes
• Produtos em vias de fabrico
• Produtos finais

A Produção assegura a suavidade e eficiência da produção (níveis de stock elevados)

O Marketing assegura o serviço ao cliente – nível elevado (níveis de stock elevados)

As Finanças que existem fundos alocados aos inventários (níveis de stock baixos)

Um inventário de stock é uma reserva de materiais para facilitar a produção ou satisfazer a procura pelos clientes. Os inventários incluem: - Matérias-primas e componentes - Produtos em vias de fabrico - Produtos finais Produção; assegura a suavidade e eficiência da produção; nível elevado Marketing; assegura o serviço ao cliente; nível elevado Finanças; fundos alocados aos inventários; nível baixo

Tipos de inventário

(Galloway):

• Matérias-primas ou bens de compra
• Produtos acabados
• Produtos em vias de fabrico (WIP – work in process)
• Consumíveis
• Componentes de substituição

Filosofias básicas associadas à gestão de inventários:

PUSH – Alocação de capacidade (fornecimentos) com base na previsão de necessidades de cada armazém

PULL – Reabastecimento de cada armazém com encomendas baseadas nas suas necessidades Reais

Etapas do inventário

1. LISTA COM TODOS OS TIPOS DE PRODUTOS QUE EXISTEM EM STOCK
   Separar, por tipo, as mercadorias que estão em stock. Pode-se aproveitar este momento para organizar os produtos, colocando-os em prateleiras, armários ou caixas. Usando uma folha de papel ou um formulário, criar uma lista que contenha cada tipo de produto.
2. CÓDIGO PARA CADA TIPO DE PRODUTO
   Com a lista de produtos pronta, estabelece-se um código para cada tipo de produto. Esse código tem como função facilitar a identificação dos produtos tanto na hora da compra como de venda, evitando erros na hora de entrada e saída de produtos em stock. O código pode ser em numerário (por exemplo, 300) ou um conjunto de letras e números (C300). O importante é que seja único para cada produto. Dependendo do que a empresa vende, pode-se aproveitar o próprio código de barras que vem na embalagem como código do produto.
3. CLASSIFICAR E ESPECIFICAR AS CARACTERÍSTICAS E VALORES DE CADA TIPO DE PRODUTO
   Atribui-se uma categoria para cada tipo de produto lista de inventário, por exemplo: alimentos, bebidas, camisas, eletrodomésticos, informática etc.
   Especifica-se as principais características desses produtos, como unidade de medida (litros, quilograma, gramas, unidades), tamanho (P, M, G, GG), voltagem (110 ou 220 volts), cor (azul, amarela, vermelho, preto) ou qualquer outra informação que seja relevante para o negócio em questão. Por fim, especifica-se o valor (preço de custo - o quanto se pagou ao fornecedor) de cada tipo de produto.
4. CONTAGEM DOS PRODUTOS
   O próximo passo é contar cada tipo de produto existente em stock. Escolhe-se uma data e horário em que não existam entradas e saídas de produtos em stock e que não prejudique o bom funcionamento do negócio.
   À medida que os produtos forem contados, atualiza-se a lista de inventário, colocando o total de unidades de cada tipo de produto. Assim, você teremos o valor total investido em cada produto e também o valor total investido em stock.
5. CONTROLE DE STOCK
   O último passo é atualizar o sistema de controlo de stock ou o formulário com os dados. Identificar as diferenças na contagem de produtos, que podem mostrar perdas e roubos no stock, como também produtos que foram comprados ou devolvidos e que não foram registados.

Análise ABC

Lei de Paretto (80/20)

A análise ABC permite perceber que, por regra, 20% dos produtos são responsáveis por 80% das saídas. Esses produtos são aqueles aos quais devemos prestar uma maior atenção. Haverá 30 a 35% dos produtos que são responsáveis por até 15% das saídas; e até 50% de produtos que representam 5% das saídas totais.

Para realizar a análise ABC será necessário ordenar os itens por valor total (saber quanto representam no negócio), calcular o seu peso percentual e definir o peso respetivo. Neste exemplo:

A = 80,53% das saídas

B = 14,47% das saídas

C = 5,00% das saídas

Como gerir os stocks depois de aplicar uma análise ABC?

A- garantir vendas, evitar roturas

• Stock de segurança, conservador
• Prever vendas e sazonalidade
• Atualizar parâmetros com frequência
• Retificar stocks errados
• Analisar roturas

B- situação intermédia

C- reduzir custos e stocks

• Sem stock de segurança
• Automatizar o máximo de processos e tarefas
• Analisar artigos e descontinuar/ativar

Stock de segurança

A expressão Stock de Segurança (safety stock ou buffer) designa um nível de stocks de inventários (de mercadorias, matérias-primas ou produto acabado) que se constitui para fazer face a situações inesperadas como sejam, por exemplo a flutuação da procura, a incerteza na oferta e o tempo de entrega.

