O Processo de Compras e sua Importância

O que é o processo de compras?

O processo de compras envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimentos, aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento, bem como o acompanhamento do processo junto aos fornecedores escolhidos, o recebimento do material comprado e a garantia do fornecimento dentro das especificações solicitadas.

A diversificação de produtos e o uso intensivo da informática e a preocupação com os custos na empresa (decorrente do desenvolvimento das modernas técnicas de logística) têm como objetivo oferecer um melhor nível de serviço final. A adaptação às normas legais e as exigências da sociedade, cada vez mais consciente da sua cidadania, obriga os hotéis a trabalhar dentro de padrões éticos exigentes, com enfoque na qualidade profissional e competitividade.

Foi a evolução dos métodos de logística que permitiu ao setor hoteleiro obter dois instrumentos eficazes na busca de vantagens competitivas: custo e valor.

Porque é a logística uma garantia de vantagem competitiva?

A importância do custo está na necessidade da redução dos mesmos para oferecer preços competitivos no mercado, assegurando a concorrência.

O valor deve ser incrementado para que a proposta ao cliente conquiste argumentos adicionais. O sucesso dos serviços hoteleiros depende da vantagem de custo e de valor, isto é, obter maior lucro, com menor custo e melhor produtividade dos serviços.

Qual o objetivo do setor de compras?

A função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita; envolve um sistema. O setor de compras tem como objetivo comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa.

Para cumprir objetivos, deve alcançar-se as seguintes metas fundamentais:

1. Atender o cronograma de serviços, através do fornecimento contínuo de materiais;
2. Perseguir uma política de stocks mínimos, sem comprometer a segurança dos serviços desde que represente uma economia para a organização;
3. Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência;
4. Manter a qualidade dos materiais conforme especificações;
5. Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito à qualidade;
6. Manter atualizado o cadastro de fornecedores.

Como se organiza uma central de compras?

Cada empresa organiza o setor de compras de acordo com suas necessidades de materiais a serem comprados, as exigências dos processos e as características de seus fornecedores. A necessidade de centralização depende dos níveis de qualidade exigíveis, redução de custos e dimensão da estrutura.

Principais vantagens da centralização:

• visão do todo quanto à organização do serviço;
• poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores;
• influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores;
• análise do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras;
• controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de stocks;

Principais vantagens da centralização:

• economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos;
• melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do sistema de qualidade;
• sortimento de produtos com mais consistência, para suportar as promoções nacionais;
• especialização das atividades para o pessoal da produção não perder muito tempo com contatos com os vendedores.

Uma central de compras permite um trabalho mais coeso e unido dentro do setor de compra no que se refere à obtenção e compra de bens, serviços e matérias-primas. Uma central de compras pode criar possibilidades de melhoria nas compras e armazenamento, alcançando resultados mais satisfatórios, pois além dos ganhos obtidos nas compras em volumes maiores, poderão comprar volumes individuais menores, sem perdas nos estoques de matérias-primas adquiridas em volumes mínimos.

Quais as etapas para a seleção de fornecedores?

A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas cláusulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. O comprador deve procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício do Hotel. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras. O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando é necessária a aquisição de determinado material.

ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos seguintes instrumentos:

• Cadastro de Fornecedores do órgão de Compras;
• Edital de Convocação;
• Guias Comerciais e Industriais;
• Catálogos de Fornecedores;
• Revistas especializadas;
• Catálogos Telefônicos;
• Associações Profissionais e Sindicatos Industriais.

ETAPA 2 - Análise e Classificação

Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respetiva classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornecedores que não satisfazem as exigências da empresa.

ETAPA 3 - Avaliação de Desempenho

Esta etapa é efetuada pós – organização do cadastro e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras. Pode-se levar em consideração que em determinadas ocasiões visando à fidelização das compras entre o hotel e os fornecedores, é necessário a constituição de parcerias, as quais garantiam a manutenção da qualidade, redução dos custos, padronização dos produtos e pontualidade nos serviços o que se caracteriza vital para a realização dos serviços oferecidos aos hóspedes.