Sistemas de Informação: Tipos, Gestão e Diagramas de Caso de Uso

A diferença entre os vários tipos de Sistemas de Informação (SI) reside no facto de desempenharem papéis e terem utilidades distintas nas organizações. Essas diferenças manifestam-se ao nível do planeamento, desenvolvimento, exploração e gestão do SI global da organização.

Tipos de Sistemas de Informação

Sistema de Informação para Executivos (SIE)

Fornece aos gestores, de modo muito interativo e flexível, acesso a informação geral para a gestão da organização.

Sistema Pericial (ES)

Suporta os profissionais no desenho, diagnóstico e avaliação de situações complexas que requerem conhecimento especializado em áreas bem definidas.

Sistema de Automação de Escritório (OIS)

Mantém as tarefas características do ambiente de escritório, como comunicação e processamento de informação.

Transaction Processing Systems (TPS)

Surgem nos anos 50, dedicados ao processamento do grande volume de dados das atividades operacionais da organização. São a base de grande parte da informação utilizada nos diversos níveis de gestão e são necessários para o funcionamento de outros sistemas da organização. Recolhem e mantêm informação sobre transações e controlam pequenas decisões que fazem parte das transações. São eficazes no processamento de dados e na produção de relatórios periódicos para auxiliar a gestão a lidar com as atividades diárias da organização (grande evolução em relação ao processamento manual). O retorno em termos de informação de gestão é reduzido, dado que a procura de informação resulta num grande volume de listas e tabelas, o que torna o processo demorado.

Tarefas

• Obtenção, produção e armazenamento de informação.
• Difusão de informação e sumário das transações (controlo).

Características

• Processos simples, mas repetitivos.
• Grande volume de transações.
• Necessidade de grande precisão e segurança.
• Problemas estruturados.

Tipos de TPS

• Online: ligação direta entre o utilizador e o programa, onde cada transação é feita individualmente (ex: cartão de crédito).
• Batch: as transações são agrupadas e processadas como uma só unidade. Em alguns casos, é mais eficiente e mais barato, com facilidade de controlo (ex: processamento de salários).

Exemplos

• Faturação
• Encomendas
• Orçamentos
• Contabilidade
• Gestão de Armazém

Management Information Systems (MIS)

Tarefas

• Obtenção, Produção e Difusão da Informação.
• Permitem planear, comparar, controlar e tomar decisões.

Características e Objetivos

• Alertar as pessoas para a existência de problemas e oportunidades.

Características dos Outputs (Relatórios)

• Periódicos: determinados intervalos (semanais, mensais).
• Sumários: agregam informação.
• Específicos: mostram somente um subconjunto da informação disponível.
• Comparativos: comparam subconjuntos de informação análoga.

Diferença entre MIS e TPS

Maior flexibilidade em termos de gestão e maior integração de informação nas áreas funcionais.

Exemplo

Análise da evolução de custos.

Database Management Systems (DBMS)

Os DBMS têm o objetivo de gerir os grandes volumes de dados armazenados em bases de dados. Previamente às bases de dados eletrónicas, estes dados eram armazenados em papel, em banda magnética e em cartões perfurados.

Decision Support Systems (DSS)

Instrumentos que facilitam a tarefa de tomada de decisão e que procuram otimizar os resultados obtidos, melhorando assim a qualidade das decisões. Utilizados sobretudo a nível tático, mas também a nível estratégico.

Tarefas

• Produção e Difusão de Informação.

Características e Objetivos

• Problemas menos estruturados.
• Utilizam modelos analíticos.
• “User-friendly”: Não exigem ajuda de especialistas informáticos.
• Permitem interação elevada e análise, bem como simulação de cenários.

Outputs

• Fornecem relatórios e sumários para a tomada de decisão.
• O utilizador controla os inputs e outputs.

Diferença entre DSS e MIS

Avaliar e escolher fornecedores alternativos.

Executive Information Systems (EIS)

Tarefas

• Obtenção, Produção e Difusão da Informação.

Características e Objetivos

• Problemas (interrogações) semiestruturados ou não estruturados.
• Recolhem informação de várias fontes, internas e externas.
• “User-friendly”: Não exigem ajuda de especialistas informáticos.
• São interativos e muito versáteis (dados subjetivos).
• Normalmente muito dispendiosos.

