Obrigações Contábeis e Fiscais para Empresas

Código Tributário Nacional (Art. 195)

De acordo com as normas jurídicas aplicáveis a todas as empresas, independentemente do seu porte ou forma de tributação exercida, se houver a ausência da escrituração mercantil revestida das formalidades que lhes sejam pertinentes, os agentes fiscais não podem realizar suas aferições com a precisão requerida. Isso pode resultar em autuação por evidente materialidade do caso analisado ou então por simples presunção.

Lei de Recuperação de Empresas

Art. 51. A petição inicial de recuperação judicial será instruída com:

I. A exposição das causas concretas da situação patrimonial do devedor e das razões da crise econômico-financeira;

II. As demonstrações contábeis relativas aos 3 (três) últimos exercícios sociais e as levantadas especialmente para instruir o pedido, confeccionadas com estrita observância da legislação societária aplicável, composta obrigatoriamente de:

• a) Balanço patrimonial;
• b) Demonstração de resultados acumulados;
• c) Demonstração do resultado desde o último exercício social;
• d) Relatório gerencial de fluxo de caixa e de sua projeção.

III. Outros documentos administrativos e certidões que contemplam os incisos III a IX do art. 51 da Lei 11.101/ 2005.

Lei Previdenciária

Ao tratar da escrituração contábil, determina que todas as empresas são obrigadas a lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores das contribuições, o montante das quantias descontadas, as parcelas de contribuições da empresa e os totais que foram recolhidos. Por outro lado, o art. 231 do Decreto nº 3.048/99, Regulamento da Previdência Social, estabelece que é prerrogativa do Ministério da Previdência e Assistência Social; do Instituto Nacional do Seguro Social e ou da Secretaria da Receita Federal, o exame da contabilidade da empresa, que, desde já por si ou por seus prepostos, ficam obrigados a prestar todos os esclarecimentos e as informações solicitadas.

Controle dos Lucros e Resultados

O art. 14, § 1º, da LC nº 123/06, considera os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao titular ou sócio da microempresa ou empresa de pequeno porte, quantificados por presunção dos lucros menos o imposto pago, relativamente à parcela do imposto de renda devido nos termos do Simples Nacional, isentos do IRF e também na declaração anual de ajuste. Já o § 2º do mesmo regramento prescreve que não se aplica o disposto no art. 14, § 1º, da LC nº 123/06, caso a pessoa jurídica mantenha escrituração contábil regular de forma a evidenciar lucro efetivo superior àquele limite.

Controle dos Lucros e Resultados

Portanto, todo o lucro apurado pela escrituração contábil pode ser distribuído aos sócios com isenção do imposto de renda na fonte e também na declaração anual de ajuste da pessoa física beneficiada. Logo, esta é mais uma vantagem em favor de microempresas e empresas de pequeno porte sempre que adotarem escrituração contábil, ainda que simplificada, e desde que processadas com submissão a princípios e preceitos legais. O controle dos resultados se apresenta absolutamente perfeito à tipicidade, possibilitando assim o permissivo da distribuição dos lucros, com ligeira diminuição da carga tributária.

Funções Especiais da Contabilidade

1. Na Concordata

Se a empresa enfrenta dificuldades financeiras, encontra no Poder Judiciário, por meio de medida apropriada, o direito de apresentar plano de recuperação operacional. Porém, um dos principais requisitos para a obtenção desse benefício é que se apresentem, em juízo, Balanço Patrimonial, Demonstrativos de Resultados Acumulados, Demonstrativo de Resultados desde o último exercício social e Relatório Gerencial dos Fluxos de Caixa e sua projeção.

2. Na Falência

A mesma norma jurídica que trata do instituto da recuperação judicial ou extrajudicial das empresas, Lei nº 11.101/05, prescreve que, para que a falência não seja considerada fraudulenta, a empresa precisa demonstrar por meio dos livros mercantis e dos documentos que dão suporte aos lançamentos que suas operações guardam conformidade com os preceitos da legislação de regência, sob pena de implicações e sanções aos sócios, administradores e prepostos vinculados.

3. Na Perícia Judicial

Principalmente em relação a questões trabalhistas, a empresa que estiver desprovida de escrituração contábil revestida das formalidades, fica em situação de grande vulnerabilidade fática diante da necessidade de comprovar, cabalmente, o cumprimento das obrigações inerentes à área. O ônus da prova recai sempre contra a figura da pessoa jurídica, que a faz mediante a constatação dos assentos feitos na contabilidade, especialmente por meio do Livro Diário.

4. Na Dissidência Societária

As sociedades não restam contratadas para um cenário de divergências ou intrigas, todavia, se porventura aquelas venham ocorrer na relação entre os sócios da empresa, no caso de dissidência societária, certamente precisarão fazer uso de perícias técnicas para apuração dos direitos individuais ou responsabilidades em relação aos fatos suscitados. A ausência da escrituração contábil é motivo para inviabilizar melhores conclusões acerca do patrimônio líquido pertencente à empresa, objeto de partilha entre os sócios, impedindo que os trabalhos periciais se direcionem sobre direitos e obrigações.

5. Na Fiscalização da Previdência

A legislação previdenciária exige expressamente que as empresas mantenham uma escrituração contábil, sob pena de arbitramento, com reflexos negativos aos administradores e gestores financeiros.

