Ordenador de Despesas: Responsabilidades e Adiantamentos

Ordenador de Despesas

Definição

O ordenador de despesas é a autoridade que autoriza a execução de uma despesa pública. Refere-se a qualquer autoridade cujos atos resultem em emissão de empenho, autorização de pagamento, adiantamento ou dispêndio de recursos públicos pelos quais responda. Pode ser primário ou secundário.

Requisitos

Para ser um ordenador de despesas, é necessário ser pessoa física investida na administração pública. Isso pode ocorrer por meio de concurso público (ocupante de cargo público permanente), provimento em cargo em comissão, assessoramento ou função gratificada.

Responsabilidades

As responsabilidades do ordenador de despesas incluem:

• Ordenar despesas;
• Zelar pela regularidade formal do processamento da despesa;
• Atender ao interesse público.

Princípios Básicos

Os princípios básicos a serem observados pelo ordenador de despesas são:

1. Legalidade: Antes de ordenar a despesa, o ordenador deve verificar se há norma legal que a autorize. Em caso de recebimento de ordem manifestamente ilegal de superior hierárquico, deve recusar-se ao cumprimento. Caso cumpra a ordem ilegal, a responsabilidade pela reparação do dano, se houver, é solidária, assim como em caso de multa pelo Tribunal de Contas.
2. Fidelidade Funcional: Dever de quem arrecada ou utiliza dinheiro público, ou que tenha sob sua guarda e responsabilidade valores ou bens públicos, de submeter os atos de gestão financeira e patrimonial à verificação da probidade, zelo e conservação dos bens sob sua responsabilidade.
3. Cumprimento do Programa de Trabalho: Ao autorizar a despesa e proceder com o seu empenho (conforme Art. 60 da Lei 4.320/1964), o ordenador de despesas concretiza o cumprimento do programa de trabalho.

Ordenador de Despesas Primário

O ordenador de despesas primário é aquele nomeado pelo chefe do Poder Executivo. Ele é responsável pelo orçamento da entidade administrativa direta ou indireta que lhe é subordinada.

Responsabilidade por Subordinados

O ordenador de despesas responde pelos atos do subordinado quando:

• Os atos forem praticados em cumprimento às suas ordens;
• O subordinado exceder os limites de uma ordem, com sua conivência.

Observação: Ordenador de despesas não é um título de cargo.

Regime de Adiantamento para Despesas

Definição

O regime de adiantamento para realização de despesas, definido em lei, consiste na entrega de numerário a um servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria. Destina-se a realizar despesas que não possam submeter-se ao processo normal de aplicação (BRASIL, 1964), independentemente da vinculação do servidor (estatutário, comissionado, empregado público contratado pela CLT). A concessão do adiantamento é feita pelo ordenador de despesas.

Aplicação

O regime de adiantamento é aplicável, de forma geral, a despesas extraordinárias e urgentes, e despesas de caráter secreto ou reservado. Exemplos: despesas com diligências policiais, despesas eventuais de gabinete e despesas com combustíveis.

Prestação de Contas

O servidor que recebe adiantamento deve prestar contas. Os documentos da prestação de contas devem observar o seguinte:

• Não conter rasuras ou emendas;
• Data dos documentos deve pertencer ao mês/período do adiantamento;
• Data de emissão das notas fiscais dentro do prazo de validade estabelecido pela Fazenda Pública;
• Notas fiscais, faturas, duplicatas e recibos emitidos em nome da instituição, com endereço, CNPJ e outros dados necessários;
• Comprovantes de despesa com recibo de quitação;
• Comprovantes de materiais/serviços com declaração de recebimento/execução;
• Pagamentos a pessoas físicas devem observar a legislação tributária, retendo na fonte o devido e observando obrigações patronais para autônomos;
• Procedimento similar para pessoas jurídicas, especialmente sociedades civis;
• Saldo a devolver deve ser recolhido via depósito bancário, com guia anexada à prestação de contas.

Prestação de Contas - Obrigatoriedade

Se o servidor não prestar contas voluntariamente, o ordenador de despesas deve providenciar a tomada de contas. Nesse processo, o servidor é obrigado a prestar contas ou devolver o valor. Após a tomada de contas, o ordenador a encaminha ao Tribunal de Contas para aplicação de penalidades.

Restrições à Concessão de Adiantamento

Não se concede adiantamento a servidor:

• Em alcance (não apresentou prestação de contas no prazo);
• Com prestação de contas impugnada (total ou parcialmente);
• Responsável por dois adiantamentos e sem prestar contas de pelo menos um;
• Não em efetivo exercício;
• Respondendo a inquérito administrativo;
• Que não atendeu à notificação para regularizar a prestação de contas;
• Que não prestou contas no prazo legal.

Responsabilidade do Ordenador por Irregularidades

Se o ordenador aprovar prestação de contas com irregularidades, torna-se solidariamente responsável pelos danos ao erário. Deve, então, abrir tomada de contas para apurar as irregularidades na utilização do adiantamento.

Observação: A lei que trata do regime de adiantamento exclui as despesas subordinadas ao processo normal de aplicação, exigindo a excepcionalidade.