Organização Empresarial e Gestão de Pessoal

Organização de Negócios

A empresa é a entidade que coordena os fatores de produção de forma organizada com o intuito de alcançar objetivos predeterminados. Esta definição é muito geral e seria válida para qualquer tipo de sistema económico. A organização dos fatores de produção implica a tomada de decisões empresariais sobre as responsabilidades das pessoas na empresa, os tipos e quantidades de fatores a serem empregados, as formas de financiamento, distribuição, processos de vendas, etc.

A Tomada de Decisão

Estabelecer ou reformar algo, coordenando as pessoas e os meios adequados. A organização tem duas tarefas principais:

• Definir as tarefas de cada departamento.
• Atribuir as responsabilidades aos indivíduos.

Uma das tarefas mais importantes das diferentes pessoas que trabalham na empresa é tomar decisões para planear as diferentes tarefas necessárias e resolver problemas que possam surgir. Algumas decisões, especialmente se forem únicas ou não repetitivas, são tomadas rotineiramente, mas outras, mais complexas ou importantes, tendem a ser mais ponderadas. Em geral, o processo de tomada de decisão tem as seguintes fases:

1. Identificação: Esta fase baseia-se na busca de informações sobre o problema que precisa ser resolvido. É necessário identificar claramente o problema.
2. Análise da Informação: Determinar se a informação é suficiente e válida, de modo que, uma vez selecionada, permita identificar alternativas e propor diferentes soluções para o problema da eleição.
3. Solução: Ao escolher a solução, deve-se considerar:
   • O risco a ser assumido.
   • A aceitação pelas pessoas impactadas.
   • A capacidade de implementá-la no prazo adequado.
   • As limitações de recursos humanos e materiais disponíveis.
   Não se esqueça que um certo grau de criatividade pessoal é muitas vezes benéfico para projetos empresariais interessantes.

Modelos de Organização Empresarial

A empresa, como uma organização que utiliza recursos humanos e materiais para produzir bens e serviços que atendam às necessidades das pessoas, deve levar em conta os seguintes princípios básicos para a determinação da sua organização:

• A divisão do trabalho.
• Unidade de objetivo final (lucro ou outras prioridades).
• A descentralização de tarefas.
• A comunicação entre os diferentes grupos e pessoas na empresa.

A organização do negócio pode ser formal ou informal:

• a) Organização Formal: Aquela que tem regras e papéis claramente definidos para cada grupo. Estas regras são definidas antecipadamente pela autoridade da empresa e impostas ao pessoal.
• b) Organização Informal: Aquela que é criada entre indivíduos ou grupos da empresa com base em relações de parentesco, amizade ou interesse. Numa operação conjunta, é essencial conhecer a organização informal para alavancar os seus pontos fortes e evitar os efeitos negativos que ela pode produzir sobre os objetivos.

Organização de Gestão Única

Esta forma de organização é a melhor para pequenas empresas. Sua principal característica é a concentração de poder numa só pessoa ou grupo. As principais formas presentes são:

• a) Organização Hierárquica: Baseada numa pirâmide de autoridade, em que todos sabem a quem obedecer e quem devem obedecer.
• b) Organização Funcional: Baseada na especialização dos serviços e funções.
• c) Organização Mista (Linha-Staff): Uma combinação das duas anteriores. Pode-se acrescentar assessores (staff) ou criar comissões ad hoc para tarefas específicas e concretas.

Organização de Gestão Múltipla

A complexidade de algumas empresas, cuja diversificação de produtos e mercados é muito grande, levou ao desenvolvimento de uma organização de gestão múltipla. Caracteriza-se pelo facto de as decisões serem tomadas por diferentes pessoas ou grupos, superando a capacidade de um único órgão. Os modelos organizacionais também podem apresentar divisões por: turnos, área geográfica, produto, território, mercados orientados para o cliente, diferentes processos de produção, e a estrutura matricial ou de malha (responsabilidade compartilhada entre especialidades e produtos).

Organograma

Representa a estrutura da empresa e as suas diferentes áreas, secções, departamentos, divisões, etc., expressando a dependência entre si e estabelecendo os diferentes canais de comunicação. Para elaborar um organograma na empresa, deve-se ter em mente:

• Determinar a estrutura da empresa.
• Definir os papéis de cada um dos elementos.
• Atribuir o pessoal mais capacitado para cada tarefa.
• Definir a hierarquia de cada função e o tipo de comunicação existente entre elas.
• Os organogramas devem ser flexíveis e permitir o crescimento ou desenvolvimento da empresa.

