Ferramentas de Coleta de Dados e Análise - Folha de Verificação, Diagrama de Afinidades e Benchmarking

Folha de Verificação

• O formulário serve de modelo para a coleta e o registro de dados. Ele promove a coleta de dados de maneira consistente, facilitando a sua análise.

Método:

1. Determinar o objetivo específico para a coleta destes (as questões a serem dirigidas). 2. Identificar os dados requeridos para atingir o objetivo (dirigir as questões). 3. Determinar como os dados serão analisados e por quem (ferramentas estatísticas). 4. Elaborar um formulário para registrar os dados. Prover espaço para registrar as informações sobre: Quem coletou os dados; Onde, quando e como os dados forma coletados. 5. Testar previamente o formulário, coletando e registrando alguns dados. 6. Analisar criticamente e corrigir o formulário, se necessário.

• Quando aplicar: Coletar sistematicamente os dados para obter um quadro claro dos fatores.

Diagrama de Afinidades - Método KJ (Jiro Kawakita)

• É uma técnica para agrupamento de dados (ideias, opiniões, características, etc.), baseado na afinidade entre estes agrupamentos.

Método:

1. Formar a equipe de trabalho (máximo de 6 pessoas). 2. Escolher o tema (problema a resolver, identificação de necessidades, padronização, etc). Após escolha do tema este deve ser escrito e afixado em local visível a todos. 3. Gerar ideias (Brainstorming). 4. Escrever as ideias em cartões (8x12cm). 5. Formar pequenos grupos com estes cartões. - Agrupamento de ideias que se relacionem. 6. Formar grupos médios de cartões, criando um título para cada grupo médio (ideia-chave). - Nomear os grupos de ideias (título). 7. Formar layout dos nomes de acordo com a interdependência entre os grupos: • Resultados do processo: Efetiva participação de todos no processo; Forma rápida, organizada e criativa para agrupamento de um grande número de ideias.

Benchmarking

• O Benchmarking compara os processos e o desempenho de produtos e serviços com os de líderes reconhecidos, permitindo identificar as metas e estabelecer prioridades para a preparação de planos que resultarão em vantagem competitiva no mercado.

Método:

1. Determinar os itens para Benchmarking os itens devem ser as características chaves de processos e suas saídas. As saídas do processo de Benchmarking devem estar diretamente relacionadas às necessidades do cliente. 2. Determinar em relação a quem será estabelecido o Benchmarking. Organizações típicas podem ser competidores diretos e/ou não competidores reconhecidamente líderes no item de interesse. 3. Coletar dados. Dados sobre o desempenho de processos e necessidades de clientes podem ser obtidos através de contatos diretos, vistorias, entrevistas, contatos pessoais e profissionais e periódicos técnicos. 4. Organizar e analisar os dados. A análise é dirigida no sentido de estabelecer os melhores objetivos práticos para atingir todos os itens relevantes. 5. Estabelecer os Benchmarks. Identificar as oportunidades para a melhoria da qualidade baseada em necessidades de clientes e no desempenho de competidores não competidores. • Quando aplicar: Comparar um processo com os de líderes reconhecidos para identificar as oportunidades para melhoria da qualidade.