Nota de Entrega e Fatura: Guia Completo de Documentos Comerciais

O Escorregamento (Nota de Entrega)

É um documento que o vendedor prepara e envia ao comprador, juntamente com a mercadoria. Sua principal função é servir como prova de que as mercadorias foram entregues ao cliente e também como um guia para a elaboração da fatura. Através da nota de entrega, são comprovados os seguintes fatos: a saída das mercadorias do armazém do vendedor, o recebimento das mercadorias pelo comprador e o tempo de transporte da mercadoria.

A nota de entrega é uma prova essencial para comprovar a efetiva entrega ou a disponibilidade do material vendido a um cliente. A ausência deste documento significa que as chances de sucesso em um recurso subsequente são escassas.

Forma e Conteúdo da Nota de Entrega

Há uma variedade de formatos. O conteúdo de um modelo padrão de nota de entrega inclui:

• Dados do fornecedor;
• Número de série, data de emissão e data de recebimento;
• Dados do cliente;
• Referências;
• Método de transporte/entrega;
• Descrição dos bens;
• Observações.

Tipos de Notas de Entrega

Nota de Entrega Sem Valor Comercial

Reflete apenas a quantidade de mercadorias embarcadas, sem indicar valores.

Nota de Entrega Valorada

É aquela que é emitida em casos especiais ou quando os pedidos são comuns e, em vez de fazer uma fatura para cada encomenda, as faturas serão avaliadas e, no final do mês, será enviada uma fatura resumo ou revisão de todas as notas de entrega do período.

Cópias da Nota de Entrega

Geralmente, várias cópias são feitas para diferentes propósitos:

Cópia do Vendedor

Serve para justificar a retirada da mercadoria do armazém.

Cópia para Assinatura do Comprador

Esta cópia deve ser assinada pelo comprador. O comprador deve verificar se os dados da nota de entrega conferem com as mercadorias recebidas e com o pedido realizado. Caso a entrega atenda a todas as condições, o comprador retorna uma cópia da nota de entrega assinada e carimbada ao vendedor.

Cópia do Comprador

O comprador mantém uma cópia para provar que recebeu as mercadorias e para conferir os dados ao receber a fatura.

A Fatura

É o documento legal que comprova a operação de venda ou serviço e é construído a partir dos dados contidos no pedido e da cópia da nota de entrega que o comprador aceita.

Obrigatoriedade de Emissão da Fatura

A emissão da fatura é obrigatória nos seguintes casos:

• Quando o destinatário for um empresário ou profissional, ou agir como tal;
• Se o beneficiário assim o exigir;
• Exportações de bens isentas de IVA;
• Entrega de mercadorias em operações intracomunitárias isentas de IVA.

Exceções à Obrigação de Faturação

Existem exceções à obrigação de faturação, como:

• Vendas feitas por varejistas aos quais se aplica o regime de sobretaxa de equivalência;
• Operações isentas de IVA (em alguns casos específicos);
• Vendas feitas por contribuintes que são tributados sob o regime simplificado de IVA;
• Operações autorizadas pela Autoridade Tributária.

Conteúdo Essencial das Faturas

O conteúdo de uma fatura padrão inclui:

• Dados do vendedor ou emitente;
• Número da fatura, data e local de emissão;
• Identificação do comprador ou destinatário;
• Descrição da operação de venda: lista de itens entregues, número de unidades e preços unitários;
• Descontos, embalagens ou despesas incluídas no cálculo do rendimento tributável;
• IVA e taxa de equivalência (se aplicável);
• Montante total da transação;
• Referência ao pedido ou nota de entrega que originou a fatura;
• Condições de pagamento (como e quando devido, valores pré-pagos pelo cliente, etc.).

Descontos e Despesas na Fatura

Descontos

Os descontos representam uma redução no valor bruto da fatura e são geralmente uma percentagem do montante. Os descontos aplicados mais comuns são:

• Desconto Comercial: Aplicado de forma geral, afetando o valor bruto.
• Desconto por Volume (ou Rappel): Concedido quando se compra uma determinada quantidade de mercadorias.
• Desconto por Pronto Pagamento: Realizado através do pagamento total ou parcial da dívida antes do vencimento. É aplicado ao valor líquido após a dedução de outros descontos.

Despesas

Entrega/Transporte

Para entregar os produtos, os fornecedores os transmitem ao cliente, utilizando o meio e no local acordado. O transporte pode ser feito de diversas formas:

• Utilizando meios próprios do vendedor;
• Contratando uma agência de transporte (terrestre, ferroviário, aéreo ou marítimo);
• Através de empresas de entrega de pacotes.

Métodos de Pagamento do Transporte

Quanto aos métodos de pagamento do transporte, incluem:

• Porte a Pagar: Quando o comprador paga o valor do transporte ao receber a mercadoria.
• Porte Pago: Quando o transporte é pago pelo vendedor.
• À Cobrança: O comprador paga o produto e o transporte no momento da receção.

Os portes devem ser especificados na fatura, indicando se são pagos pelo vendedor ou pelo comprador.

Outros Custos

Outros custos podem ser incluídos, como embalagens, seguros, etc.

Quando o frete e outros gastos são incluídos na fatura, a alíquota do IVA é a mesma dos bens faturados. Se forem cobrados separadamente, aplica-se o IVA correspondente à sua natureza.