Fundamentos da Gestão de Projetos: Planejamento e Controle

Introdução à Gestão de Projetos

Projeto é um conjunto de atividades que tem um ponto inicial e um estado final definidos, persegue uma meta definida e usa um conjunto definido de recursos.

Por que Gerenciar um Projeto?

• Em projetos, tempo e dinheiro precisam ser utilizados racionalmente.
• Atrasar o projeto significa gastar mais dinheiro.
• Acelerar demais o projeto também pode levar a gastar mais que o previsto.

A gestão de projetos consiste, basicamente, em planejar e controlar.

Planejamento

Propósitos do Processo de Planejamento

O processo de planejamento visa a quatro propósitos distintos:

• Determinar o custo e a duração do projeto.
• Determinar o nível de recursos que será necessário.
• Ajudar a alocar trabalho e monitorar o progresso, devendo incluir a identificação de quem é responsável por o quê.
• Ajudar a avaliar o impacto de qualquer mudança sobre o projeto.

Etapas do Planejamento

1. Identificar atividades
2. Estimar tempos e recursos
3. Identificar relações e dependências
4. Identificar limitações de programação
5. Preparar a programação

Identificar Atividades: Estrutura Desmembrada de Trabalho (WBS)

A Estrutura Desmembrada de Trabalho (WBS – Work Breakdown Structure) traz clareza e definição ao processo de planejamento do projeto, pois mostra como "o quebra-cabeças encaixa-se".

Exemplo de WBS: Café da Manhã na Cama

• Propósito: Levar o café da manhã na cama.
• Resultado Final: Café da manhã na cama com ovos quentes, torradas e suco de laranja.
• Critérios de Sucesso: Mínimo de recursos de pessoal, tempo e alta qualidade (ovos recentemente fervidos, torradas quentes, etc.).
• Escopo: O projeto começa na cozinha às 6:00 hs e termina no quarto; precisa de um operador e equipamento normal de cozinha.

Estimar Tempos e Recursos (CPM)

Sem uma ideia de quanto durará cada parte de um projeto e de quantos recursos ela vai precisar, é impossível definir o que deveria estar acontecendo em qualquer momento durante a execução do projeto.

Exemplo: Café da Manhã na Cama

Atividade | Esforço (pessoa-minuto) | Duração (minuto)

Estimar Probabilidades (PERT)

A quantidade de incerteza de um projeto relaciona-se fortemente com o nível de confiança que pode ser colocado em uma estimativa. Na curva de probabilidade, quanto maior o risco, maior a faixa de distribuição.

Fórmula do Tempo Esperado (TE):

$$TE = [T_p + (4 \times T_{mp}) + T_o] / 6$$

Identificar Relações e Dependências

• Algumas atividades vão, por necessidade ou experiência, precisar ser executadas em uma ordem particular. Essas atividades têm um relacionamento dependente ou em série.
• Outras atividades não têm esse tipo de dependência das demais, ou seja, têm um relacionamento independente ou paralelo.

Exemplo: Café da Manhã na Cama (Dependências)

• A atividade "Ferver ovo" não pode ser levada avante até que "encher a panela com água" tenha sido completada.
• Uma análise lógica posterior das atividades na lista mostra que há dois "caminhos" principais, em que as atividades precisam ser levadas avante em uma sequência definida e que precisam estar completas antes da atividade "levar a bandeja cheia para o quarto":
  1. Fatiar pão → Tostar pão → Passar manteiga na torrada
  2. Encher a panela com água → Ferver água → Ferver ovos
• As atividades remanescentes ("encher copo com suco de laranja" e "trazer bandeja, pratos e talheres") podem ser feitas em qualquer momento, desde que elas estejam completas antes de "levar bandeja cheia para o quarto".

Identificar Limitações de Recursos

A natureza finita de recursos críticos, como as habilidades especiais, significa que eles devem ser levados em conta no progresso do planejamento.

Exemplo: Café da Manhã na Cama (Carga de Recursos)

Cada uma das quatro atividades programadas no início (encher copo com suco de laranja, cortar o pão, encher a panela e trazer a bandeja) consome recursos. Colocando em um gráfico os recursos requeridos, ter-se-á o perfil dos recursos, onde se percebe que há um problema de carga de recursos, porque a definição do projeto estabelece que somente uma pessoa está disponível.

Isso não é uma dificuldade insuperável, porque há folga suficiente para mover algumas das atividades. Tudo o que foi necessário foi atrasar a preparação da torrada em um minuto e usar o tempo do processo de tostagem e de fervura da água para encher o copo com o suco de laranja e buscar a bandeja.

Preparar a Programação

Os planejadores de projeto devem ter algumas alternativas para escolher. A que melhor se adéqua ao projeto pode então ser escolhida e desenvolvida.

Exemplo: Café da Manhã na Cama (Otimização)

Olhando novamente para a definição do projeto, o critério de sucesso estabelece que o produto deverá ser de "alta qualidade". Considerando as limitações, pode acontecer de, quando o ovo estiver recentemente fervido, a torrada estar fria.

Assim, um plano otimizado seria preparar a torrada durante a atividade de fervura do ovo.

Controle

O controle lida com as atividades do gerenciamento durante a execução do projeto.

Conjuntos de Decisões no Controle

O controle envolve três conjuntos de decisões:

1. Como monitorar o projeto para checar seu progresso.
2. Como avaliar o desempenho do projeto através da comparação das observações monitoradas do projeto com o plano do projeto.
3. Como intervir no projeto para fazer as mudanças que o trarão de volta ao planejado.

Gráfico de Gantt

O comprimento da "chave" de cada atividade é diretamente proporcional ao tempo calendário e, assim, indica a duração relativa de cada atividade. O progresso de cada atividade é mostrado pelas barras inferiores.

Monitoramento do Projeto

Algumas das medidas monitoradas num projeto afetam principalmente:

• Os custos de mão de obra, equipamentos, materiais, etc.
• O tempo de conclusão das atividades e do projeto como um todo.
• A qualidade do projeto (também haverá implicações de tempo e custos).

Avaliação do Desempenho do Projeto

As medidas monitoradas de desempenho de projeto precisam ser avaliadas de modo que o gerenciamento do projeto possa, a qualquer momento, julgar o desempenho global.

• Esforços mais detalhados, frequentemente, são necessários à avaliação de custo e tempo, pois problemas de qualidade, inevitavelmente, aparecerão.
• O primeiro passo neste processo é retornar ao estágio de planejamento para ver em que estado o projeto deveria estar em cada momento.
• Os tempos planejados para o início e o fim de cada atividade podem ser tomados da programação das atividades.
• Os custos planejados gastos em qualquer momento também podem ser derivados do programa de atividades do projeto.

Planejamento de Rede (PERT/CPM)

A análise de redes é usada para ajudar a planejar e controlar todos os projetos significativos, mas que também se mostram úteis em empreendimentos menores.

Os principais modelos utilizados para o planejamento e controle de empreendimentos e projetos são:

• A Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT – Program Evaluation and Review Technique)
• O Método do Caminho Crítico (CPM – Critical Path Method)

Ambos foram desenvolvidos nos anos 1950. Partem de pressupostos diferentes, mas se assemelharam com o tempo, passando a ser conhecidos como PERT/CPM.

Regras de Representação do Planejamento de Rede

• Início: Toda rede vai iniciar a partir de um único nó.

  Exemplo: Se as atividades A, B e C não guardam relações de dependência com nenhuma outra atividade, o projeto pode ser iniciado com estas atividades.

• Convergência: Atividades que dão origem a outra(s) atividade(s) devem se encontrar no mesmo nó.

  Exemplo: Se no meio de uma rede, por exemplo, as atividades M e N dependem do término de J, K e L, estas devem convergir para um mesmo nó, indicando que o término destas ocasiona o início de M e N.

• Término: Atividades que não dão origem a outras devem se encontrar em um único (e último) nó da rede.

  Exemplo: Se as atividades X, Y e Z não dão início a mais nenhuma atividade, todas estas devem se encontrar no último nó da rede.

Atividades Fictícias ou Fantasmas

• São usadas ou para clareza de desenho ou para manter a lógica do desenho consistente com o projeto.
• Estabelecem novos caminhos na rede do projeto.
• Não consomem recursos.
• Não têm duração e usualmente são mostradas como uma seta pontilhada.

Casos de Uso

1. Caso 1: Quando duas atividades independentes, graficamente, se iniciariam e terminariam nos mesmos nós, o que violaria uma das regras da construção de redes.

   Exemplo: Atividade V dá início a X e Y; Z depende de X e Y.

2. Caso 2: Quando dois caminhos independentes compartilham uma mesma atividade.

   Exemplo: Atividade J depende de A e B; I depende de A.

Fórmula da Folga Total:

$$Folga\ Total = (Última\ Data\ de\ Término) - (Duração) - (Primeira\ Data\ de\ Início)$$

Caminho Crítico (CC)

Qual o caminho onde não podem ocorrer atrasos?

• É sempre o caminho de maior duração da rede.
• Cada nó de uma atividade possui as PDs (Primeiras Datas) e UDs (Últimas Datas), seja de início ou de término, idênticas.
• Folga Total (FT) igual a zero. Portanto, o atraso em qualquer uma das atividades do caminho implicará atrasos em todo o projeto.

Probabilidade de Conclusão

1. Após a determinação do Caminho Crítico (CC) do projeto, deve-se calcular as variâncias das atividades que o compõem.
2. Fazer um somatório ($\Sigma$) das variâncias das atividades do CC.
3. Substituir esse resultado, junto com a data de conclusão desejada (D) e o tempo de conclusão esperado para o projeto (TE), na fórmula de transformação Z.
4. Ao encontrar Z, ir na tabela de distribuição acumulada e encontrar a probabilidade.