Sistemas de Informação: Conceitos Fundamentais

Sistemas de Informação

É uma entidade sociotécnica que recolhe, guarda, processa e dissemina informação relevante para uma organização (ou para a sociedade), de modo a torná-la acessível e útil para aqueles que a queiram (e possam) utilizar.

Análise de Sistemas

Primeiro passo técnico do desenvolvimento de sistemas de informação, é essencialmente uma atividade de construção de modelos. Não existe um método aplicado uniformemente para todos.

Fases de Análise de Sistemas

• Reconhecimento do problema
• Avaliação e síntese de soluções
• Modelação de solução
• Especificação de requisitos
• Revisão de especificação

Análise Estruturada - Técnicas de Modelação

Modelo Funcional

Todos os métodos de análise estão relacionados por um conjunto de princípios operacionais: as funções que o sistema tem de realizar têm de ser definidas.

Modelo de Dados

O domínio da informação do problema que o sistema irá processar tem de ser compreendido e representado.

Modelo Comportamental

O comportamento do sistema tem de ser representado.

Os modelos que descrevem a informação, funcionamento e comportamento, têm de poder ser divididos de modo a esconder os detalhes de forma hierárquica.

Estes modelos devem ser fáceis de:

• Entender
• Rever
• Corrigir
• Completar
• Verificar a sua consistência

E captam a essência daquilo que tem de ser construído.

Problemas que Dificultam a Análise

• Os clientes/utilizadores têm apenas uma vaga ideia acerca dos requisitos
• O analista está disposto a prosseguir o projeto com base nessa vaga ideia
• O cliente altera constantemente os requisitos
• O analista é levado por estas alterações de requisitos, cometendo assim erros em especificações e desenvolvimento
• Comunicação deficiente

Perceber SI envolve perceber:

• Organização
• Pessoas
• Tecnologia de Informação
• Procedimentos
• Dados

Tecnologia da Informação

As TI estão em permanente e rápida evolução, no qual se tornaram importantes para a condução e posicionamento competitivo de qualquer organização. Organizações lideram o desenvolvimento e aplicação das tecnologias de informação quer através da otimização do seu funcionamento interno; quer em alterações a nível de negócio, capitalizando os desenvolvimentos das tecnologias de informação para se tornarem mais dinâmicas e com maior capacidade de inovação e resposta à mudança de mercados.

Limites da Tecnologia da Informação

• Não são pessoas
• Não têm auto iniciativa (necessitam de programação)
• Não têm capacidade de decisão em situações menos estruturadas
• Necessitam de integração
• Sofrem de incompatibilidades
• Possuem um ciclo de vida
• Têm elevados custos de manutenção
• Têm grande dificuldade em acompanhar sistemas dinâmicos

Conceito de Organização Humana

Uma organização é uma combinação intencional de pessoas e tecnologia, integrados num todo inserido num enquadramento socioeconómico, com o propósito de realizar um determinado conjunto de objetivos.

Conceitos de Sistema

Sistema – conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando uma atividade de transformação organizada (processamento) e interagindo com um dado ambiente no qual obtém recursos (entradas) para poder operar e disponibiliza o resultado do seu processamento (saídas) com o fim de alcançar uma determinada finalidade.

Sistema - As entradas (inputs) de um sistema são aquilo que o sistema importa do seu mundo exterior e podem incluir: informação, energia, materiais.

As saídas são o resultado final da operação ou processamento do sistema. Todos os sistemas produzem uma ou várias saídas. Através da saída o sistema exporta o resultado das suas operações para o seu meio ambiente (bens, serviços, informações, lucros, etc).

Características de um Sistema

• Componentes – partes do sistema que funcionam juntas para alcançar o objetivo
• Estrutura – relação existente entre os componentes
• Objetivo – razão fundamental da existência do sistema
• Meio ambiente – é o que está fora do sistema, ou seja, não pode ser controlado pelo sistema

Os sistemas podem ser ABERTOS ou FECHADOS.

Sistema Fechado

Não apresenta qualquer interação com o seu meio envolvente, pois é fechado a qualquer influência ambiental. Não recebe nenhum recurso nem produz nada para ser enviado para o seu ambiente.

Sistema Aberto

Apresenta um relacionamento de interação com o seu ambiente através de entradas e de saídas, necessitando para subsistir de reajustar-se constantemente às condições do meio (através de um processo de retroação).

Retroação

É basicamente um mecanismo de comunicação de retorno proporcionado pela saída do sistema à sua entrada.

O controlo envolve a monitorização e avaliação da retroação para verificar se o sistema está a funcionar de acordo com o padrão estabelecido para ele funcionar. Caso haja algum desvio, o controlo efetua os ajustes necessários das entradas e o processamento do sistema para assegurar que são obtidas as saídas esperadas.

A retroação é frequentemente incluída como parte do controlo porque é uma componente fundamental da sua operação.

