Gestão e Liderança: Tomada de Decisão e Controle

Tomada de Decisão

A responsabilidade mais importante do gerente é tomar decisões. Para os administradores, o processo de tomada de decisão é, sem dúvida, uma das maiores responsabilidades.

A tomada de decisão em uma organização é limitada a um número de pessoas que estão apoiando o mesmo projeto. Começamos por fazer uma escolha definitiva, e esta seleção é uma tarefa de grande importância.

Costuma-se dizer que as decisões são como o motor do negócio e, na verdade, a seleção adequada de alternativas depende, em grande medida, do sucesso de qualquer organização.

A Decisão

Os gerentes, por vezes, consideram a decisão como seu principal trabalho, porque constantemente têm que decidir o que deve ser feito, quem deve fazer, quando, onde e, às vezes, até como fazê-lo. No entanto, a decisão é apenas uma etapa do planejamento, mesmo quando feita de forma rápida e dedicando-se pouca atenção ou quando a ação afeta apenas alguns minutos. Gerentes, por definição, são os decisores. Um dos papéis do gerente é tomar uma série de decisões, grandes e pequenas.

Tomar a decisão certa a cada momento é a ambição de quem pratica a gestão. Fazer isso requer ter um conhecimento aprofundado e uma vasta experiência no campo.

A Arte de Tomar Decisões

A arte de tomar decisões baseia-se em cinco ingredientes básicos:

• Informação: Reflete dois aspectos: os que são a favor ou contra o problema, definindo suas limitações. No entanto, se a informação não estiver disponível, a decisão deve ser baseada nos dados disponíveis, que se enquadram na categoria de informação geral.
• Conhecimento: Se o decisor tem conhecimento das circunstâncias que cercam o problema ou de uma situação semelhante, este pode ser usado para selecionar um curso de ação favorável. Em caso de falta de conhecimento, é necessário procurar o conselho de quem está informado.
• Experiência: Quando uma pessoa resolve um problema de uma forma particular, com bons ou maus resultados, esta experiência fornece informações para a solução de problemas semelhantes futuros. Se você encontrou uma solução aceitável, tenderá a repeti-la se um problema similar surgir. Se não tiver experiência, deve-se experimentar, mas apenas se as consequências de uma má experiência não forem desastrosas. Portanto, a maioria dos problemas importantes não pode ser resolvida apenas por experimento.
• Análise: Não existe um método único para analisar um problema; ele deve ser um complemento, e não um substituto para os outros ingredientes. Na ausência de um método matemático, pode-se estudar métodos alternativos. Se estes falharem, deve-se confiar na intuição. Algumas pessoas desdenham a intuição, mas se os outros ingredientes não mostrarem um caminho, esta se torna a única opção disponível.
• Julgamento: O julgamento é necessário para combinar a informação, o conhecimento, a experiência e a análise, a fim de selecionar o curso de ação apropriado. Não há substituto para o bom senso.

Tipos de Decisões na Gestão

• Rotina: São circunstâncias recorrentes na escolha de um curso de ação conhecido.
• Emergência: Enfrentam situações sem precedentes; as decisões são tomadas no momento, com cada evento que passa. Pode envolver mais de um gerente.
• Estratégica: Decidir sobre metas e objetivos e transformá-los em planos específicos. É o tipo mais exigente de decisão e constitui uma das mais importantes tarefas de um gerente.
• Operação: São necessárias para o funcionamento da organização, incluindo a resolução de casos de "pessoas" (como contratação e demissão). A gestão exige que o comprador pense no que é relevante; há pessoas para quem é irrelevante se o item é novo ou usado.

Fator Humano

Líder por Visão e Estratégia

Em organizações complexas, o autoritarismo não funciona; é provável que enfrente forças de resistência, onde as pessoas ignoram ou fingem cooperar enquanto fazem o possível para minar os esforços. A microgestão tenta resolver isso especificando detalhes e fiscalizando o cumprimento dos funcionários.

Essa tática pode superar alguns obstáculos à mudança, mas como a criação e comunicação de planos detalhados são extremamente lentas, a mudança produzida desta maneira tende a ser limitada.

Motivação

Definimos a motivação como a vontade de empregar altos níveis de esforço para atingir as metas organizacionais, desde que o esforço satisfaça alguma necessidade individual. Enquanto a motivação geral se refere ao esforço em direção a qualquer meta, aqui nos referimos aos objetivos organizacionais, pois nosso foco está relacionado ao comportamento no trabalho. Os três elementos-chave são: esforço, objetivos organizacionais e necessidades.

Processos Motivacionais

1. Necessidades
2. Tensão
3. Ímpeto
4. Comportamento de busca
5. Necessidade satisfeita
6. Redução do estresse

(Faz parte do material que compõe a unidade, faltando em outro lugar)

Instrumentos de Controle

Os elementos de controle. Necessariamente, o poder de comando possui três funções:

1. Determinar o que deve ser feito.
2. Definir como deve ser feito.
3. Certificar-se de que o que deve ser feito, está sendo feito.

Normalmente, chamamos essas funções de: primeira (política), segunda (administrativa ou de supervisão) e terceira (execução).

Assim, em uma empresa, a primeira está ligada ao conselho, a segunda à administração geral e a terceira ao órgão subsidiário imediato. De certa forma, especialmente na administração industrial, cada chefe possui necessariamente esses três elementos.

Formas de Controle

Para distinguir entre duas formas básicas de exercer o controle:

a) Ordem: Consiste no exercício da autoridade que um superior transmite a um subordinado para a iniciação de uma situação particular que deve ser modificada. O que caracteriza a ordem é a referência à mudança de uma situação específica.

Os elementos básicos da ordem são:

1. Emissão.
2. Implementação.
3. Verificação.

Para reforçar a ordem atual, adicionam-se:

1. Recomendações do subordinado.
2. Relatório.
3. Reação humana.

Estes são os seis elementos que unem o chefe, os subordinados e a situação modificada.

b) Instruções: A instrução difere da ordem por não se referir a uma situação específica, mas a regras e procedimentos aplicados em casos idênticos ou semelhantes que ocorrem repetidamente. Por exemplo: a ordem é dada para desmontar uma máquina; as instruções definem quando e como fazê-lo normalmente.

Entre os meios comuns de transmissão estão circulares, instruções de trabalho, etc. A análise dos elementos da ordem também se aplica às instruções, servindo de base as seguintes regras:

1. Devem ser planejadas e revisadas antes de serem dadas: verificar se a pessoa é a mais adequada, se é o melhor momento e qual a forma mais adequada de transmiti-las.
2. Devem ser transmitidas corretamente.
3. A adesão e as reações produzidas devem ser revisadas.

c) As Decisões: A tomada de decisão é a chave final para todos os processos administrativos. Nenhum plano, controle ou sistema produz efeitos enquanto não houver um pronunciamento. A decisão está relacionada à determinação do destino, à investigação das mudanças e à fixação de alternativas.

Relação entre Processo de Gestão e Tomada de Decisão

Liderança e Características do Líder

Teorias de Traços

Pergunte a uma pessoa comum o que lhe vem à mente ao pensar em liderança. Você pode receber uma lista de qualidades como carisma, inteligência, determinação, entusiasmo, força, coragem, integridade e autoconfiança. Estas respostas representam a essência das teorias de traços de liderança. A busca de características específicas que distinguem líderes de não líderes dominou os primeiros esforços de pesquisa.

É possível isolar características em pessoas reconhecidas como líderes (ex: Martin Luther King Jr., Joana d'Arc, Nelson Mandela, Mahatma Gandhi)? Se o conceito de traços for válido, deve haver traços específicos que todos os líderes possuem. No entanto, pesquisas falharam em identificar uma série única de traços que sempre distinguissem líderes eficazes em todos os contextos, seja no comando dos Hell's Angels ou da Shell Oil.

Contudo, tentativas de identificar traços consistentemente associados à liderança foram bem-sucedidas em apontar seis características que distinguem líderes de não líderes: impulso (dinamismo), desejo de liderar, honestidade e integridade, autoconfiança, inteligência e conhecimento sobre o trabalho.

• 1. Impulso: Líderes apresentam elevado nível de esforço, desejo de realização, ambição, energia e iniciativa.
• 2. Desejo de dirigir: Forte desejo de influenciar e liderar outros, assumindo responsabilidades.
• 3. Honestidade e integridade: Constroem relações de confiança e mostram consistência entre palavras e ações.
• 4. Autoconfiança: Precisam mostrar confiança para convencer subordinados sobre a justeza dos objetivos.
• 5. Inteligência: Capacidade de sintetizar informações, gerar expectativas e resolver problemas.
• 6. Conhecimento relacionado ao trabalho: Profundo conhecimento sobre a empresa e indústria para tomar decisões informadas.

Funções do Líder

As funções de gestão para atingir os objetivos da organização são:

• Planejamento: Definir objetivos, estabelecer estratégias e desenvolver subplanos.
• Organização: Determinar o que deve ser feito, como e por quem.
• Direção: Orientar e motivar os participantes e resolver conflitos.
• Controle: Monitorar atividades para garantir que ocorram como planejado.

Tipos de Liderança

Existem diversos tipos de líderes: carismáticos, partidários, autocráticos, de grupo, de tarefas, gerenciais, heróicos, orientados para a produção, orientados para relações, participantes e consultivos. --- Estou convidando todos os professores e profissionais da área para a construção deste site dedicado a esta profissão, fornecendo material para as 1.000 questões que a compõem. Também convidamos você a contribuir para os mais de 30.000 itens das 30 carreiras do Instituto Tecnológico do México.

Controle

O controle é um processo pelo qual a administração assegura que o que está acontecendo corresponde ao que deveria acontecer; caso contrário, ajustes são necessários.

