Técnicas de Gestão: Brainstorming, 5S, Kaizen e Visão Sistêmica

Brainstorming: Tempestade de Ideias

Brainstorming significa tempestade de ideias. É uma técnica grupal onde são realizados exercícios mentais com a finalidade de resolver problemas específicos. Pode ser usado diariamente para tentar antever os problemas.

Formato do Brainstorming

O formato do Brainstorming considera três fases distintas:

• Primeira fase: a geração de ideias.
• Segunda fase: esclarecimento relativo dos processos.
• Terceira fase: a avaliação das ideias propostas.

Cada uma das três fases possui passos específicos:

Fase da Geração das Ideias

1. Passo 1 (Facilitador): Encontrar alguém maduro e que conheça o negócio para ser o facilitador.
2. Passo 2: Escolher até 10 pessoas.
3. Passo 3: Escolher um lugar estimulante para fomentar as ideias.
4. Passo 4: Os participantes terão um prazo de até 10 minutos para fornecer suas ideias.

Esclarecimento Relativo dos Processos

1. Passo 5: As ideias deverão ser consideradas e revisadas, disseminando-se entre os participantes. O facilitador não critica as ideias, pois isso inibe a participação.
2. Passo 6: O facilitador deverá registrar as ideias em local visível (quadro, cartaz, etc.). Anota-se tudo; toda ideia é válida por mais boba que pareça.

Avaliação das Ideias Propostas

1. Passo 7: Deverão ser eliminadas as ideias duplicadas.
2. Passo 8: Deverão ser eliminadas as ideias fora do propósito determinado.
3. Passo 9: Das ideias restantes, devem ser selecionadas aquelas mais viáveis (se possível, por consenso entre os participantes).

O facilitador tem que ter sensibilidade, pois deve analisar e criticar as ideias com o objetivo de resolver o problema específico.

A coisa mais importante é o que acontece depois do Brainstorming: colocar o plano em ação, não engavetar, do contrário, tudo terá sido em vão. No Brainstorming existe contiguidade, que são ideias próximas da outra, relação de causa e efeito.

Ideias Semelhantes: São similares, porém não são iguais. Envolvem similaridade, fator comum, paralelismo, usado em metáforas.

Ideias Totalmente Contrastantes: São ideias totalmente diferentes.

5S: Filosofia de Organização

Filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.

Seiri (Descarte)

Separar o necessário do desnecessário. O objetivo é eliminar do espaço de trabalho o que seja inútil. Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc., com equilíbrio e bom senso.

Resultados dessa Aplicação:

• Ganho de espaço.
• Facilidade de limpeza e manutenção.
• Melhor controle de estoques.
• Redução de custos.
• Preparação do ambiente para a aplicação dos demais Sensos.

Seiton (Arrumação/Organizar)

Pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas de forma mais rápida. Para isto, devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico.

Resultados:

• Economia de tempo.
• Facilidade na localização das ferramentas.
• Redução de pontos inseguros.

Seisso (Limpeza)

Objetivo: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Define a importância de eliminar a sujeira e resíduos. Trata-se de manter o asseio do piso, armário, gavetas, etc. O Senso da Limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal, onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, e o respeito.

Resultados:

• Ambiente saudável e agradável.
• Redução da possibilidade de acidentes.
• Melhor conservação de ferramentas e equipamentos.
• Melhoria no relacionamento interpessoal.

Seiketsu (Senso de Padronização e Saúde)

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões, cores, formas, iluminação. No sentido amplo da saúde, abrange três áreas: mental, espiritual e material.

• Sentido Mental: Relacionamento de gestor com colaborador (delegar tarefas, empatia, clima organizacional).
• Espiritual: Tolerância religiosa.
• Material: Ambiente limpo, arejado, mais visível.

Resultados:

• Equilíbrio físico e mental.
• Condições de segurança e identificação dos objetos e ferramentas.

Shitsuke (Disciplina ou Autodisciplina)

Significa melhorar constantemente, desenvolver força de vontade, criatividade, senso de crítica, respeitar e cumprir o estabelecido (conclusão: disciplina para tudo).

Resultados:

• Melhor qualidade.
• Produtividade.
• Segurança no trabalho.
• Trabalho diário agradável.
• Melhoria nas relações humanas.
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

Visão Sistêmica

Está na ideia que cada parte do sistema influencia o todo, ou seja, se um setor vai mal, todos os outros serão prejudicados. Esse tipo de metodologia permite que as decisões sejam mais assertivas.

Como desenvolver uma visão sistêmica?

É preciso aprender a enxergar as coisas tangíveis (produtos, pessoas, espaço físico, recursos) e os intangíveis (marca, imagem, ameaças, balanço de resultados).

Essa visão permite que as organizações atuem como um sistema aberto, no qual todos estão em busca do mesmo objetivo.

O papel do líder na visão sistêmica

Garantir que os resultados sejam alcançados. O líder precisa estar sempre motivando e desenvolvendo seus liderados, além de otimizar os processos e administrar os conflitos.

Redes Organizacionais

Desenvolvimento de relações e atividades em cooperação entre organizações ou indivíduos com interesses comuns e competências complementares.

Isso quer dizer que empresas podem se unir com o intuito de trocar informações e experiências para que façam frente à concorrência cada vez mais agressiva, bem como à exigência cada vez maior dos consumidores.

Kaizen: Filosofia Japonesa

Filosofia japonesa: melhoria contínua nos âmbitos do trabalho, família, pessoal e social. Repensar nos pensamentos fora e dentro da organização.

Seu propósito sugere o aprimoramento diário e constante das situações, visando sempre o aumento da produtividade, bem como eliminar os processos desnecessários e desperdícios, tanto de tempo quanto de itens de produção, no ambiente de trabalho.

Nove Pontos da Filosofia Kaizen

• Rapidez: Reagir rápido às mudanças mercadológicas, qualquer mudança que traga um impacto positivo, lançamento de produto ou empresa concorrente.
• Trabalho em Equipe: Aprendizado entre as pessoas, fazer com que as pessoas tenham sintonia dentro da empresa, alcançar altos patamares, um colaborando com o outro.
• Foco Estratégico: As decisões diárias, por mais corriqueiras que sejam, devem ser tomadas olhando para o futuro, para nossa visão. A empresa tem que ser integrada em seus três níveis ou dimensões, não pode haver ruptura nessa integração.
• O que é uma Estratégia?: É um caminho para te levar a um certo objetivo.
• Resultados Imediatos: Característica dos japoneses, tem ligação com a rapidez. Todas as ações que têm ideia do agora, minimizar impacto.
• Aprender Fazendo: Técnicas empíricas, aprender fazendo, ou seja, descobrir como fazer nas tarefas do dia a dia. Colocar a mão na massa.
• Redução de Desperdícios: Verificar o que dentro da empresa não é necessário. Exemplo: redução de canetas, papel, etc.
• Quebra de Paradigma: Fazer as coisas de formas diferentes, romper os paradigmas, se não, as coisas feitas anteriormente irão ser nulas.
• Novo Meio de Administrar: Quando eu quebro os paradigmas, encontro novas formas de administrar.
• Criatividade: Estimular a criatividade da pessoa. Inovação.