Outputs

• Fornecem relatórios (gráficos) de previsões a médio prazo (vendas, custos, recursos humanos, etc.).
• A informação é muito consolidada e compreensível, com possibilidade de “Drill-Down” (obtenção de mais detalhe).

Foco dos Sistemas de Informação

• MIS: Foco na Informação
• DSS: Foco na Decisão
• EIS: Foco Estratégico

Office Information Systems (OIS)

Características e Objetivos

• Correio Eletrónico (Interno e Externo).
• Reuniões Eletrónicas (permitem a realização de reuniões não presenciais).
• Videoconferência: permite que os membros de uma equipa se reúnam mesmo estando afastados geograficamente.
• Sistemas de Workflow.
• Troca de Informação entre diversas pessoas que acompanham um dado processo.
• Automatização e Controlo da execução de procedimentos.
• Gestão de Documentos.

Níveis de Utilização dos SI

• Os TPS e os MIS são utilizados pelo nível de gestão mais baixo para a tomada de decisões táticas e operacionais.
• Os DSS são utilizados pelo nível de gestão superior para a resolução de problemas mais complexos.
• Os EIS são utilizados por um pequeno grupo de executivos, sendo personalizados às suas necessidades.

Strategic Information Systems (SIS)

Concebidos para a obtenção ou manutenção de vantagens competitivas, auxiliam a diferenciar um produto dos competidores, bem como a perceber o valor desse mesmo produto.

Expert Systems (ES)

Um ES disponibiliza conhecimento e informação específica num determinado domínio a todos os níveis da organização.

Inter-Organizational System (IOS)

Automatizam o fluxo da informação entre organizações para suportar o planeamento, o projeto, o desenvolvimento, a produção e a entrega de produtos e serviços.

Knowledge Work Systems (KWS)

Suportam os profissionais do conhecimento na análise e no desenvolvimento de projetos técnicos numa área específica.

Características e Objetivos

• Aumentar a produtividade nas áreas técnicas.
• Consistem em especificações e modelos.
• Permitem efetuar modelações e simulações.

Exemplo

• Estações de Engenharia, Estações Gráficas e Estações de Gestão.

Funções dos Sistemas de Informação (FSI)

• Enquadramento
• Planeamento de Sistemas de Informação
• Desenvolvimento de Sistemas de Informação
• Exploração de Sistemas de Informação
• Gestão de Sistemas de Informação

Enquadramento

A FSI consiste no conjunto de atividades que, numa organização, visam a otimização do SI.

Atividades da FSI

• Planeamento de Sistemas de Informação (PSI).
• Desenvolvimento de Sistemas de Informação (DSI).
• Exploração de Sistemas de Informação (ESI).
• Gestão de Sistemas de Informação (GSI).

Características

• Processo contínuo, interativo e cíclico.
• Todas as atividades são processos contínuos e ocorrem simultaneamente na prática.

Planeamento de Sistemas de Informação (PSI)

Onde se define o futuro desejado para o seu SI, o modo como este deverá ser suportado pelas TI e a forma de concretizar esse suporte.

Finalidade

A sua finalidade é assegurar que os SI são desenvolvidos e utilizados de modo a obter o máximo retorno da sua operação.

Dado que os SI existem para suportar a organização, o PSI é parte integrante do processo de planeamento global. O PSI é a parte do planeamento organizacional incumbida do desenvolvimento dos recursos do SI, incluindo pessoas, hardware e software. As estratégias de SI devem estar relacionadas e alinhadas com as estratégias globais da organização. A organização deverá estar atenta e aproveitar o uso do SI e das novas TI.

Todas as atividades envolvidas no PSI estão relacionadas, são interdependentes e podem ocorrer simultaneamente. É um processo contínuo no qual os planos e políticas dele resultantes devem evoluir com o tempo.

Três Grandes Atividades do PSI

• Análise Estratégica: Identificar a situação atual da organização e do SI, através da análise dos diversos ambientes.
• Definição Estratégica: Define os objetivos e estratégias que melhor se adequam à organização.
• Implementação Estratégica: É responsável pela definição de planos para a operacionalização dessas estratégias, bem como pela sua supervisão e revisão.

