Fases do Desenvolvimento de Projetos de Sistemas: Guia Completo

Fases do Desenvolvimento do Projeto de Sistemas

Deve-se seguir a seguinte divisão em fases:

• Fase 1 - Seleção do sistema e reconhecimento
• Fase 2 - Estudo de viabilidade e alternativas
• Fase 3 - Levantamento e análise da situação atual
• Fase 4 - Delineamento e estruturação do novo sistema
• Fase 5 - Detalhamento do novo sistema
• Fase 6 - Treinamento e implementação do novo sistema

Na análise de sistemas, considera-se o pessoal da área de O&M (Organização e Métodos) no desenvolvimento do sistema, o pessoal da área usuária, o custo com equipamentos e outros custos, os quais são os principais fatores considerados no estabelecimento dos custos do sistema.

Os principais benefícios podem ser obtidos com o projeto de um novo sistema. As economias diretas são representadas pelos custos que são reduzidos ou eliminados como consequência da implantação de um novo sistema. Já os benefícios mensuráveis em termos monetários são os da empresa, decorrentes das características do novo sistema. Os benefícios intangíveis, por sua vez, são representados por aspectos vantajosos, difíceis de serem avaliados monetariamente, tais como maior facilidade no processo de decisão.

A análise do retorno do investimento tem como objetivo conhecer, de acordo com os dois fatores (custos e benefícios), se a proposição do novo projeto de sistemas é aceitável para a empresa. Com base nesse estudo de custos, benefícios e retorno do investimento, o analista terá condições de estabelecer cada escolha possível e estudar o desenvolvimento dos trabalhos.

Levantamento e Análise da Situação Atual

Uma equipe de O&M, com o pessoal de todas as unidades organizacionais usuárias, deve efetuar o levantamento detalhado da situação atual, tendo assim todas as especificações necessárias para delinear o novo sistema. O controle da participação e da execução do trabalho de cada um dos elementos envolvidos é muito importante. Esta fase permitirá à equipe de trabalho tomar decisões finais acerca das funções específicas que o sistema irá desempenhar.

As técnicas mais comuns de levantamento de dados e informações são: observação pessoal, questionário e entrevista.

Na observação pessoal, o analista deve utilizar uma forma mais estruturada, servindo como um conjunto objetivo de triagem, planejado, sistematicamente registrado e vinculado a proporções mais gerais.

O questionário permite uma redução substancial no tempo de levantamento das informações. O analista utiliza, como estrutura, um roteiro de entrevista. Eles são menos dispendiosos, de fácil aplicação, mais adequados a um maior número de pessoas, proporcionam uniformidade na mensuração, têm a aparência do anonimato e possuem uma pressão sobre a resposta menos imediata.

A entrevista é recomendada para o levantamento de informações passíveis de reflexão, pois é uma forma de levantamento que leva as pessoas entrevistadas a determinar as informações sobre o assunto, situação ou problema apresentado pelo objeto da pesquisa. Sua característica básica é o diálogo.

A entrevista tem a vantagem de permitir alterar as perguntas para obter informações mais precisas, alterar o curso das perguntas em questões importantes, incluir perguntas que não estavam planejadas, motivar o entrevistado durante a entrevista e avaliar as reações às perguntas.

Delineamento e Estruturação do Novo Sistema

O analista poderá seguir a metodologia de trabalho a partir do delineamento do fluxo geral do sistema, estabelecendo os principais procedimentos, propondo aos usuários as políticas e as diretrizes básicas, bem como a organização necessária para cumprir as metas do sistema. Aos usuários cabe fornecer as informações solicitadas, desenvolver o fluxograma geral e, por fim, elaborar um novo sistema com os procedimentos básicos de cada área, solicitando a aprovação da proposta.

