Metodologias Administrativas: Levantamento, Análise e Fluxogramas

Fases da Metodologia de Métodos Administrativos

As fases da metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativos são:

1. Fase 1: Identificação, seleção e conhecimento do sistema/procedimento;
2. Fase 2: Estudo da viabilidade e de alternativas;
3. Fase 3: Levantamento e análise da situação atual;
4. Fase 4: Delineamento e estruturação do novo sistema/procedimento;
5. Fase 5: Detalhamento do novo sistema/procedimento;
6. Fase 6: Implementação e treinamento do novo sistema/procedimento;
7. Fase 7: Acompanhamento, avaliação e atualização.

Importância da Entrevista no Levantamento de Dados

A entrevista possui importância total no levantamento de dados. Com questionamentos abertos, é muito mais fácil atingir os objetivos desejados, e obtêm-se visões diferentes sobre determinados assuntos. Isso é crucial para desenvolver um sistema/procedimento que seja benéfico para todos e, principalmente, para a empresa.

Posturas Essenciais para Entrevistas Eficazes

As principais atitudes e posturas que o entrevistador deve tomar para obter um bom resultado junto ao entrevistado são:

1. Defina objetivos e informe-os ao entrevistado;
2. Selecione o usuário/funcionário adequado aos objetivos da entrevista;
3. Prepare-se com antecedência – elabore um roteiro;
4. Não se deixe envolver por assuntos do dia a dia;
5. Seja informal, mas profissional;
6. Entreviste representantes de ambos os lados das operações;
7. Não prolongue a entrevista;
8. Solicite sugestões, mas não prometa incorporá-las;
9. Vá sempre do geral para o mais específico;
10. Anote o mínimo possível;
11. Saiba o porquê das coisas perguntando: o quê, quando, como e quem;
12. Escolha a documentação de apoio adequada.

Técnicas de Levantamento de Dados (Além da Entrevista)

Além da entrevista, outras técnicas de levantamento de dados e seus objetivos são:

Observação Pessoal:

O analista deve desenvolver habilidades de um bom observador, prestando atenção a fluxos, comportamentos, disposição de equipamentos, entre outros.

Pesquisa Documental:

Consiste em ler os documentos relacionados ao tema da pesquisa, marcando e anotando as dúvidas para que sejam posteriormente sanadas em entrevistas.

Técnica Mista:

Refere-se ao uso combinado de mais de uma técnica para o levantamento de dados.

O que é Fluxograma e sua Importância Administrativa

O fluxograma é um método gráfico que facilita a análise de dados, informações e sistemas completos, possuindo alto grau de detalhamento e pondo em evidência os inúmeros fatores que intervêm em um processo qualquer. É importante para que se tenha um passo a passo detalhado das tarefas.

Principais Simbologias do Fluxograma e Seus Significados

As principais simbologias do fluxograma incluem:

• Terminal
• Decisão
• Documento
• Arquivo
• Executante ou Responsável

Diferenças entre Fluxograma Parcial e Global

O fluxograma global é significativamente mais completo que o parcial, permitindo mostrar com maior clareza o fluxo de informações e documentos.