Desenvolvimento de Sistemas de Informação (DSI)

O sucesso do SI depende também do sucesso da atividade de DSI. Qualquer SI, independentemente da forma como é adquirido ou construído, envolve as atividades de Análise, Conceção, Construção, Implementação e Manutenção.

• Análise de Sistemas: Responsável pela identificação dos requisitos.
• Conceção de Sistemas: Tem a seu cargo a especificação detalhada do sistema a ser construído para satisfazer os requisitos identificados na fase de análise.
• Construção: Responsável pela produção e teste do novo sistema.
• Implementação: Instalação do novo sistema.
• Manutenção: Responsável pela adaptação do sistema às alterações de requisitos decorrentes da mudança organizacional.

Exploração de Sistemas de Informação (ESI)

A atividade que assegura o bom funcionamento do SI é a Exploração de Sistemas de Informação (ESI).

Responsabilidades

É responsável pela operação dos sistemas existentes, bem como pela definição de estratégias futuras, restringindo ou facilitando o PSI e o DSI.

Atividades Centradas nos Recursos do SI

• Operação dos Sistemas.
• Administração de Recursos Humanos.
• Administração de Tecnologias de Informação.

Aquisição de Serviços e Recursos

Uma atividade concentrada na Aquisição de Serviços e Recursos.

Atividades de Caráter Diversificado

Em que se poderão enquadrar todas as atividades que ocorram pontualmente no âmbito da FSI, como poderá ser o caso, por exemplo, da Investigação e Desenvolvimento.

Na ESI, as atividades estão inter-relacionadas, mas ocorrem sempre simultânea e continuamente.

Gestão de Sistemas de Informação (GSI)

A GSI tem por responsabilidade o planeamento, estruturação, direção e controlo das atividades que, numa organização, são necessárias para garantir a existência de um SI adequado às suas necessidades de informação. Por outras palavras, é responsável pela gestão de toda a FSI.

Planeamento

O planeamento envolve o desenvolvimento de programas de ação e a formulação de políticas, objetivos e estratégias, englobando a perceção e análise de oportunidades e problemas.

Estruturação

É a forma de organizar as atividades e utilizar os recursos. Aqui são distribuídos recursos, emitidas ordens de trabalho, etc.

Direção

A Direção é a liderança da organização através da comunicação e motivação das pessoas. Cabe à GSI coordenar e fiscalizar o trabalho, motivá-lo e recompensá-lo ou sancioná-lo, resolver conflitos, etc.

Controlo

O Controlo envolve a observação e medição do desempenho organizacional e das atividades do ambiente, de modo a modificar os planos e as atividades quando necessário. Na prática, traduz-se em controlo orçamental, controlo do cumprimento dos planos, controlo das equipas de trabalho, controlo de custos, controlo da faturação e fornecimento de serviços ou de recursos, etc.

Diagramas de Caso de Uso (UML)

São usados para representar o conjunto de funcionalidades (casos de uso) presente numa organização como um todo. Diagramas de Caso de Uso mostram um conjunto de atores externos ao sistema e a sua ligação aos casos de uso fornecidos pelo sistema. Têm por objetivo mostrar o que um sistema deve fazer e não como deve fazê-lo. São utilizados para a representação de requisitos e para assegurar que tanto o utilizador final como os analistas possuem um entendimento comum dos requisitos. Um diagrama de casos de uso descreve a relação entre os atores e os casos de uso de um sistema.

Características dos Diagramas de Caso de Uso

Diagramas de Casos de Uso do Negócio

• São usados para representar a funcionalidade disponibilizada por uma organização como um todo.
• Respondem às questões: “O que faz o negócio?” e “Por que estamos a desenvolver o sistema?”.
• São usados no decorrer das atividades de modelagem do negócio.
• São uma base para a criação dos diagramas de casos de uso.
• São desenvolvidos sob uma perspetiva organizacional.
• Não fazem a distinção entre processos manuais e processos automatizados.
• Mostram a interação entre os casos de uso do negócio e os atores do negócio.
• Casos de Uso do Negócio: Representam os processos da organização.
• Atores do Negócio: Representam papéis de interação com o negócio (ex: clientes e fornecedores).
• Por outras palavras, representam todos aqueles que, fora do negócio, interagem com o mesmo (alguém ou alguma coisa).
• Não representam papéis ou trabalhadores dentro do negócio.

