Conceitos de Arquivística e Gestão Documental
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Arquivo
Arquivo é o conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação. É a mais ampla unidade arquivística. A cada proveniência corresponde um arquivo. [NP 4041]
Consiste no conjunto de serviços de arquivo, equipamentos, procedimentos e outros recursos que permitem gerar e gerir documentos de arquivo dentro de uma instituição.
Os documentos permitem:
- Conduzir as suas atividades de maneira ordenada, eficiente e responsável;
- Suportar e documentar a tomada de decisões;
- Assegurar continuidade em caso de catástrofe;
- Documentar a atividade, satisfazendo requisitos legais e regulamentares;
- Fornecer suporte em caso de litígio;
- Estabelecer uma identidade e preservar a memória.
Valor Primário
Valor Probatório: Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam fatos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, fatos e acontecimentos. Também é chamado de valor administrativo ou primário.
Valor Legal: Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo para comprovar, perante a lei, um fato ou constituir um direito.
Valor Secundário
Valor Informativo: Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também é chamado de valor secundário.
Valor Arquivístico: Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo.
Classificação de Documentos
A classificação permite:
- Organizar e descrever os documentos e a informação que contêm;
- Organizar intelectualmente o arquivo e facilitar a sua organização física;
- Recuperação dos documentos;
- Definir níveis de proteção e de acesso;
- Avaliação e a seleção dos documentos;
- Integrar um novo documento no conjunto do arquivo.