MICE em Portugal: Competitividade e Planeamento de Eventos

Potencial de Portugal na Meeting Industry e Fatores de Competitividade

Fatores de Competitividade de Portugal:

• Clima ameno e hospitalidade;
• Segurança;
• Infraestruturas modernas e serviços de qualidade;
• Flexibilidade dos profissionais;
• Capacidade de organização de grandes eventos com reconhecimento favorável junto dos participantes e dos média internacionais;
• Boa relação qualidade/preço;
• Boa localização dos aeroportos nas cidades (Lisboa, Porto e Faro);
• Diversidade e variedade de opções de visitação a curta distância;
• Reconhecimento e projeção internacional de Lisboa como destino de turismo de negócios.

Lisboa, Porto, Estoril, Algarve, Madeira e Centro são os principais destinos em Portugal para a Meeting Industry.

Fundamento e Estratégias de Desenvolvimento:

Portugal e a cidade de Lisboa encontram-se posicionados no topo da lista dos principais destinos mundiais no mercado associativo, sendo um dos destinos com maior rácio de participantes por evento. Nesse sentido, considera-se importante o desenvolvimento do turismo de reuniões, apostando na qualificação das infraestruturas de suporte, no reforço da captação proativa de eventos e no desenvolvimento criativo de ofertas que contribuam para proporcionar experiências memoráveis aos participantes.

Estratégias:

• Melhorar a acessibilidade aérea, sobretudo para os aeroportos do Porto e Faro;
• Incentivar a instalação de centros de congressos com capacidade superior à atualmente existente, em particular no Algarve;
• Promover a adaptação de infraestruturas e património a espaços para eventos e salas de reuniões;
• Garantir a existência de estruturas profissionalizadas e dinâmicas de prospeção e articulação das ofertas com os agentes privados (Convention Bureaux);
• Estimular a criação de uma equipa de captação de congressos, em ligação com os Convention Bureaux;
• Desenvolver o turismo de negócios qualificando infraestruturas e estruturas de suporte, reforçando a captação proativa de eventos e o desenvolvimento criativo de ofertas que contribuam para proporcionar experiências memoráveis aos participantes.

Plano de 13 Etapas para a Realização de um Evento

1. Definição do Produto
2. Escolha do Local

   A correta escolha do local para a realização de um evento é o ponto fundamental na soma de probabilidades de sucesso. A sua adequação aos objetivos é imprescindível. Em relação à escolha da área geográfica, vários aspetos devem ser analisados:

   • Facilidades de acesso;
   • Condições turísticas;
   • Infraestruturas de hospedagem e alimentação.
3. Definição da Data

   A definição da data está estritamente ligada às possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode acarretar inúmeros problemas ao promotor e ao organizador. Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em conta o calendário promocional e a área geográfica a ser atingida, tais como: não colidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais.

4. Definição dos Temas a Serem Abordados e Calendário

   A definição dos temas a serem abordados exige que haja obrigatoriamente um tema principal ou tema central, que servirá de linha mestra para a passagem para os outros temas. Três características básicas devem ser consideradas: Clareza, Antecedência e Atualidade.

5. Identificação e Análise dos Participantes

   Por identificação entende-se a deteção da natureza e das peculiaridades do público-alvo ou participantes potenciais, ou seja, saber quem é, o que faz, onde vive e outras informações. A análise, por sua vez, examina as características dos participantes, no sentido de descobrir as suas principais causas de motivação e resistência.

6. Estratégia de Comunicação e Marketing

   A estratégia de comunicação consiste na definição e adequação dos meios e mensagens a serem utilizados para informar, sensibilizar e motivar o público-alvo. Cada segmento de público exige que seja estudada, analisada e elaborada uma estratégia de comunicação específica adequada às suas características.

7. Infraestrutura de Recursos Audiovisuais, Materiais e Serviços

   Inclui os recursos audiovisuais (serviços de som, projetores, telas, serviços de iluminação); recursos materiais (toda a gama de produtos necessários nas etapas de operacionalização do evento); e os serviços (catering, segurança, limpeza, etc.).

