Mapeamento de Processos e Fluxogramas: Guia Completo

Mapeamento de Processos

É uma das ferramentas de modelagem com características gerenciais, analíticas e de comunicação objetiva. Sua finalidade é implantar uma estrutura para melhorar os processos existentes.

Fluxograma

É uma representação gráfica que mostra todos os passos de um processo. É uma ferramenta útil para verificar como os vários passos do processo estão relacionados entre si e também é utilizada para identificar possíveis problemas no fluxo de produção.

Utiliza uma série de símbolos facilmente reconhecidos para representar cada etapa do processo. Pelo estudo desses gráficos, é possível identificar eventuais lacunas ou gargalos, que são potenciais fontes de problemas.

Vantagens do Fluxograma

• Facilita a organização do raciocínio, das atividades e das tarefas.
• Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento e atividades que não agregam valor.
• Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos, otimizando o controle de processos.
• Possibilita criar pontos de verificação, decisão, revisão, registro e arquivamento.

Perguntas para Analisar o Processo

POR QUE

Esta fase é necessária? Tem influência no resultado final da rotina analisada?

O QUE

É feito nesta fase?

PARA QUE

Serve esta fase?

ONDE

Esta fase deve ser feita? Uma mudança no local permitiria maior simplificação?

QUANDO

Esta fase deve ser feita? A sequência está na ordem correta?

QUANTO

Tempo dura a execução desta fase?

QUEM

Deve executar esta fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?

COMO

Esta fase está sendo executada?

Tipos de Fluxogramas de Processos

• Fluxogramas Sintéticos
• Fluxogramas de Blocos
• Fluxogramas de Esqueleto
• Fluxogramas de Procedimento
• Fluxogramas Verticais
• Fluxogramas Horizontais

Fluxogramas Sintéticos

• Representam a sequência dos vários passos (ou grupos de passos) de um determinado processo.
• Representam genericamente o processo, sem preocupação em identificar cargos, unidades ou localização de cada atividade.
• São indicados quando é necessário o esboço do processo a ser estudado.
• O propósito é fazer apenas uma análise superficial do processo para decidir se vale a pena detalhá-lo.

Fluxogramas de Blocos

• São parecidos com o Fluxograma Sintético, porém permitem maior detalhamento.
• São capazes de exibir os fluxos alternativos e permitem estabelecer se o processo é positivo ou negativo.
• São os mais utilizados pelas empresas no levantamento de processos existentes ou na descrição de novos processos.

Fluxogramas de Esqueleto

• São recomendados quando há consultas a informações indiretamente relacionadas aos processos.
• Permitem visualizar de forma detalhada qual tipo de documento deve ser consultado e o que será obtido na consulta.

Fluxogramas de Procedimento

• Apresentam maior detalhamento das ações e atividades que deverão ser realizadas.
• Exigem boa capacitação para sua elaboração, além de exigir o mesmo grau de entendimento por parte de quem interpreta o fluxograma.

Fluxogramas Verticais/Horizontais

• Contam com uma tabela de símbolos a serem preenchidos, que indicam as ações/fluxos.
• Contam também com uma tabela a ser preenchida que indica o caminho percorrido para a realização das ações/fluxos.