Prazos para Guarda de Documentos Fiscais

O contribuinte deve manter a guarda e em ordem, por tempo determinado ou indeterminado, todos os livros de escriturações obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal. Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal:

• a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.
• b) O artigo 37 da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que ocorra a decadência do direito da Fazenda Nacional de constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
• c) O artigo 4º do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Portanto, muitos livros, por serem também de natureza mercantil, devem observar os prazos societários e da legislação comercial. Alguns documentos fiscais e seus respectivos prazos de guarda:

• Notas fiscais e recibos: 5 anos (Arts. 195 e 174, CTN);
• Livros fiscais: 5 anos (Arts. 195 e 174, CTN);
• IR - Imposto de Renda: 5 anos (Arts. 173/174, CTN);
• CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido: 5 anos (2) (Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF);
• PIS - Programa de Integração Social: 5 anos (2) (Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF);
• COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social: 5 anos (2) (Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF);
• ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços: 5 anos (Arts. 173/174, CTN);
• Declarações (DIPJ, DCTF, DACON): 5 anos (Arts. 173/174, CTN);
• DASN - Declaração Anual do Simples Nacional: 5 anos (Arts. 173/174, CTN e Art. 26, LC 123/06);
• DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte: 5 anos (Arts. 173/174, CTN e Art. 28, IN SRF 784/07);
• Declaração de Ajuste Anual (IRPF e deduções): 5 anos (Arts. 173/174, CTN);
• GIA - Guia de Informação e Apuração ICMS: 5 anos (Arts. 173/174, CTN e Art. 9º Portaria CAT 46/00).