Diagramas de Casos de Uso do Sistema

Representam a funcionalidade do sistema, ou seja, a funcionalidade do sistema sob a perspetiva do utilizador.

• Ilustram os requisitos do sistema.

Enquanto os casos de uso de negócio representam todos os processos do negócio, os diagramas de casos de uso estão concentrados exclusivamente nos processos automatizados. Não existe uma relação de um para um entre casos de uso do negócio e casos de uso: um caso de uso do negócio pode necessitar de múltiplos casos de uso para ser suportado por um sistema.

Componentes do Diagrama de Caso de Uso

Atores

Representam alguém ou alguma coisa que interage com o sistema.

Casos de Uso

Representam uma funcionalidade do sistema.

Relacionamentos

• Association
• Generalization (→)
• Includes (-->) (obriga a algo, por ex: um pagamento)
• Extends (<--) (ocasional, por ex: -->)

Comentários (Notas)

Atores

É um papel que alguém ou algo desempenha no sistema; é possível ter a mesma entidade a desempenhar vários papéis no sistema (representa vários atores). É possível também ter várias entidades a desempenhar o mesmo papel no sistema (representado assim por apenas um ator). Uma boa abordagem para o desenvolvimento de casos de uso é identificar primeiro os atores do sistema.

Tipos de Atores

• Pessoas
• Sistema
• Tempo (desde que haja interação ou ação, é um ator)

Identificação de Atores

• Quem ou o quê?
• O que acontece? (Perguntas principais)

Os atores são sempre externos ao sistema; interagem diretamente com o sistema; representam papéis que as pessoas e coisas desempenham em relação ao sistema e não pessoas ou coisas específicas; uma pessoa ou coisa pode desempenhar vários papéis relativamente ao sistema, simultaneamente ou ao longo do tempo; cada ator deve ter um nome significativo e uma breve descrição que o descreve de uma perspetiva de negócio.

Casos de Uso

Funcionalidade de alto nível que o sistema disponibiliza; um caso de uso ilustra como alguém ou algo pode usar o sistema.

Identificação de Casos de Uso

• Que funções pretende um ator específico do sistema?
• O sistema armazena ou pesquisa informação?
• Causa interesse nos atores?

Modelagem com Casos de Uso

Forma de documentação e documentação de requisitos.

Processo de Modelagem

• Identificação das fronteiras do sistema (âmbito).
• Identificação dos atores.
• Identificação dos casos de uso.
• Especificação de casos de uso.
• Criação de cenários.

Regras

• Podem-se construir quantos casos de uso forem necessários.
• Devem ter relacionamentos.
• Não devem ser definidos relacionamentos de comunicação entre casos de uso, pois não é a finalidade dos diagramas mostrar qualquer sequência.

Descrição dos Casos de Uso

Um diagrama de casos de uso mostra as funcionalidades do sistema; no entanto, não descreve como esses casos de uso são executados (o seu conteúdo). Os casos de uso são normalmente descritos em texto, em termos de fluxo de eventos. As descrições devem detalhar o que o utilizador faz e o que o próprio sistema faz. Apesar de ser detalhado, o fluxo de eventos é também independente da implementação. As descrições podem ser feitas recorrendo a texto livre, texto estruturado, etc.

O objetivo é descrever o que o sistema faz e não como o faz. Tipicamente, inclui:

• Breve descrição
• Pré-condições
• Fluxo primário de eventos
• Fluxo alternativo de eventos
• Exceções
• Pós-condições

Cenários

Um cenário é um caminho específico na execução de um caso de uso. Característica fundamental: não existem ramificações, e cada ramificação é potencialmente um cenário separado.

Cenário Principal

Tudo corre conforme esperado e desejado, não havendo erros, desvios, interrupções ou ramificações.

Cenário(s) Secundário(s)

Caminhos alternativos relativamente ao cenário principal.