Definições de Controle

• "Visa garantir que os eventos ocorram de acordo com os planos." - K. Burt Scanlan.
• "É a regulamentação das atividades no âmbito de um plano para atingir objetivos." - Eckles, Carmichael.
• "Processo para determinar o que está acontecendo, valorizando-o e aplicando medidas corretivas." - George R. Terry.
• "Medição e correção das realizações dos subordinados para assegurar que os objetivos e planos sejam cumpridos de forma eficaz." - Robert C. Appleby.

Bibliografia: Anotações de Aula de Osorno Carrillo José B., Instituto Tecnológico de Campeche, Advisor Roberto Torres Mejía.

Importante Conceito e Princípio do Controle

Elementos de Controle

• Relacionamento com o plano: Verifica o cumprimento dos objetivos do planejamento.
• Medição: Essencial para quantificar os resultados.
• Detectar desvios: Descobrir diferenças entre execução e planejamento.
• Estabelecer ações corretivas: Corrigir erros e prever falhas.

Importância do Controle

O controle é vital porque estabelece medidas corretivas, é aplicável a pessoas e atos, identifica causas de desvios, fornece informações para o replanejamento e reduz custos e tempo, impactando a produtividade.

Princípios do Controle

• Equilíbrio: A cada grupo deve ser conferido o grau de controle correspondente à autoridade delegada.
• Objetivos: O controle é um meio para atingir metas, não um fim em si mesmo.
• Oportunidade: Deve ser aplicado antes que o erro ocorra.
• Desvios: Devem ser analisados detalhadamente para evitar repetições.
• Acessibilidade (Custo-benefício): O sistema deve justificar seu custo em relação aos benefícios.
• Exceção: Deve focar em atividades representativas para reduzir custos.
• Função Controlada: A pessoa que realiza o controle não deve estar envolvida na atividade controlada para garantir a imparcialidade.

Processo de Controle

É a função administrativa que mede e corrige o desempenho para assegurar que os fatos estejam em conformidade com os planos. Consiste em quatro passos básicos:

1. Estabelecer níveis aceitáveis de produção (padrões).
2. Verificar o desempenho em intervalos regulares.
3. Determinar se há mudanças ou desvios.
4. Tomar medidas corretivas ou investigativas (como reciclagem ou educação).

Sistemas de Gestão

Um sistema é um conjunto de partes interdependentes que interagem para formar uma unidade complexa. A gestão de operações deve ser vista como um sistema que inclui insumos (clientes, tecnologia, trabalho) e processos de transformação.

• Sistema Orgânico: Baseado no conhecimento da tarefa e interação contínua; adequado para condições mutáveis.
• Sistema Mecanicista: Adequado para ambientes estáveis, com tarefas especializadas e estrutura hierárquica rígida.

Design e Estruturação

O design foca na estruturação do trabalho. Passos comuns incluem: criar ideias baseadas em necessidades, selecionar o produto por viabilidade econômica, preparar projeto preliminar, decidir sobre instalações e selecionar o processo produtivo.

Essência do Controle Administrativo

O controle é a quarta função administrativa e ocorre de forma contínua através de avaliação pessoal e relatórios. Tipos de controle:

1. Controle Preliminar: Exercido antes da ação (preparação de recursos).
2. Controle Concorrente: Monitoramento durante a atividade (observação e relatórios).
3. Controle de Feedback: Ação posterior focada nos resultados para replanejamento.

Estágios do Controle

1. Comparar desempenho real com metas e padrões.
2. Preparar relatórios de desempenho.
3. Analisar mudanças e causas de variações.
4. Desenvolver cursos de ação corretiva.
5. Implementar a ação corretiva.
6. Acompanhar para avaliar a eficácia.

O controle eficaz requer feedforward (alimentação antecipada) e feedback. O controle não pode ser apenas a posteriori; deve ser aplicado no momento da ação ou compromisso.

Sistema de Controle e Feedback

O controle administrativo opera como um sistema de feedback, semelhante a um termostato. Gerentes medem o desempenho, comparam com padrões, identificam desvios e aplicam programas de ação corretiva.

Vantagens do Processo Administrativo

• Oferece um quadro conceitual e base para o estudo da administração.
• É viável para contribuições de diversas escolas de pensamento.
• Proporciona flexibilidade para diferentes situações.
• Estimula o desenvolvimento de uma filosofia de governo e valores do gestor.

Elementos Finais de Controle

• Estabelecer padrões: Unidades de medida que servem de guia.
• Mensuração de Resultados: Ato de medir o desempenho real.
• Correção: Ação tangível para integrar o afastamento das normas.
• Feedback: Relação estreita entre planejamento e controle para ajustes futuros.

--- Estou convidando todos os professores e profissionais da área para a construção deste site dedicado a esta profissão bonita e útil, fornecendo material apropriado para cada uma das 1.000 questões que a compõem.