O stock de segurança depende de vários fatores:

• a procura: se a procura é estável e conhecida com antecedência, então temos pouca variabilidade a cada mês e não precisamos nos proteger muito contra essas variações (pois sabemos que elas não ocorrem); por outro lado, se o produto tem uma variabilidade nas vendas muito grande, então precisamos de stock de segurança maior. Isto tudo é medido matematicamente através do desvio padrão da demanda, que neste caso é calculado como o desvio padrão da previsão da demanda. Um bom sistema de previsões é capaz de oferecer este número, ou pode ser calculado de maneiras mais simples, mas menos precisas.
• o lead time (tempo de entrega) do produto: se o tempo de entrega é elevado e sua variabilidade é alta (se uma entrega é feita em 5 dias, outra em 8 dias, outra em 2 dias), então é preciso ter uma segurança frente a este tempo média de entrega de 5 dias, pois algumas vezes ela chegará a demorar 8 dias. Mas não queremos planear-mos sempre para receber apenas depois de 8 dias, pois isto acarretaria custos muito altos, então o stock de segurança utiliza a estatística para auxiliar nessa tarefa.
• o nível de serviço desejado: nem todos os produtos merecem a mesma atenção e o mesmo cuidado; alguns produtos são críticos, mais importantes ou mais atrativos, e por isso merecem estar sempre presentes, enquanto em outros produtos podemos dar-nos ao luxo de não tê-lo em stock sempre. Matematicamente, isto é modelado através do nível de serviço desejado: quanto maior o nível de serviço (um número percentual de 0 a 100), maior será o stock de segurança, pois, queremos mais garantias que o produto estará sempre disponível. O nível de serviço depende de cada setor: palitos de fósforo num supermercado não devem ter nível de serviço muito alto, enquanto antibióticos numa farmácia hospitalar devem ter nível de serviço altíssimo. O nível de serviço indica o quanto queremos estar seguros frente às variabilidades que ocorrem, em outras palavras, frente aos desvios padrões da demanda e do lead time.

Nível de Stock de Segurança

Uma das situações mais embaraçosas para um gestor de cadeia de fornecimento é ficar sem stock. A existência de mais inventário permite prevenir essas situações. No entanto, o inventário representa custos que os executivos procuram minimizar. Como tal, precisam de encontrar uma situação de compromisso entre o custo elevado e o risco elevado, algo que envolve o cálculo do nível de stock de segurança (NSS) para cada item de inventário chave.

Como referimos atrás, não há um cálculo perfeito para o stock de segurança aplicável a todas as situações. Segundo alguns especialistas, o NSS depende a importância de cada item para o processo, do valor do investimento e da disponibilidade de substitutos. Um cálculo plausível para o nível de stock de segurança é o seguinte:

NSS Máximo = UHDM x (TEHM - TEM)

UHDM = Utilização Histórica Diária Máxima

TEHM = Tempo de Entrega Histórico Máximo

TEM = Tempo de Entrega Médio

A teoria subjacente a este cálculo do nível de stock de segurança sugere que teremos apenas em stock o inventário suficiente se acontecerem simultaneamente dois eventos "catastróficos":

1. O tempo de entrega do fornecedor é o máximo que alguma vez esse mesmo fornecedor demorou;
2. Nos dias em que se espera pela entrega do fornecedor, a empresa utiliza o inventários ao nível do seu máximo histórico.

Ponto de Encomenda

A quantidade económica de encomenda (QEE | EOQ, economic order quantity) é um modelo de gestão de stocks que envolve, de cada vez que uma nova encomenda tem lugar, a aquisição de uma determinada quantia fixa de produto. O montante exato do produto a ser encomendado depende da relevância do inventário transportado, das características de custo (peso na tesouraria) e da procura dos produtos, assim como dos custos envolvidos para uma nova encomenda.

Principais pressupostos do QEE:

• Um preço constante ou um custo que é independente da quantidade de encomenda;
• Um tempo de aprovisionamento constante e conhecido;
• Uma continua, constante e conhecida taxa de procura;
• A satisfação de toda a procura;
• Não limitar a disponibilidade de capital;
• Nenhum inventário em trânsito;
• Um horizonte infinito de planeamento;
• Um item do inventário ou nenhuma interação entre os itens;

Custos da Encomenda

O termo Custos de encomenda refere-se às despesas efetuadas para a aquisição de entradas (inputs).

Essas despesas incluem :

• custo de colocação de uma encomenda;
• custo de transporte;
• custo de inspecionar mercadorias;
• custo de receber mercadorias.

Custos de Posse

O termo custos de posse refere-se às despesas efetuadas para manter um dado nível de inventário.

Essas despesas incluem:

• Custo do seguro;
• Custo com o pessoal;
• Custo do local de armazenamento;
• Custo de obsolescência ou deterioração;
• Custo de manuseamento dos materiais.

Ponto de Encomenda

O ponto de nova encomenda, para reposição de stock pode ser calculado da seguinte forma:

PNE = QSS + (QUD x TME)

PNE = Ponto de nova encomenda

QSS = Quantidade de Stock segura

QUD = Quantidade utilizada diariamente

TME = Tempo médio de entrega (em dias)

Cálculo da Quantidade de Encomenda

Modelo da Periodicidade Fixa

Existem vantagens na definição de uma quantidade de encomenda fixa, em períodos fixos. Uma das principais vantagens prende-se com a regularidade em termos de processos. Outra é a facilidade de cálculo.

Quantidade a encomendar = Procura esperada durante o intervalo de proteção + Stock de segurança - Quantidade em stock no instante da encomenda