Comunicação, Correspondência e Redação Oficial: Conceitos e Ética

O que é Comunicação?

A comunicação é uma necessidade básica do ser humano, essencial para o homem social. Ela constitui o canal pelo qual os padrões de sua cultura lhe são transmitidos e, mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade. A vida em sociedade supõe intercâmbio e comunicação, que se realizam fundamentalmente pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.

Correspondência: Definição e Tipos

O que é Correspondência e seus Tipos

Correspondência é a comunicação por escrito entre as pessoas. Realiza-se através de vários instrumentos: bilhetes, cartas, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mail, memorandos, etc.

Existem três tipos principais de correspondência:

• Familiar ou Social: Trata de assuntos variados, desde felicitações, convites e avisos até solicitações e pêsames. A linguagem utilizada pode ser informal ou formal, dependendo do contexto.
• Comercial: Trata de assuntos ligados à vida do comércio, da indústria, dos bancos, escritórios e empresas. Tem por objetivo estabelecer um relacionamento entre as empresas, ou entre as pessoas e as empresas.
• Oficial: Correspondência dirigida a autoridades ou órgãos públicos, eclesiásticos ou militares.

Fundamentos Éticos da Comunicação

Ética na Comunicação e Documentação

A ética é a parte da filosofia que propõe discutir o bem comum – ou seja, o interesse da sociedade que, muitas vezes, se contrapõe ao interesse individual. Não se pretende apresentar aqui uma lista de obrigações ou nenhum decálogo de moral e civismo. Contudo, ao exercer suas funções, o servidor público se obriga a colocar o interesse coletivo acima do particular. No caso de elaboração e emissão de documentos, essas preocupações presidem as ações. Ao lado da boa-vontade, a honestidade deve pautar a conduta funcional, e os documentos elaborados devem obrigatoriamente representar a verdade, sem nada acrescentar ou subtrair.

Qualidades da Redação Oficial

Características Essenciais da Redação Oficial

As qualidades e características da redação oficial são cruciais para a eficácia da comunicação governamental:

Clareza

Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Para ser facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica também seja claro, com as ideias ordenadas; a pontuação, correta; as palavras, bem dispostas na frase; as intercalações, reduzidas ao mínimo; e a precisão vocabular, uma constante.

Coesão

O termo coesão pode ser conceituado como a união íntima das partes de um todo. Assim, o texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.

Concisão

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a ideia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.

Definição de Redação Oficial

É a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Trata-se da comunicação entre unidades administrativas dos Três Poderes e também destes com empresas e com indivíduos.

Elementos Formais da Comunicação Oficial

Fechos para Comunicações Oficiais

Há dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:

• “Respeitosamente”, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.
• “Atenciosamente”, para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

Formas de Tratamento Mais Usadas

As formas de tratamento mais usuais são:

• Você (v.) – Vocês (vv.): usa-se para pessoas familiares ou com quem se tem intimidade.
• Senhor (Sr.) – Senhora (Sr.ª ou Sra.) – Senhores (Srs.) – Senhoras (Sr.ªs ou Sras.): para pessoas com quem se tem um certo distanciamento respeitoso.
• Vossa Senhoria (V. S.ª ou V.Sa.) Vossas Senhorias (V. S.ªs ou V.Sas.): para pessoas de cerimônia, em correspondências comerciais e oficiais.
• Vossa Excelência (V. Ex.ª ou V. Exa.) – Vossas Excelências (V. Ex.ªs ou V.Exas.): para altas autoridades.
• Vossa Eminência (V. Em.ª ou V. Ema.) – Vossas Eminências (V. Em.ªs ou V.Emas): para cardeais.
• Vossa Alteza (V.A.) – Vossas Altezas (VV.AA.): para príncipes e duques.
• Vossa Santidade (V.S.): para o Papa.
• Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.ª Rev.mª ou V.Exa. Revma.): para arcebispos e bispos.

Vocativo ou Invocação

É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreveu ou o qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente.

Os vocativos mais usuais são:

• Para Excelência: Excelentíssimo Senhor
• Para Eminência: Eminentíssimo Senhor
• Para Senhoria: Senhor
• Para Juiz: Meritíssimo
• Para os Tribunais: Colendo, Egrégio, Venerando
• Para Reitor: Magnífico

O que é um Ofício?

Ofício é um documento escrito, usado para comunicação de órgãos do serviço público. Por extensão, também é usado para fins não estritamente oficiais (comunicação de autoridades eclesiásticas, de clubes e associações).

Carta de Cobrança

Etapas da Carta de Cobrança

Carta de cobrança é uma forma de correspondência comercial, emitida em caso de atrasos (inadimplência de créditos). Diante de tal situação, cabe à empresa credora fazer a cobrança, procurando:

• Obter o pagamento da dívida com os encargos que o atraso ocasionou;
• Conservar a amizade do devedor, convencendo-o de que agiu com lisura e boa vontade.

Desta forma, a carta de cobrança é composta por 5 etapas, sendo:

1. Expede-se, após a data de vencimento da dívida, uma carta com características de aviso rotineiro, embora personalizada.
2. Não havendo pagamento nem explicação do devedor, expede-se a segunda carta. Esta, também personalizada, é mais formal.
3. Caso o efeito desejado não se produza, expede-se a terceira carta. Esta lembra a importância do crédito e menciona ação judicial com data certa.

Persistindo o descaso, resta ao credor cumprir a ameaça, acionando os instrumentos legais. Apenas por delicadeza, o departamento jurídico pode avisar que as medidas foram tomadas.