Guia das Áreas de Gerenciamento de Projetos

Áreas Essenciais do Gerenciamento de Projetos

As áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos incluem:

• Gerência de Integração de Projetos
• Gerência de Escopo de Projetos
• Gerência de Tempo de Projetos
• Gerência de Custo de Projetos
• Gerência de Qualidade de Projetos
• Gerência de Recursos Humanos de Projetos
• Gerência de Comunicações de Projetos
• