Organização de Projetos: Estruturas e Princípios

Por que organizar um projeto?

• A organização ajuda os gerentes a:
• Minimizar as fraquezas que consomem recursos financeiros.
• Evitar duplicação de esforços, combinando tarefas com pessoas.
• Evitar a falta de oportunidade para adquirir uma variedade de características que podem conduzir ao crescimento profissional dos membros da equipe.

O processo de organização

• Trata-se de um processo que estabelece, ordenadamente, o uso eficiente dos recursos do projeto a fim de atingir seus objetivos.
• Relaciona-se com a atividade de estabelecer a comunicação, criar e manter relacionamentos entre todos os recursos.
• Quando as partes interessadas chave participam do processo de organização, são motivadas a aceitar e se comprometer com os requisitos do projeto.

“O projeto organizacional requer a tomada de decisão que identifica as forças ambientais, as escolhas estratégicas, os fatores tecnológicos, a localização, o papel de cada recurso unitário dentro do conjunto, as responsabilidades e as autoridades” (Maxmiano, 2002)

Um bom projeto organizacional

Um bom projeto organizacional tem a capacidade de produzir os seguintes resultados:

• Facilitar o fluxo de informações e a tomada de decisão;
• Indicar canais de comando e redes de comunicação formal;
• Clarear os níveis necessários de coordenação entre departamentos;
• Indicar as áreas de delegação e cooperação.

Princípios da Organização de Projetos

• Princípio da unidade de comando: cada elemento da organização responde a apenas um gerente.
• Autoridade e responsabilidade: a pessoa responsável por fazer uma determinada tarefa deve ter autoridade para fazê-la ou para conseguir que seja feita por outras.
• Hierarquia: a organização necessita de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados. Em toda organização formal existe uma hierarquia.
• Flexibilidade: os gerentes devem, periodicamente, revisar a adaptabilidade da organização a novas situações.
• Divisão do trabalho: designar partes do projeto a membros da equipe conforme suas habilidades.
• Divisão por departamento: agrupar funções e porções do trabalho em unidades semi-autônomas.
• Formalização: grau no qual as políticas, procedimentos, regras e a descrição do trabalho são documentados.
• Cadeia escalar ou cadeia de comando: linha de comando clara que caminha do topo para a base da organização.
• Amplitude no gerenciamento: número de subordinados que um supervisor pode gerenciar.
• Centralização: grau de autoridade mantido nos vários níveis de hierarquia organizacional.
• Complexidade: quantidade de tipos de trabalho e departamentos distintos na organização do projeto.
• Delegação: processo de transferir autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia.
• Responsabilidade: dever de desempenhar a tarefa ou atividade designada.
• Especialização: quebrar tarefas complexas em partes funcionais mais simples.

Tipos de Estruturas Organizacionais

Há três tipos clássicos de estruturas organizacionais:

• Estruturas funcionais (ou hierárquicas)
• Estruturas orientadas a projetos
• Estruturas matriciais (fracas, balanceadas e fortes)

Estruturas Funcionais

• São as mais comuns na atualidade.
• Caracterizam-se por uma orientação funcional baseada em especializações.
• Possuem linhas de comando e autoridade claras e rígidas.
• Cada indivíduo reporta-se apenas a um superior.
• Cada pessoa possui uma posição bem definida, conforme seu cargo.
• Nota-se pouco comprometimento com os projetos.
• Os recursos pertencem ao gerente funcional.

Estruturas por Projeto (Força-Tarefa)

• A organização se estrutura verticalmente para atender exclusivamente aos projetos.
• Cada equipe é separada das demais.
• O gerente de projeto assume posição de autoridade e responsabilidade.
• Pode possuir autoridade para adquirir recursos dentro ou fora da organização.

Estruturas Matriciais

• Foram desenvolvidas para maximizar as forças e minimizar as fraquezas das estruturas anteriores.
• Mantêm as linhas funcionais de autoridade e estabelecem uma estrutura horizontal para suportar projetos.
• Soluções baseadas em compartilhamento.
• Projetadas para atender a diversos projetos simultaneamente.
• Recursos humanos são alocados temporariamente ao projeto.

Matrizes Fracas

• Os responsáveis pelo projeto possuem pouca autoridade formal.
• Gerentes são especialistas técnicos.
• Coordenador de projetos pode ter autoridade.

Matrizes Balanceadas

• Gerentes não possuem autoridade total, mas negociam com os gerentes funcionais.
• Gerentes de projetos e equipe atuam em tempo integral no projeto.

Matrizes Fortes

• Gerentes possuem autoridade total e preferência na escolha dos recursos.