Conceitos Fundamentais de Arquivologia e Gestão Documental

O que é um Arquivo?

Na realidade, um arquivo compreende três dimensões simultâneas:

• 1. Um conjunto de documentos organizados.
• 2. O local onde são armazenados.
• 3. A instituição que os gere.

O Conselho Internacional de Arquivos (1988) define o arquivo através de três perspectivas:

• Conjunto de documentos: Independentemente da forma, data ou suporte, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa ou entidade no exercício de suas atividades, preservados por seus criadores ou sucessores para necessidades próprias ou transferidos a instituições competentes devido ao seu valor histórico ou administrativo.
• Instituição: Responsável pela coleta, processamento, inventário, manutenção e serviço de consulta dos documentos.
• Edifício: O espaço físico onde os documentos são preservados e utilizados.

Outras Definições de Arquivo

• H. Jenkinson (1947): Documentos acumulados por um processo natural no curso de atividades (públicas ou privadas) e preservados sob custódia para consulta.
• Lei do Património Histórico Espanhol: Documentos orgânicos reunidos por pessoas coletivas, públicas ou privadas, no exercício de suas atividades para fins de pesquisa, cultura, informação e gestão administrativa.
• A. Heredia: Conjunto de documentos acumulados naturalmente por uma pessoa ou instituição, conservados como testemunho e fonte de informação histórica.

Elementos que Caracterizam um Arquivo

1. Fundo: Conjunto de todos os documentos que compõem um arquivo.
2. Produtor: Pessoa ou entidade (indivíduo, família, organização) que gera o documento.
3. Gênese: Documentos criados ao longo do tempo conforme a organização realiza suas funções diárias.
4. Informação: Dados contidos nos registros que atendem às necessidades do produtor.
5. Conservação: Preservação em local adequado para garantir a recuperação da informação ao longo do tempo.
6. Processamento: Trabalho realizado por especialistas para o tratamento técnico e prático do acervo.

Relatório de Arquivo

Um relatório de arquivo é um conjunto de documentos escritos, gráficos ou imagiológicos onde profissionais de saúde registram intervenções, notas e certificados conforme os regulamentos sanitários. Apresentar um relatório adequado é uma exigência legal para os setores público, social e privado.

Segundo Orencio Lopez Dominguez (1997), é a unidade operacional encarregada de recolher e preservar todo o material gerado durante os processos de saúde, servindo como centro de vigilância clínica e suporte à conservação documental.

Informações em Centros de Saúde

Existem dois tipos principais de informações:

• Informações Internas: Produzidas pelo próprio centro no exercício de suas atividades.
  • Documentos Logísticos: Faturas, recibos e compras (gestão administrativa).
  • Documentos Clínicos: Diretamente relacionados à assistência ao paciente (sob responsabilidade da UDC).
• Informações Externas: Documentação externa útil para o desenvolvimento das atividades, mas não produzida pelo centro (ex: revistas científicas, artigos, literatura cinzenta).

Arquivos Clínicos

1. A unidade básica é a História Clínica (HC).
2. É produzida pelo profissional de saúde no atendimento ao paciente.
3. É gerada naturalmente com o passar do tempo durante a prática médica.
4. Os dados contidos na HC são fontes de informação para a prática diária, ensino, pesquisa, epidemiologia, gestão de qualidade e documentos históricos.
5. A HC deve ser mantida de forma organizada para garantir a recuperação rápida e eficiente da informação.