Organização, Sistemas e Métodos: Eficiência Empresarial

Organizar

Definição: A maneira pela qual a administração estabelece uma estrutura formal para usar os recursos financeiros, físicos, materiais e humanos da organização com mais eficácia.

- Delegar autoridade e poder de decisão.

- Eliminar desavenças e fofocas no setor.

Organização

- Tem que ser clara.

Sistema

Conjunto de partes independentes.

Métodos

- Estabelecimento consciente e formal dos procedimentos para ter controle.

Conceituação de OSM

Atividade administrativa para obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos (RH), Recursos Materiais (RM) e Recursos Tecnológicos (RT), através de técnicas científicas.

Atividades de OSM

• Elaborar normas, regulamentos e manuais.
• Estudar os ciclos organizacionais.
• Analisar alternativas e avaliar os impactos.
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades.
• Estruturar formas e necessidades de capacitação pessoal.
• Comunicação (divulgar e implantar os trabalhos de OSM na organização).

Organização Formal e Informal

A organização é um sistema planejado de esforço cooperativo no qual cada participante tem papel definido a desempenhar e deveres e tarefas a executar.

- O plano informal pode ser incompleto - pode não compreender integralmente o padrão de comportamento efetivamente seguido.

A Organização Formal é um sistema de atividades ou de forças, de duas ou mais pessoas, conscientemente cooperadas. Exemplo: Empresas que anunciam vagas de emprego em jornais ou internet. Existe de forma documental, com registro, normas, regulamento e estrutura (não se escolhe com quem vai trabalhar).

A Organização Informal é um agregado de contratos e interações pessoais e o agrupamento de pessoas associadas. Exemplo:

• Desburocratizar: Diminuir registros, normas e procedimentos a fim de finalizar e agilizar o processo produtivo.
• Descentralizar: Dar poder para a base da pirâmide, assim facilita a tomada de decisão.
• Departamentalizar: Agilizar o processo produtivo, a fim de deixar os processos mais rápidos e facilitar o processo de informatização.

Surgimento da OSM (Determinantes)

• Crescimento e complexidade organizacional.
• Problemas estruturais de difícil solução.
• Desvio de objetivos planejados.
• Defasagem de técnicas e processos.

Ambientes Externos

• Política, economia, leis, concorrência, tecnologia, demografia, cultura social e geografia.

Cultura Organizacional

Criada por alguém e considerada correta.

Cultura: Mitos, ritos, cerimônias, crenças e valores.

Cultura Interna: Na maioria das vezes pode não ser boa.

QDT (Quadro de Distribuição de Tarefas)

• Para não haver sobrecarga de tarefas na equipe.
• Evitar disparidades.
• Considerar gênero e raça.
• Definir responsabilidades e tarefas.
• Avaliar riscos.
• Promover igualdade salarial.

Deteriorização das Organizações

Todo indício de deterioração deve ser captado e corrigido.

Para que seja possível detectar esses indícios é preciso compreender a fundo:

• O conjunto de variáveis que compõem a realidade da vida organizacional.
• A dinâmica do mundo comportamental das organizações.
• O processo de desenvolvimento das organizações.
• O processo de intervenção consciente e planejado na vida de uma organização.
• Fenômenos que ocorrem na dinâmica do relacionamento entre o interventor e os membros da organização.

Causas do Processo de Deterioração

• Paradigmas ultrapassados.
• Desconhecimento administrativo.
• Desequilíbrio e inexperiência dos chefes.
• Falta de especialização no setor.
• Negligência.
• Fraudes.
• Infortúnios.
• Causas desconhecidas.

Fatores que estão Relacionados à Deterioração

• Identificação dos objetivos e metas: Conhecer a missão da empresa.
• Incoerência entre planejar e executar.
• Indefinição na divisão do trabalho: Precisa padronizar tarefas.
• Descoordenação no poder decisório: Muitas pessoas para dar ordens.
• Obscuridade das políticas e diretrizes: Tem que ser tudo transparente.
• Excesso de centralização e personalismo do chefe: Chefes autoritários.
• Imprecisões no processo de comunicação.
• Falta de interação com a sociedade e o ambiente externo.
• Sentimento negativo dos empregados com relação à organização: Trabalhar falando mal da própria organização.
• Existência de focos crônicos de desperdícios: Próprios colaboradores gerando desperdício.

Focos de Desperdício de Tempo

• Atraso nas comunicações.
• Falta de preparo nas reuniões.
• Interrupções e visitas.
• Chamadas de telefone.
• Erros dos colaboradores e subordinados.
• Excesso de burocracia (papéis).
• Paralisações no trabalho (greve e falta de recursos para a produção).
• Falta de pontualidade.
• Retardamento nas decisões.
• Consultas desnecessárias.

Fatores de Desperdício de Esforço

• Realização de trabalho que não produza nada de valor.
• Deslocamento desnecessário de pessoas e materiais.
• Armazenagem desnecessária de materiais.
• Falta de sincronização das operações.
• Duplicidade de controle.
• Falta de programação.

Reflexo da Deteriorização das Organizações

• Perde-se a credibilidade da cúpula perante os executores.
• São tomadas medidas imediatas, acompanhadas de fórmulas mágicas.
• São pregadas frases tais como: "Tem que dar certo".
• Os salários são considerados as causas da crise.
• Os interesses pessoais são intensificados em detrimento dos interesses sociais.

E suas Consequências

• Ciclo destrutivo de 1º grau: Visão parcial dos problemas, políticas e estrutura deficientes, má distribuição do trabalho.
• Resultados comportamentais: Conflitos de competências, comunicação deficiente, superposição de tarefas, refúgios psicológicos.
• Consequências: Excesso de centralização, focos de desperdícios, incoerência entre planejamento e execução.