Planificación: Tipos, Ventajas y Desventajas

Planificación

Tipos de Planes

• Misión: Es la razón de ser de la organización, viene dada de acuerdo a la actividad en la que se desempeña la organización.
  • Qué se va a resolver.
  • Cómo resolver el problema.
• Propósito: Es la principal función que realiza la organización de acuerdo a lo que la sociedad le asigna.
• Objetivos: Qué resultados esperamos específicamente. Puntos terminales de lo que debe hacerse. Cualitativo.
• Metas: Instrumentación del objetivo. Principalmente cuantitativo.
• Estrategias: Determinación de objetivos a largo plazo dentro de la organización, la adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
• Políticas: Es un enunciado o criterio general que orienta el pensamiento en la toma de decisiones. Debe estar expresado de manera escrita, normado y reglamentado.
• Procedimientos: Determina cómo se debe realizar determinada acción. Materializa e instrumentaliza las políticas.
• Reglas: Acciones u omisiones específicas. Reflejan una decisión administrativa y no admiten desvío del curso de acción, es decir, no hay lugar a discreción.
• Programa: Son cursos de acción de mayor envergadura que reflejan planes más grandes. Conjunto de metas, políticas y otros, apoyado por planes menores, generalmente presupuestos.
• Presupuestos: Estimación financiera anticipada de nuestros resultados esperados en términos numéricos.

Pasos de la Planificación

1. Atención a las Oportunidades:

Es el punto de partida de la planificación. Todos los administradores deben hacer un análisis preliminar de posibles problemas futuros y advertirlos clara y totalmente. Identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades. Determinar qué problemas desean resolver y por qué, y especificar qué esperan ganar. El establecimiento de objetivos realistas depende de esta atención.

1. Establecimiento de Objetivos o Metas:

En los objetivos se especifican los resultados esperados y se identifican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

1. Consideración de Premisas de Planificación:

Supuestos acerca de las condiciones en las que se llevará a cabo.

Todos deberán estar de acuerdo con las premisas y el principio más importante de las mismas es: Cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planificación con respecto de la utilización de premisas de planificación congruentes, tanto más coordinada sería la planificación de una empresa.

1. Identificación de Alternativas:

En este paso se buscan varias alternativas y se analizan.

1. Comparación de Alternativas con base a las Metas Establecidas:

El siguiente paso es evaluar las alternativas a la luz de las premisas y metas. Tal vez determinado curso de acción parezca el más adecuado, pero requiere al mismo tiempo un desembolso de capital u ofrezca un prolongado período de recuperación.

1. Elección de la Alternativa:

Este es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de decisión. Cuando dos o más cursos de acción son aconsejables, el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción.

1. Formulación de Planes de Apoyo:

La planificación nunca se da por concluida una vez tomada la decisión, lo indicado es dar o realizar planes derivados para apoyar el plan básico.

1. Conversión de los Planes a Cifras mediante la Realización de Presupuestos:

Después de la toma de decisiones y el establecimiento de los planes, el último paso para dotarlo de significado es trasladarlos a cifras, convirtiéndolos en presupuestos, ya que estos representan la suma total de sus ingresos y egresos con sus utilidades o superávit resultante.

Ventajas de la Planificación

1. Requiere Actividades con Orden y Propósito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Señala la Necesidad de Cambios Futuros: La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para verificar una posible participación.
3. Contesta a las Preguntas “¿y qué pasa si…": Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables, ver e intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una Base para el Control: Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación está dando los resultados buscados.
5. Estimula la Realización: El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la Visualización del Conjunto: Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
7. Aumenta y Equilibra la Utilización de las Instalaciones: Se hace un mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al Gerente a Obtener Estatus: La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

Desventajas de la Planificación

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.

1. Está Limitada por la Exactitud de la Información y de los Hechos Futuros: La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subyacentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
2. Cuesta Mucho: Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que sería mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
3. Tiene Barreras Psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
4. Ahoga la Iniciativa: Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
5. Demora las Acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No se puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
6. Es Exagerada por los Planificadores: Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.
7. Tiene Limitado Valor Práctico: Algunos afirman que la planificación no solo es demasiado teórica.