Inventário e Folha de Pagamento: Conceitos e Controle

Inventário

Refere-se ao conjunto de ativos de uma empresa adquiridos com o propósito de revenda (no mesmo estado ou após transformação) ou utilizados no processo produtivo. Uma característica essencial do inventário é que ele é propriedade da empresa e destinado à venda ou consumo na produção.

Classificação do Inventário

• Comprado de terceiros - Produtos acabados
• Produtos em processo - Matéria-prima - Suprimentos de fábrica
• Material de embalagem - Mercadorias em trânsito

Controle Interno do Inventário

O inventário frequentemente representa uma das categorias de ativos de maior volume para uma empresa.

1. Os bens devem ser protegidos contra roubo e perdas. Devem ser mantidos em locais seguros, com acesso restrito apenas a pessoas autorizadas.
2. Ao entrar no estoque, os bens devem ser pesados, contados ou medidos, e o resultado comparado com a documentação anexa (ex: nota fiscal).
3. A saída de bens do estoque só deve ocorrer mediante apresentação de pedidos devidamente autorizados.
4. Devem ser mantidos registros de inventário permanente sobre as quantidades e os valores de todas as mercadorias.
5. Os registros de inventário devem ser conciliados com a conta de controle respectiva no razão geral.
6. As pessoas responsáveis pelos registros auxiliares de estoque devem ser diferentes daquelas responsáveis pela guarda física das mercadorias.
7. Os registros auxiliares de estoque devem ser revisados periodicamente, a fim de identificar bens obsoletos ou de baixo giro.
8. Deve ser realizada uma contagem física periódica de todo o estoque, e os resultados comparados com os registros contábeis auxiliares e a conta de controle respectiva.

Sistemas de Inventário

Sistema de Inventário Periódico

Usado principalmente por pequenas e médias empresas, este sistema permite saber a quantidade de inventário apenas após a realização de uma contagem física em uma data específica, seguida da sua avaliação. Geralmente é feito apenas uma vez por ano, ao final do período contábil. Com este sistema, não é possível saber o lucro bruto a cada venda realizada, pois o custo das mercadorias vendidas só é calculado após a contagem física.

Sistema de Inventário Permanente

Permite determinar a qualquer momento a quantidade física e o custo de cada item em estoque. É mais fácil de controlar, pois o inventário é atualizado a cada compra (entrada) e a cada venda (saída). Os registros são mantidos constantemente atualizados, refletindo o saldo após cada transação.

Folha de Pagamento

Refere-se à compensação paga aos recursos humanos (capital humano) utilizados por uma entidade com personalidade jurídica que emprega fatores de produção. É o registro e o cálculo da remuneração devida aos empregados pelos seus serviços.

Controle Interno da Folha de Pagamento

1. Devem ser aprovados por pessoas autorizadas: salários de contratação, pagamentos, deduções da folha de pagamento, horas extras e outros pagamentos especiais.
2. Os registros individuais de cada trabalhador devem ser mantidos inacessíveis para as pessoas que preparam ou aprovam a folha de pagamento.
3. Devem ser utilizados sistemas de registro de ponto (como relógios de ponto) para monitorar o tempo trabalhado.
4. As funções de controle de tempo trabalhado, preparação da folha de pagamento, pagamento ao pessoal e contratação/demissão devem ser separadas entre diferentes indivíduos.