O Departamento de Pessoal da Empresa

Atualmente, deve existir um departamento específico para o pessoal.

Funções do Departamento de Pessoal

É responsável por organizar e gerir as pessoas. Pode ter diferentes nomes, tais como Pessoal, Recursos Humanos, Relações Laborais, Departamento Social, etc. É composto por membros com diferentes graus de responsabilidade, utiliza recursos financeiros e materiais, e as suas principais tarefas são planear, organizar, gerir, avaliar e controlar as atividades de pessoal da empresa.

Criação de Empregos

Uma vez definido o organograma, gera-se a criação de empregos e a qualificação do pessoal da empresa. Para isso, deve-se levar em conta os seguintes elementos:

• Conhecer as tarefas a serem abordadas em cada secção e a ordem de realização das mesmas.
• Calcular o tempo e os recursos necessários para executar as tarefas.
• Quantificar as pessoas necessárias e as suas categorias.
• Identificar as qualificações exigidas para os trabalhadores.

Perfis Profissionais e Profissiográficos

Os perfis de trabalho são documentos que definem os deveres, responsabilidades, características físicas, ambientais, qualificações profissionais requeridas e outras especificações que definem claramente os tipos e condições de cada trabalho. Uma vez desenvolvidos os perfis de trabalho para cada posição, a empresa elabora os perfis profissiográficos correspondentes. Trata-se de documentos que mostram as características, aptidões e atitudes que as pessoas adequadas devem ter para preencher a vaga. Mais especificamente, identificam as aptidões físicas, técnicas e psicológicas, as competências, os aspetos emocionais e os conhecimentos necessários para a posição em análise.

Recrutamento de Funcionários da Empresa

As leis laborais exigem que as empresas e trabalhadores legalizem as suas relações laborais através de contratos de trabalho. A legislação social é considerada de tipo misto: as partes são livres de propor os seus termos, salvaguardando os princípios básicos para proteger os trabalhadores. Basicamente, os contratos de trabalho têm as seguintes características:

• Consensual: As partes concordam com o indicado no contrato.
• Bilateral: Obriga ambas as partes.
• Oneroso: Existem obrigações de natureza económica.
• De trato sucessivo: As obrigações cumprem-se ao longo do tempo.
• Normativo: A vontade livre está sujeita às normas laborais para cada tipo de contrato.

Escolher o Tipo de Contrato

As empresas têm de escolher os contratos que são mais adequados aos seus objetivos. Para isso, devem ter em conta os seguintes aspetos:

• A forma jurídica da empresa.
• O tipo de trabalho a realizar.
• A necessidade temporária de mão de obra.
• Incentivos à contratação da pessoa (ex: desempregados de longa duração, mulheres em setores onde estão sub-representadas, pessoas com deficiência, jovens em primeiro emprego, outras características de grupos específicos).
• Os custos sociais (ex: indemnizações por rescisão de contrato, subsídios e isenções de pagamento à Segurança Social, subsídios e deduções fiscais).
• Outras condições de interesse para a empresa e para o trabalhador a ser contratado.

Procedimentos Subsequentes

Após a contratação dos trabalhadores, as empresas devem cumprir uma série de procedimentos legais, entre os quais estão os seguintes:

• Filiação do trabalhador na Segurança Social (SS).
• Comunicação dos novos contratos ao Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) ou entidade equivalente.
• Comunicação aos representantes dos trabalhadores na empresa.
• Cumprimento da legislação laboral em vigor.

Gestão Financeira e Custos Sociais

Custos do Trabalho (Salário)

O salário é constituído pela totalidade da prestação económica, monetária ou não, recebida pelos empregados pelos seus serviços prestados à empresa. A sua estrutura geral inclui:

• Salário base.
• Subsídios (antiguidade, experiência, incentivos, subsídios de vencimento superior a um mês, complementos em espécie, complementos de alojamento e outros complementos).
• Acréscimos marginais (benefícios, subsídios ou outras perceções).

Sobre a maioria destes conceitos, o empregador deve fazer os cálculos adequados para quantificar as contribuições sociais e reter e liquidar os montantes devidos ao imposto sobre o rendimento.