OSM: Conceitos Essenciais de Organização, Sistemas e Métodos

OSM (Organização, Sistemas e Métodos) é um ramo da administração que estuda as organizações dos pontos de vista estrutural, operacional e administrativo. Seu objetivo é maximizar a eficiência na utilização dos recursos, melhorando as condições do trabalho humano para que se atinja o objetivo desejado.

Surgiu inicialmente como OM (Organização e Métodos), preocupada em desenvolver as melhores estruturas organizacionais. Posteriormente, o S (Sistemas) foi agregado, incorporando parte do trabalho dos analistas de sistemas, com foco mais voltado para a qualidade.

Teorias da Administração: A Base do OSM

As teorias da administração são a base conceitual do OSM. São elas:

• Tradicionalistas: O foco principal são as tarefas e a análise das atividades.
• Humanistas: O foco são as relações humanas e conceitos de liderança.
• Behavioristas (Comportamentais): O foco é o comportamento e a análise estrutural da organização.
• Estruturalistas: O foco é o relacionamento formal / informal das organizações e a relação homem versus produção.
• Motivacionistas: O foco são as pesquisas sobre comportamento e motivação.
• Desenvolvimento Organizacional (DO): O foco são as mudanças na organização e o acompanhamento das mudanças do meio ambiente.
• Contingenciais: O foco é a relação das teorias administrativas e o resultado obtido nas organizações através de sua aplicação.

Pontos de Vista para Análise Organizacional

As empresas podem ser analisadas sob três perspectivas:

• Institucional
• Processos Organizacionais
• Processos e Métodos de Trabalho

Estrutura Típica de Organização e Métodos (OM)

Uma possível estrutura para a área de OM inclui:

• Direção
• Assistência
• Gerência (aplicada a cada ponto de vista e tipo de serviço)

Áreas Funcionais da Organização

As organizações possuem estruturas que separam os diversos níveis de autoridade e trabalho, e cada divisão representa uma área funcional. Essas divisões sistematizam o trabalho com base no objetivo que se pretende alcançar. As principais áreas são:

• Funções Técnicas: Produção de produtos e serviços.
• Funções Comerciais: Compra e venda.
• Funções Financeiras: Procura e gerência de capitais.
• Funções de Segurança: Proteção de bens e pessoas.
• Funções Contábeis: Relacionadas ao inventário e balanço.
• Funções Administrativas: Coordenam e sincronizam as demais funções.

Tipos de Negócio

• Empresa de prestação de serviços
• Empresa de vendas por varejo e atacado
• Distribuidoras
• Empresas industriais e mistas

Cargo e Função: Definições Essenciais

Cargo é o lugar ocupado por um funcionário, enquanto Função é o conjunto de tarefas designadas a esse cargo.

• Funções (ou Atividades Fim): Geram o produto ou serviço final.
• Funções (ou Atividades Meio): Estão relacionadas ao suporte e à produção do produto ou serviço.

O Papel do Gerente e Suas Competências

O gerente é a pessoa que coordena o trabalho de uma equipe, atuando como um canal de comunicação entre a alta gerência e a força de trabalho. Algumas de suas competências essenciais são:

• Prever: Antecipar-se a mudanças e tendências.
• Organizar: Maximizar a eficiência dos recursos disponíveis.
• Coordenar: Manter a harmonia e o alinhamento do trabalho da equipe.
• Comandar: Manter a equipe motivada.
• Controlar: Acompanhar e avaliar o desempenho da equipe.

Níveis de Gerência

• Alta Gerência: Foco na visão organizacional e estratégica.
• Média Gerência: Foco na visão setorial e tática.
• Baixa Gerência (Supervisão): Foco na visão operacional e execução diária.

Níveis Organizacionais (Planejamento)

• Nível Estratégico: Planejamento do rumo da organização como um todo, focado no longo prazo.
• Nível Tático: Planejamento de médio prazo, aplicado a setores específicos da organização.
• Nível Operacional: Planejamento de curto prazo, movimentando setores específicos para a execução das tarefas.

Departamentalização: Estrutura e Divisão de Tarefas

A Departamentalização é o processo pelo qual as organizações são divididas para que haja um claro entendimento das responsabilidades, separando as atividades meio das atividades fim. O crescimento da empresa aumenta a necessidade de dividir tarefas, resultando no surgimento de novos departamentos e cargos. A departamentalização estuda estas divisões sob os pontos de vista vertical e horizontal:

• Horizontal: Aumenta a “largura” da empresa com o surgimento de novos departamentos na mesma linha hierárquica.
• Vertical: Aumenta a “altura” da empresa com o surgimento de subsetores para melhor gerenciar as atividades do setor como um todo.

Tipos de Departamentalização

• Por Funções
• Por Produtos ou Serviços
• Por Localização Geográfica
• Por Clientela
• Por Processo
• Por Projeto

A Pirâmide das Necessidades de Maslow

Segundo Maslow, para atingirmos nosso potencial máximo, precisamos satisfazer certas necessidades básicas. Estas necessidades são divididas em Fatores de Higiene (que satisfazem a busca material) e Fatores Motivacionais (que conduzem o trabalho).

O pesquisador montou uma pirâmide com cinco níveis:

1. Necessidades Fisiológicas (ou Físicas)
2. Necessidades de Segurança
3. Necessidades Sociais (ou de Afiliação)
4. Necessidades de Status (ou Estima)
5. Autorrealização

Os três primeiros itens (Fisiológicas, Segurança e Sociais) são considerados Fatores de Higiene, e os dois últimos (Status e Autorrealização) são Fatores Motivacionais.