O&M: Conceitos, Departamentalização e Ferramentas Visuais

Slide 1: Conceitos, Funções e Histórico de O&M

Organização, Sistemas e Métodos (O&M) é uma função especializada da administração, que trata das condições estruturais, operacionais e administrativas com o objetivo de aproveitar melhor o ambiente e os recursos disponíveis.

Principais Teorias Organizacionais e Focos:

• Tradicionalistas: Foco nas tarefas, análise das atividades da empresa e estudo da organização. (Fayol, Sheldon, Taylor)
• Humanistas: Foco nas relações humanas, conceitos de autoridade e liderança. (Elton Mayo, Kurt Lewin)
• Behavioristas: Foco no comportamento, na análise estrutural funcional e na organização informal. (Follet, Mayo, Simon)
• Estruturalistas: Foco na integração organizacional, na interação entre a formalidade e a informalidade das organizações e no relacionamento "homem X produção". (Etzioni e Blau)
• Motivacionistas: Foco nas pesquisas sobre o comportamento e motivação. (Lewin, Maslow, Mouton)
• Desenvolvimento Organizacional (D.O.): Foco nas mudanças organizacionais e na necessidade de acompanhar as alterações do meio ambiente. (Katz e Khan)
• Contingencialistas: Foco na relação entre as teorias organizacionais e o resultado obtido nas empresas quanto à sua aplicação e influência do ambiente e da tecnologia na produtividade da empresa.

Existem 3 Cenários para Avaliar a Situação da Empresa:

1. O Institucional: (Áreas de política e estratégia, forças-chave dos ambientes internos e externos.)
2. O de Processos Organizacionais: (Processo decisório, centralização/descentralização, relações gerenciais, introdução a novas tecnologias, enfoque de sistema aberto.)
3. O dos Processos e Métodos de Trabalho: (Fluxogramas e projetos de layout, análise e racionalização do trabalho, formulários, comunicações administrativas.)

Principal Problema Encontrado nas Empresas:

Mão de obra superdimensionada.

Slide 2: Departamentalização

Departamentalização é o estudo e a divisão das atividades de uma organização em módulos verticais e horizontais, de forma que estejam organizadas em hierarquias e em função de sua especialização.

• Departamentalização Vertical: Aumenta níveis hierárquicos.
• Departamentalização Horizontal: Aumenta setores.

Tipos de Departamentalização:

• Por Funções (Funcional): Organiza a empresa por atividades de mesma natureza em departamentos específicos. (Ex: Produção, Vendas, Finanças)
• Por Produtos ou Serviços: Organiza a empresa por produtos ou serviços. (Ex: Laticínios, Bebidas, Compotas)
• Por Localização Geográfica: Organiza a empresa de acordo com o local ou região onde se encontra. (Ex: Região Norte, Sul, Leste, Oeste)
• Por Cliente (Clientela): Organiza de acordo com o tipo de pessoas para quem o produto ou serviço é oferecido. (Ex: Departamento Masculino, Feminino, Infantil)
• Por Processos: Organiza por fase ou processo de produção. (Ex: Divisão de Montagem, Divisão de Estampas, Divisão de Pintura)
• Por Objetivos (Projetos): Organiza de acordo com um grupo de atividades ou atividade específica. (Ex: Túnel Jacatinga, Ferrovia Norte/Sul, Metrô Tremembé)

Slide 3: Gráficos

Características dos Gráficos:

• Uso intensivo de símbolos;
• Concentração de dados e informações;
• Apresentação sintética do objeto;
• Grande apelo visual.

1. Simplicidade: Deve limitar-se ao mínimo de informações necessárias e ser de fácil construção e manutenção.
2. Clareza: Deve ser de fácil entendimento. “Deve falar por si só” e poder ser interpretado de uma única forma.

Tipos de Gráficos:

• Cartesianos: Predomina a utilização do sistema cartesiano, isto é, eixos ortogonais representando dimensões, principalmente numéricas. São úteis para representar dados ou informações quantitativas detalhadas ou, retas e curvas estatísticas.
• Esquemáticos: Dispõem as informações de forma a dar um sentido de composição, para ilustração de uma situação. São úteis para representar fluxos, ciclos, projetos, estruturas organizacionais, etc.
• Proporcionais: Utilizam imagens fracionadas para representar ou enfatizar proporções.

Tipos de Gráficos para Administração:

• Gráficos de Fluxo ou de Processo: São os que representam, de maneira dinâmica e analítica, a sequência lógica das fases, etapas ou passos de um trabalho, caracterizando ou não seus executores.
• Gráficos de Organização: São os que têm como finalidade básica relacionar-se com a organização formal e informal.
• Gráficos Alfanuméricos de Associação de Dados: São os que representam resultados numéricos convenientemente dispostos para mostrar o comportamento estático ou dinâmico de dados organizacionais.

