Planeamento e Logística de Eventos

O Planeamento Operacional

O planeamento operacional envolve:

• Definição das equipas de trabalho (planeamento, execução e controlo das ações a realizar);
• Empresas de outsourcing (catering, animação, decoração, meios audiovisuais, etc.);
• Estrutura do programa e o conteúdo das palestras/conferências/comunicações (nomes dos convidados, horários, durações, etc.);
• Elaboração e envio de convites;
• Merchandising;
• Divulgação do evento (meios de comunicação social, entre outros);
• Assessoria de imprensa;
• Definir equipa para lidar com a gestão de crise;
• Lista e registo dos participantes/visitantes;
• Verificar o investimento total previsto para o evento (elaboração de um orçamento mais preciso e proceder a ajustes);
• Acompanhamento e implementação de ações por parte dos colaboradores;
• Formulários e questionários de avaliação.

A Logística e a Gestão dos Recursos

O termo "logística", relativamente aos eventos, corresponde à gestão dos recursos associados à organização dos mesmos e são inúmeros os recursos envolvidos. Torna-se imperativo que, na fase de planeamento, se faça um levantamento exaustivo dos recursos envolvidos.

Nos eventos de maior dimensão, deve nomear-se um diretor de logística, que coordene as equipa(s) de montagem, controlo e desmontagem do evento.

A Logística e a Gestão dos Recursos

Palco

Existem vários tipos de palco (altura, largura e profundidade). É fundamental uma estrutura base adequada à necessidade.

Localização

Analisar onde se vai dispor todo o material necessário para o evento e determinar as diferentes áreas (receção, credenciamento, promotoras, participantes, etc.).

Aspetos Técnicos

Energia elétrica, luzes e som: onde colocar os quadros elétricos, tipos de quadros (monofásicos, trifásicos, etc.), tipos de luzes e direção, tipos de som, etc.

Aspetos Audiovisuais

São importantes quando se trata de um tipo de evento que envolva algum tipo de apresentação, seja em palestra ou mesmo apresentação de um produto.

Na Montagem dos Eventos

Decoração

Deverá estar adequada ao espaço e temática do evento.

Serviço de Catering

Verificar as condições de higiene e de conservação que este tipo de serviço exige, artistas, equipa de trabalho.

Motivação das Equipas

As equipas de desmontagem devem estar motivadas até à fase da desmontagem, assegurando assim que todas as ações sejam executadas de forma cuidada, assegurando não só um bom final do evento como um bom início do evento que se seguirá (se for caso disso). Outras tarefas importantes para além da desmontagem física de infraestruturas:

• Limpeza e arrumação;
• Identificação dos pontos fortes e fracos do plano de logística;
• Verificação dos custos e receitas;
• Recolha da informação que possibilite a avaliação do processo logístico.

Gestão dos Recursos

Os recursos mais elementares são os: recursos humanos, financeiros, físicos, de materiais e serviços, e legais e de risco.

• Doações a entidades privadas;
• Acordos de patrocínio;
• Contribuições particulares;
• Patrocínio;
• Infraestruturas;
• Equipamentos específicos;
• Serviços diversos (catering, audiovisuais e decoração);
• Celebração de contratos no registo de logotipos e marcas.