8. Serviço de Transporte para Participantes e Convidados

   Atualmente é comum uma associação e/ou empresa promotora de um evento negociar com uma companhia aérea ou agência de viagens benefícios para o evento e para os participantes, tais como:

   • Colaboração para distribuir material de divulgação (folhetos, cartazes, outros);
   • Tarifas com descontos especiais para os participantes e acompanhantes;
   • Passagens de cortesia para os convidados e oradores;
   • Fornecimento de material promocional.

   Desta forma, a companhia aérea passa a ser denominada transportadora oficial do evento.

9. Hospedagem para Participantes e Convidados

   Fatores como a condição socioeconómica e cultural dos participantes e convidados devem ser considerados no planeamento de hospedagem de um evento. Resumidamente, o planeamento do alojamento requer as seguintes fases: escolha de hotéis, reserva antecipada e confirmação de reserva.

10. Programação Social, Cultural e Turística

    As atividades sociais, culturais e turísticas paralelas de um evento assumem grande parte da responsabilidade pelo clima que poderá estar presente nos participantes. Estas atividades podem ser dirigidas somente aos participantes, aos acompanhantes ou aos dois públicos conjuntamente. Para cada caso, deve-se planear uma programação específica de acordo com o perfil do público-alvo. Poderá ser aconselhável a contratação de uma Agência de Viagem e Turismo.

11. Agência de Viagem e Turismo
12. Recursos Financeiros

    O planeamento dos recursos financeiros de um evento pode ser definido por meio da previsão, da organização e do controlo das entradas e saídas dos recursos. A Previsão Financeira é composta por receitas e despesas. Os itens de despesa devem ser claramente identificados e possuir custos de acordo com o preço de mercado. As fontes de receita devem ser analisadas criteriosamente. Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes fontes: recursos preexistentes (verba que a entidade promotora destina para as despesas iniciais), taxa de inscrição e patrocínios.

13. Cronograma Básico

    O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:

    O quê? Porquê? Para quê? Onde? Como? Quando? A quem? Quem? Com quê?

Importância do Marketing na Organização e Gestão de Eventos

Por que razão o marketing é necessário?

• A utilização dos princípios e ferramentas do marketing transmite segurança na tomada de decisões;
• Transmite confiança aos patrocinadores, aumentando a probabilidade de obter patrocínio;
• Maior probabilidade de sucesso do evento;
• Ser o alvo de escolha dos consumidores, dada a concorrência;
• Avaliar as necessidades do mercado/público para definição do evento;
• Qualquer organização de evento é uma atividade de marketing, implicando um processo estratégico;
• Análise da situação externa (programação, mercados, concorrência, preços, condições políticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relação com fornecedores e entidades locais, gestão de patrocínios).

Exemplos de Aplicação Estratégica:

• Identificar opções estratégicas: crescimento, consolidação, contenção, combinação;
• Escolher a melhor estratégia de produto, preço, comunicação e distribuição.

O que é um Convention Bureau?

Os Convention Bureaux são os promotores elegíveis para acesso à concessão de apoio no âmbito dos projetos de captação de grandes Congressos internacionais para Portugal.

Em destinos para os quais não existam Convention Bureaux constituídos e em funcionamento, reconhecidos pelo Turismo de Portugal, I.P., sob proposta das Agências Regionais de Promoção Turística respetivas, podem estas últimas assumir as suas funções e decorrente elegibilidade para os efeitos do número anterior.

Os Convention Bureaux são entidades de direito privado, de natureza associativa e sem fins lucrativos, vocacionados para a prestação de informação especializada, a assistência técnica e a intermediação entre os organizadores e os prestadores de serviço, sobretudo nas fases de preparação e de apresentação da candidatura do destino à realização do congresso.

O que é Turismo de Incentivos?

O Turismo de Incentivos é uma ferramenta empresarial utilizada por instituições particulares ou organizações públicas, com o objetivo de motivar ou premiar funcionários ou equipas quando metas de produção ou qualidade são atingidas por eles.

Viagens de Incentivo consistem em oferecer viagens de lazer como recompensa por bom desempenho no trabalho. Estas viagens pretendem representar um fator de motivação para os colaboradores de uma organização. Pode envolver os melhores clientes, os melhores fornecedores ou personalidades convidadas. Pode ser puramente lazer (um período de férias).