Considerações Importantes sobre Gráficos:

1. Finalidade: A que se destina o gráfico;
2. Destinação: A quem se destina o gráfico;
3. Pertinência: Que dados ou informações deve conter;
4. Origem de Dados: Qual a fonte dos dados ou informações;
5. Abrangência: Que amplitude de informações deve conter;
6. Temporalidade: Quando foi elaborado, qual a validade temporal e de quanto em quanto tempo deve ser atualizado;
7. Dimensão: Que intervalo de valores deve representar e com quais símbolos, parâmetros e argumentos.

Leitura de Gráficos (AODTPOI):

1. Ambientação: Gráficos são lidos do geral para o particular, isto é, do ambiente de representação para os dados;
2. Objetivo: Do gráfico pelo seu nome;
3. Dimensões: De referência pelas informações do ambiente do gráfico;
4. Temporalidade: Identifique quando o gráfico foi elaborado, a que período ele se refere e, se contempla atualizações;
5. Identifique os Pontos de Partida das séries de dados.
6. Identifique a Origem dos dados.
7. Analise o gráfico e colha as Informações que ele tem a transmitir.

Slide 4: Organogramas

Vantagens dos Organogramas:

1. Visualização rápida de quem é quem na estrutura da organização;
2. Visualização das relações de subordinação e assessoramento entre os diversos órgãos;
3. Visualização da estrutura organizacional do ponto de vista mais abrangente;
4. Visualização da departamentalização da organização;
5. Visualização e entendimento por qualquer pessoa, mesmo estranha à organização;
6. Facilidade de manutenção.

Limitações dos Organogramas:

• Limita-se à representação da estrutura mais simples da organização, tornando-se de difícil compreensão ou necessidade de fracionamento, caso se deseje apresentar a totalidade das ligações funcionais e hierárquicas;
• Exige manutenção contínua para representar a estrutura da empresa em tempo real.

Organogramas (Parte 2)

Tipos de Gráficos de Organização:

• Organograma Hierárquico: Visa apresentar a posição e o relacionamento entre os diversos órgãos que formam a estrutura da organização. (Relacionamento de departamentos)
• Organograma Funcional ou Funcionograma: Destina-se a apresentar o posicionamento das atividades afetas aos diversos órgãos, ampliando dessa forma, as partes setoriais de um organograma simples. Retrata as funções de forma estática. (Departamentos junto com suas funções principais)
• Organograma de Relacionamento: Destina-se a apresentar as relações informais existentes na instituição. (Exemplo da molécula...)
• Organograma Linear de Responsabilidade: Demonstra as inter-relações existentes entre os órgãos ou cargos com as atividades ou tarefas por eles desempenhadas. (Planilha Excel, com jogo da velha)

Tipos de Organogramas Hierárquicos:

Clássicos:

• Blocos dispostos por níveis, contendo os cargos e/ou setores da organização.
• É usado para representar qualquer estrutura organizacional;
• Os blocos representam os setores, ou repartições da organização;
• E as linhas, as ligações entre eles.

Circular ou Setograma:

• Círculos concêntricos contendo divisões cujas subordinações são representadas pelas fronteiras de contato, orientadas a partir do centro da representação.
• Órgãos de funcionamento temporário ou não são representados, ou são representados por um “t”.
• Órgãos de assessoria (auditoria, assessorias, assistentes, etc.) são representados por setores circulares inseridos numa coroa circular de altura menor do que a altura padrão do organograma, ou referenciados por legenda.

Em Barras:

• Tiras horizontais contendo cargos ou setores, cujo tamanho é proporcional à sua importância hierárquica.
• É usado para representar estruturas onde se deseja concentrar os setores aproveitando o máximo do espaço (folha) possível.
• É constituído de faixas horizontais (barras) justapostas verticalmente;
• Cada faixa representa um setor da organização.
• Órgãos de funcionamento temporário são representados por um “(t)” minúsculo.
• Órgãos de assessoria são representados por uma ponta triangular na direita da barra.
• Órgãos são representados primeiro (mais acima), dentro de cada departamento.

Radial ou Solar:

• Círculos dispostos em blocos caracterizando conjunto de setores vinculados a uma mesma direção.
• É constituído de círculos ou elipses ligados por linhas radiais orientadas para o setor a que se subordinam;
• É construído de baixo (raiz) para cima (ramificações), e do superior para os subordinados;
• Ligações excepcionais funcionais, de cooperação, ou fiscalização, são referenciadas por legenda;
• Órgãos de funcionamento temporário são representados por círculos ou elipses tracejadas;
• Órgãos de assessoria (auditoria, assessorias, assistentes, etc.) são representados por círculos de diâmetro menor do que o padrão do organograma.

Fluxogramas (Último Slide)

Tipos de Fluxogramas:

• Sintético (Normal, só quadrados);
• De Blocos (Triângulo e quadrados);
• Vertical (Ligar símbolos);
• Swinlane (Sintético com organização).

Todos os Fluxogramas Devem Conter:

No Início:

1. Elaboração do título que deve conter: Título propriamente dito, Explicação do título;
2. Quem fez;
3. Quando fez;
4. Onde estava quando fez.

No Fim:

Descrição Sumária das Rotinas.