Visão Sistémica e Contingencial: Efeito da Teoria dos Sistemas

Efeito da Teoria dos Sistemas sobre a Teoria Administrativa das Organizações:

• Empresa como sistema aberto
• Organização como sistema vivo
• Conhecimento do ambiente externo e análise de todos os elementos que o compõem
• Possibilidade de análise das partes que compõem o sistema social organizado sem perder a noção do todo
• Introdução do conceito de troca de energia entre os elementos que compõem o sistema social da organização

A organização vista como sistema é constituída por diversos subsistemas fundamentais:

• Subsistema institucional – crenças, valores e princípios
• Subsistema físico – recursos físicos e tecnológicos
• Subsistema social – pessoas
• Subsistema formal – estrutura da organização
• Subsistema de informação – informações

Ambiente da Organização

Ambiente Geral

É comum e afeta direta ou indiretamente todas as organizações, embora estas tenham pouco ou nenhum controlo ou influência sobre o mesmo.

• Político
• Económico
• Social
• Tecnológico
• Ecológico
• Legal

Ambiente de Tarefa

Afeta cada organização em particular, mas ao contrário do ambiente geral também é afetado pela sua ação.

• Fornecedores
• Clientes
• Entidades reguladoras
• Competidores

No Ambiente de Tarefa, a organização concorre em 5 mercados:

• Mercado de matérias-primas e componentes (mercado de entradas)
• Mercado de bens de equipamento (para o seu processo produtivo)
• Mercado de trabalho
• Mercado de capitais
• Mercado do produto final (mercado de saídas)

Nos quatro primeiros mercados a organização faz parte da procura e irá tentar obter a combinação de recursos mais eficiente para o processo produtivo. Quanto ao último mercado (mercado do produto final) a empresa é parte integrante da oferta e terá de ser capaz de colocar os seus resultados de forma que lhe seja possível manter o seu ciclo de atividade (quantidade, qualidade, preço e tempo).

4 Forças Principais do Ambiente de Tarefa

• Fornecedores
• Clientes
• Concorrentes
• Entidades reguladoras

Fornecedores

É essencial um bom relacionamento entre a organização e os seus fornecedores para a sua sobrevivência e crescimento. A organização recorre aos seus fornecedores para obtenção de recursos materiais (mercado de matérias-primas e componentes), recursos financeiros (mercado de capitais), recursos humanos (mercado de trabalho) e equipamento (mercado de bens de equipamento).

Clientes

Consumidores das saídas da organização (mercado do produto final).

Concorrentes

Uma organização não está só, concorre com outras organizações pelos mesmos recursos (entradas) e os mesmos consumidores das suas saídas. Daí concorrentes na obtenção de recursos e no escoamento de saídas.

Entidades Reguladoras

Cada organização está sujeita a outras organizações que procuram regular ou fiscalizar as suas atividades.

Macro Estrutura Interna

A ação da organização deve ser consistente com o seu ambiente, deve procurar obter vantagens das oportunidades que surgem e tentar evitar ou minimizar o impacto das ameaças existentes ou projetadas.

Para o conjunto de desafios exteriores com que são permanentemente confrontadas, as organizações devem estruturar-se internamente, formando sistemas complexos constituídos por uma grande multiplicidade de subsistemas inter-relacionados.

A organização estrutura-se internamente em 3 níveis:

• Estratégico
• Tático
• Operacional

Nível Estratégico

Nível organizacional mais elevado, o seu objetivo é manter o equilíbrio dinâmico entre a organização e o seu meio envolvente.

A organização é vista como um todo, sendo definidos os principais objetivos e estratégias que orientam a longo prazo.

Nível Tático

Assegura a angariação e organização dos recursos, bem como a distribuição dos produtos/serviços finais da organização.

Enquanto que no nível estratégico a organização é vista como um todo, aqui são analisadas cada uma das áreas em que se divide, sendo responsável pelo controlo e coordenação do nível operacional com base nas orientações do nível estratégico.

Nível Operacional

O nível de gestão mais baixo da organização onde se procura a combinação ótima dos recursos, com vista a cumprir as orientações definidas no nível tático.

Nível de Operações (Execução)

É a este nível que se realizam as tarefas básicas da organização diretamente relacionadas com a produção de bens ou serviços.

É o núcleo de qualquer organização, onde se produzem as saídas essenciais à sua sobrevivência.

Sistemas de Informação Organizacionais

Informação nas Organizações

As organizações são entidades nas quais a informação e os SI assumem um papel central no seu funcionamento e capacidade competitiva. O sistema organizacional e o SI são indissociáveis. O conhecimento e compreensão de um em toda a abrangência implica intrinsecamente conhecer e entender completamente o outro. É necessária uma perceção correta não apenas do papel que a informação e o SI desempenham no seu presente, como também do papel que se espera que venham a desempenhar no futuro.

Dados

São factos isolados, representações não estruturadas que poderão ou não ser pertinentes ou úteis numa determinada situação. Por outras palavras, são elementos ou valores discretos que isoladamente não têm qualquer utilidade e cuja simples posse não assegura a obtenção de quaisquer

Relação entre Dados e Informação

Embora significativamente diferentes, dados e informação estão diretamente relacionados. Os dados não são informação até que sejam processados e organizados de modo a possibilitar a sua compreensão e utilização.

