Otimização de Projetos e Liderança: Guia Completo

Otimização de Projetos

Otimizar o Prazo: Implica diminuir a duração do projeto através da afetação de recursos, se necessário, ou seja, aumentando os custos. Quando se tenta reduzir a duração de um projeto utiliza-se o Método do Caminho Crítico.

Deve-se em primeiro lugar identificar o caminho crítico e em seguida ordenar as tarefas de acordo com a duração. Depois devemos identificar a mais longa e tentar encurtá-la. Devemos também considerar os impactos na qualidade e no âmbito e decidir se vale a pena.

Otimizar o Custo: Aplicável a situações de orçamento limitado em que o controlo de custos é fundamental. Deve-se ordenar as tarefas de acordo com o seu custo e depois devemos identificar a mais cara. Tentar diminuir os custos (menos recursos, outros recursos, menos tempo, etc.) e depois tem que se decidir se vale a pena.

Otimizar os Recursos (Nivelamento de Recursos): Implica melhorar a distribuição de recursos e o seu aproveitamento integral. Deve-se identificar o caminho dos recursos críticos, ou seja, os que estão subaproveitados pois não estão a ser totalmente utilizados. Descobrir o recurso mais crítico (o que trabalha menos) e considerar os impactos na qualidade e âmbito. Posteriormente temos de decidir se vale a pena.

Gerir a Equipa: Colaboração

• Colaboração: Colocar frente-a-frente as partes em conflito para resolverem os desacordos através de uma solução que permita a cada parte atingir os seus objetivos (Win-Win).
• Compromisso: Cada parte em conflito cede em algumas das ambições para se chegar a acordo, o que implica negociação.
• Acomodação: Tenta reduzir as emoções que deram origem ao conflito. Enfatiza-se as áreas de acordo e tenta-se não dar importância ao que está em desacordo. Não resolve o conflito mas mantém as pessoas disponíveis para negociação.
• Imposição: Quando mais alto na hierarquia o conflito chega, mais vezes ele se resolve por imposição, ou seja, decisão superior em favor de umas das partes em conflito.
• Retirada: Estratégia que assenta em ignorar o conflito na esperança que ele desapareça. Utilizado em assuntos pouco relevantes.

Estilos de Liderança

• Directivo: Impõe decisões unilaterais, limita o conhecimento acerca dos objetivos e muitas vezes utiliza a punição como único feedback. É utilizado quando um objetivo tem de ser atingido rapidamente e temos a certeza que o caminho escolhido é o melhor.
• Participativo: Envolve o grupo de trabalho na tomada de decisão e divulga amplamente os objetivos dando feedback de todas as evoluções.
• Laissez Fair (Rédea Livre): Dão liberdade total ao grupo, fornecem os recursos e apenas participam para responder a questões e raramente dão qualquer feedback.

Teoria da Liderança Situacional

• Quadrante Q1: Nível de entrada. Pouca experiência e conhecimento. Estilo directivo. Orientado à tarefa. Pouco “preocupado” com o colaborador.
• Quadrante Q2: Já têm algum conhecimento das tarefas mas ainda necessitam de orientação. Começam a estabelecer-se relações pessoais.
• Quadrante Q3: Quando os colaboradores já têm bons conhecimentos das tarefas mas ainda necessitam de estabelecer e cimentar as relações de equipa. Estilo Participativo.
• Quadrante Q4: Colaboradores com competências próprias capazes de autonomia. Pouca preocupação com o colaborador na tarefa e relacionamento. Estilo Laissez-Faire (Rédea Livre).

Hierarquia de Necessidades de Maslow

Fisiológicas, segurança, pertença, auto estima e auto realização.

Teoria das Expectativas

• Expectativa Esforço-desempenho: Qual a probabilidade de o esforço conduzir ao desempenho pedido?
• Expectativa Desempenho-Resultado: O sucesso no desempenho vai produzir os resultados desejados?
• Valência: A recompensa é suficiente?

Fechar ou Encerrar o Projeto

Significa um conjunto de operações:

• Encerrar administrativo do projeto:
• Repositório do Projeto: Conjunto de documentos produzidos durante o desenrolar do projeto. Devem ser guardados em local seguro, de preferência em formato digital.
• Aceitação Formal: Inclui a verificação de que o projeto produziu os resultados pretendidos. Inclui a assinatura de quem tem a competência para o aceitar e é um documento que prova a sua satisfação. É o marco que dá início à garantia do produto.
• Encerrar os contratos: Significa a produção de um documento formal que certifica a boa conclusão do projeto de acordo com as cláusulas que foram definidas no início. Deve reflectir o cumprimento de todas as cláusulas do Termo de Abertura.
• Registar as lições aprendidas: Recolhemos o conjunto de experiência e práticas que contribuíram para o sucesso ou insucesso do projeto. Servem para documentar e fundamentar as opções tomadas e as suas consequências para servirem de exemplo no futuro.

Ética e Responsabilidade Social

A primeira das leis diz que o lucro pessoal do chefe do projeto nunca pode ser fator de decisão ao longo do projeto. Outra diz que se devem considerar os conflitos de interesse que podem ocorrer como por exemplo: Ter familiares ou amigos a concorrer a lugares na equipa, Recusar presentes dos fornecedores, Ter capacidade de recusar as influências dos seus superiores que provoquem prejuízo ao projeto em troca de promoções pessoais. Também a aplicação dos conhecimentos profissionais tem regras: Honestidade intelectual na construção do CV, Construir relatórios verdadeiros, Cumprir leis e regulamentos, Respeitar a confidencialidade da informação, Não usar a informação empresarial para proveito pessoal. Respeitar a propriedade intelectual de terceiros. Decidir confrontos de interesses a favor do projeto.