Orçamento de Projetos: Estimativas e Controle Financeiro

Refletindo direto nos custos e, como consequência, nos lucros, o custo para se elaborar o orçamento aumenta quando a tecnologia é desconhecida ou quando há algum outro fator de incerteza no que diz respeito ao projeto.

Segundo Maximiano (2002), no começo de um projeto, é impraticável, em muitos casos, ir além de uma ideia aproximada de custos. A precisão só é possível no começo quando as pessoas envolvidas têm muita familiaridade com o tipo específico de projeto e, além disso, quando o projeto pertence a uma área de aplicação na qual a tecnologia já esteja consolidada, como é o caso da engenharia civil, por exemplo.

Para a NBR ISO 10006 (2000, p. 9): "Convém que o orçamento seja baseado nas estimativas de custos e cronogramas, com um procedimento definido para a sua aprovação. Convém que o orçamento seja consistente com os requisitos do Projeto, sendo quaisquer hipóteses, tolerâncias e contingências identificadas e documentadas. Convém que o orçamento inclua todos os custos autorizados e tenha um formato adequado ao controle de custos do Projeto."

Segundo Maximiano (2002), o orçamento é a estimativa dos custos do projeto. A informação relativa ao orçamento pode ser apresentada em dois formatos principais:

• a) Orçamento global: é uma relação dos custos totais, item a item, ou seja, pegamos a lista de atividades e colocamos valor para cada item.
• b) Cronograma de desembolso: é a programação das despesas ao longo do ciclo de vida do projeto. Nos contratos, o cronograma de desembolso estipula o número e o valor das parcelas a serem pagas pelo cliente.

O orçamento, em qualquer formato, é também o principal instrumento de controle financeiro do projeto, podendo ser apresentado em gráfico, tabela, etc. O orçamento é o planejamento resumido das operações que a empresa deve adotar em determinado nível de atividade; para tanto, na sua elaboração, é recomendado o envolvimento de todas as pessoas que controlarão e serão responsáveis pela sua execução.

Por ser um plano, deve ser acompanhado (controlado) e ajustado, ou seja, deve passar por revisões periódicas a fim de atender aos diferentes níveis de atividade da empresa.

A orçamentação envolve a agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto. A declaração do escopo do projeto fornece o orçamento sumarizado. No entanto, as estimativas de custos da atividade do cronograma ou do pacote de trabalho são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho (UM GUIA, 2004, p. 167).

Para Kelling (2002), o orçamento tem o objetivo de estabelecer compromissos com metas a serem atingidas, estabelecer e criar responsabilidades dos executivos com o resultado projetado ou desejado, criando limites aos gastos e diretrizes para os executivos nos diversos setores da empresa.

De acordo com Gorges (2007), o processo de orçamentação agrega os custos estimados dos itens do WBS para estabelecer uma linha de base dos custos totais do projeto. A declaração do escopo fornece um orçamento sumarizado, enquanto que o orçamento apresenta os detalhes.

O desempenho do projeto pode ser avaliado com base no dinheiro que entra e sai durante o projeto, ou seja, no fluxo de caixa do projeto e no resultado final. Os valores considerados na elaboração do orçamento do projeto devem incluir, além dos custos, as contingências para os riscos.