Informação

Conjunto de dados, colocados num contexto útil e de grande significado que, quando fornecido atempadamente e de forma adequada a um determinado propósito, proporciona orientação, instrução e conhecimento ao seu recetor, ficando este mais habilitado para decidir ou desenvolver determinada atividade.

Conhecimento

Combinação de instintos, ideias, regras e procedimentos que guiam as ações e as decisões.

Informação como Recurso

Reconhecimento da importância de gerir recursos.

Características Próprias

• Não é visível ou palpável
• Dificuldade de contagem e inventariação
• Dificuldade de valorização

Desenvolvimento e progressiva complexidade das organizações. Aumento exponencial do volume de dados. Necessidade de uma gestão rigorosa do recurso informação.

Gestão da Informação

Gestão das necessidades de informação e da sua satisfação na organização (dados: quais, onde, quando, como). A importância da informação para as organizações é hoje universalmente aceite, constituindo senão o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestão e aproveitamento mais influencia o seu sucesso. Arma estratégica indispensável para a obtenção de vantagens competitivas.

Utilização

Quando a informação é utilizada não perde valor, de facto pode até valorizar-se, tornando-se assim um recurso diferente de todos os outros. A informação como recurso é:

• Contestada: não tem um valor intrínseco (o seu valor é função da sua utilização) e é intangível
• Aceite: constitui um fator produtivo e é considerada e gerida como qualquer outro recurso cuja aquisição tem um custo para a organização

Valor da Informação

De todos os recursos da organização, incluindo os financeiros, humanos e logísticos, a informação é provavelmente o mais valioso, porque descreve estes recursos físicos e o mundo em que se encontram. A posse de recursos físicos sem informação acerca deles tem pouca utilidade, dado não ser possível a sua utilização eficaz. É através da informação que as organizações se interligam com o seu ambiente, interpretam as suas necessidades, condicionantes e pressões e publicitam a sua oferta.

Toda a informação tem um custo, seja esta uma informação útil ou não.

Fatores Negativos

• Alguma informação pode não ser verdadeira, distorcida ou até mesmo inconsistente com outra informação
• Falta de entendimento entre gestores versus os que tratam da informação

Custos da Informação

• Não deve ser obtida a qualquer preço
• Necessário ponderar custos de aquisição, benefícios da sua utilização
• Em muitos dos casos é fácil identificar e quantificar: custos principais, valor associado à obtenção e utilização
• Noutros casos é difícil ou mesmo impossível

Algumas Soluções

• Atribuir um valor monetário ao recurso
• Concentração na redução dos custos com a sua aquisição
• Tentar quantificar pelo menos uma parte do seu valor

Papel dos Sistemas de Informação

Há tendência para um aumento de volume de dados e de informação nas organizações e na sociedade em geral. Logo é necessário que haja um sistema de recolha, armazenamento, processamento, consulta e comunicação da informação para o desenvolvimento de atividades. A missão do SI tal como qualquer outro sistema da organização deve ser gerido de acordo com a satisfação da missão da organização e deve assumir como missão própria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos, pela utilização da informação e de tecnologias de informação.

Todas as organizações têm e possuem um sistema de informação. O SI é um apoio à decisão, no qual cria uma representação da realidade.

Os SI como Ferramenta Competitiva: Quatro Vertentes de Análise

• Eficiência: através da melhoria dos tempos de resposta de processos organizacionais e da redução de custos
• Eficácia: através da melhoria da informação e no auxílio nas tomadas de decisão dos gestores
• Competitividade: Através do alinhamento entre objetivos, missão e fatores críticos de sucesso e os SI das organizações
• Relacionamento (com os clientes): através de uma compreensão mais adequada, por parte dos gestores, do padrão de comportamento dos clientes e das variáveis que os clientes valorizam no seu processo de relacionamento com as organizações

A Falta de Estratégia Coerente para os SI Pode Originar

• Perda de vantagens competitivas para os seus concorrentes, e descrédito junto dos clientes e fornecedores
• Dificuldade da empresa em atingir os objetivos face a limitações no seu sistema
• Redundâncias no sistema e imprecisões devido à inexistência de uma verdadeira integração
• Desperdícios dos investimentos em SI, quando estes não são conduzidos de acordo com a visão do negócio

Sistemas de Informação vs Sistemas Informáticos

• Os computadores e outras tecnologias de informação são as ferramentas dos SI.
• Os sistemas informáticos resolvem problemas de recolha, de processamento, de armazenamento, de disponibilização e consulta da informação.
• Os SI conjugam a tecnologia e os procedimentos organizacionais, as práticas e as políticas, manipulando, gerando e gerindo informação.
• Um sistema informático sem pessoas e sem procedimentos não é um Sistema de Informação.
• A ênfase deve estar na resolução dos problemas da organização, considerando as maneiras efetivas de melhorar a organização em função de seus objetivos, usando ou não a informática.