Um sistema eficaz atinge seus objetivos e desempenha suas funções dentro dos parâmetros estabelecidos. Existem alguns aspectos que conduzem os sistemas à eficiência e à eficácia, que são:

• Simplicidade
• Economicidade
• Flexibilidade
• Produtividade
• Aceitabilidade
• Racionalidade

Ao final desta fase, o analista deverá ter em mãos as informações gerenciais necessárias, a relação de diretrizes e políticas estabelecidas, as recomendações organizacionais sobre a estrutura da empresa, o fluxograma geral do sistema com os detalhes da abordagem de cada área proposta, dois formulários ou desenhos preliminares e a relação das informações operacionais necessárias.

Treinamento e Implementação e Teste do Novo Sistema

Tem como objetivo básico o treinamento do pessoal usuário para a posterior implementação do novo sistema. Ao final dessa fase, o analista de sistemas operacionais deverá possuir um sistema totalmente documentado.

Representação Gráfica

Ela permite delinear e exibir sistemas de forma racional, clara e concisa, proporcionando o entendimento geral por todos os envolvidos.

A técnica mais utilizada na representação gráfica pelo analista de O&M é o fluxograma, que apresenta, de forma sequencial e analítica, as operações, os responsáveis e as unidades organizacionais envolvidas no processo.

No fluxograma, a representação gráfica reúne racionalidade, lógica e síntese, com clareza de rotina ou de procedimentos em que estejam envolvidos documentos e informações, reconhecendo-os como recebidos, processados e emitidos, bem como seus respectivos responsáveis e unidades organizacionais.

O fluxograma utiliza símbolos convencionais para representar dinamicamente o fluxo ou a sequência.

Os principais tipos de fluxograma são:

• Fluxograma Vertical
• Fluxograma Descritivo (parcial)
• Fluxograma Global
• Fluxograma de Coluna

Arranjo Físico

O arranjo físico adequado proporciona à empresa maior economia e produtividade, com base na boa disposição dos instrumentos de trabalho e por meio da utilização otimizada dos equipamentos de trabalho e do fator humano no sistema. Esse sistema dinâmico apresenta uma relação com a evolução dos sistemas, bem como com o aprimoramento técnico e profissional dos funcionários, que não deve ser desconsiderado.

Ao ser desenvolvido o estudo do arranjo, devem ser considerados alguns aspectos e objetivos: proporcionar um fluxo de comunicações entre as unidades organizacionais de maneira eficiente e eficaz; proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa; permitir que o fluxo de trabalho seja eficiente e proporcionar facilidade de coordenação; oferecer situação favorável a clientes e visitantes, com flexibilidade e amplitude.

Etapas de um projeto de arranjo físico:

• Levantamento da situação - estudo do local
• Estudo das soluções alternativas
• Consolidação da situação escolhida
• Implantação e avaliação do arranjo físico escolhido

Manual Administrativo

Entende-se por manual todo e qualquer conjunto de regras, procedimentos, funções, atividades, objetivos, políticas, orientações e instruções que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, individual ou coletivamente.

Tem como vantagens a facilitação do processo de efetivação de padrões, procedimentos e funções administrativas, que ajudam a fixar critérios e parâmetros, a padronizar a terminologia, bem como a técnica do processo administrativo básico, possibilitando adequação, coerência e continuidade nos procedimentos organizacionais e nas diversas áreas da empresa, e possibilitando eficiência e eficácia nos trabalhos realizados. Porém, possui suas desvantagens: constitui um ponto de partida, mas não é a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer; quando malfeito, pode trazer sérios entraves às operações normais de desenvolvimento; sua elaboração e o custo de atualização podem ser elevados e, em geral, são pouco flexíveis.

Existem alguns tipos de manuais que atendem às diferentes necessidades da empresa:

• Manual de organização
• Manual de padrões e procedimentos
• Manual de políticas e diretrizes
• Manual do empregado
• Manual de múltipla finalidade

Para sua elaboração, é necessário seguir algumas fases e um procedimento padrão: definição do objetivo do manual, escolha do responsável pela elaboração, análise preliminar da empresa, planejamento das atividades, levantamento de informações, elaboração, distribuição, instrução e acompanhamento do seu uso.