6. Na Distribuição de Lucros

Segundo contemplado no art. 1.009 do CCB, aprovado pela Lei nº 10.406/02, a distribuição de lucros ilícitos ou fictícios acarreta responsabilidade solidária dos administradores que a realizem e dos sócios que os receberem, conhecendo ou devendo conhecer-lhes a ilegitimidade, regramento que somente é cumprido se a empresa dispuser de contabilidade revestida das formalidades, ainda que mediante escrituração simplificada.

7. Na Informação Gerencial

Os empresários ou os usuários das informações dependem do posicionamento das demonstrações contábeis às tomadas de decisões.

Obrigatoriedade pelo Código Civil Brasileiro

Os livros utilizados na escrituração contábil atendem a diversas finalidades e são previstos em leis que tratam de aspectos societários e fiscais. O Código Civil Brasileiro, aprovado pela Lei nº 10.406/02, regulamenta a escrituração contábil nos arts. 1.179 a 1.195, destacando-se entre aqueles os seguintes dispositivos:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

§ 1º Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

§ 2º É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacional e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Art. 1.184. No Diário serão lançados, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

§ 1º Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de 30 dias, relativamente às contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.

Obrigatoriedade Lei 123/06

Art. 3º As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações realizadas:

I. Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;

II. Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;

III. Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;

Obrigatoriedade Lei 123/06

IV. Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;

V. Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;

VI. Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do IPI.

§ 1º Os livros discriminados neste artigo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

§ 2º Além dos livros previstos no caput, serão utilizados:

I. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;

II. Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;

III. Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

§ 3° A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.

Livros Contábeis e Fiscais

São Livros Obrigatórios para a Microempresa e Empresa de Pequeno Porte caracterizadas nos termos da Lei Geral:

I. Diário;

II. Razão;

III. Registro de Inventário;

IV. Registro de Entradas de Mercadorias;

V. Registro dos Serviços Prestados;

VI. Registro de Serviços Tomados;

VII. Outros, para os casos específicos.

Ainda, segundo Crepaldi (2003:99): Livros Auxiliares ou Facultativos são aqueles que, embora não estejam obrigados por lei, são necessários ao bom funcionamento do sistema contábil das empresas e do ponto de vista do interesse dos administradores. Entre os Livros Auxiliares ou Facultativos, destacam-se:

I. Caixa;

II. Contas Correntes.

Na particularidade examinada, os livros de escrituração obrigatórios devem conter certas formalidades legais intrínsecas e extrínsecas.

Formalidades Intrínsecas aos Livros:

I. utilizar forma e padrão contábil;

II. adotar idioma e moeda nacional;

III. possuir clareza e exatidão;

IV. não conter rasuras, borrões, emendas, entrelinhas ou transporte para as margens;

V. obedecer à rigorosa ordem cronológica;

VI. guardar continuidade;

VII. seguir método uniforme de escrituração - Plano de Contas.

Formalidades Extrínsecas aos Livros:

I. encadernação;

II. numeração sequenciada;

III. termos de abertura e encerramento;

IV. registro nos órgãos de registro de pessoas jurídicas

Demonstrações Contábeis

A microempresa e a empresa de pequeno porte devem elaborar, ao final de cada exercício social, o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado, em conformidade com o estabelecido na NBC T 3.1, NBC T 3.2 e NBC T 3.3.

É facultada a elaboração da Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, da Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, da Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos e das Notas Explicativas, estabelecidas na NBC T 3.4, NBCT 3.5, NBCT 3.6 e NBC T 6.2.

O Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado devem ser transcritos no Livro Diário, assinados por profissional de contabilidade legalmente habilitado e pelo empresário, conforme dispõe a NBC T 2, item 2.1.4.

Plano de Contas

A NBC T 19.13 enfatizou alguns aspectos importantes a serem considerados por ocasião da elaboração do Plano de Contas, que deve:

I. ser simplificado, embora conservando os elementos essenciais para sua utilização e finalidade;

II. considerar as especificidades, porte e natureza das atividades a serem desenvolvidas pela empresa;

III. possuir flexibilidade para gerar e controlar informações gerenciais;

IV. atender as exigências determinadas pela Lei Geral;

V. permitir conciliações com outros livros e relatórios fiscais e outros;

VI. conter, no mínimo, 4 níveis na estrutura organizada para sua codificação;

VII. segregar as despesas, custos e receitas com a finalidade de assegurar consistência nas informações contábeis, principalmente com relação aos aspectos conceituais desses itens.

Plano de Contas

Vejamos no particular do Plano de Contas o regramento vigente:

1. O Plano de Contas, mesmo que simplificado, deve ser elaborado levando em consideração as especificidades, porte e natureza das atividades e operações a serem desenvolvidas pela microempresa e empresa de pequeno porte, bem como em conformidade com as suas necessidades de controle de informações no que se refere aos aspectos fiscais e gerenciais;

2. O Plano de Contas Simplificado deve conter, no mínimo, 04 (quatro) níveis;

3. O Plano de Contas Simplificado deve contemplar pelo menos a segregação dos seguintes valores:

a) Receita de Vendas de Produtos, Mercadorias e Serviços;

b) Devoluções de Produtos, Mercadorias e Serviços Cancelados;

c) Custo dos Produtos Vendidos;

d) Custo das Mercadorias Vendidas;

e) Custo dos Serviços Prestados;

f) Despesas Operacionais, relativas aos demais gastos necessários à manutenção das atividades econômicas, não incluídas nos custos;

g) Outras Receitas Operacionais;

h) Receitas Não Operacionais; e

i) Despesas Não Operacionais.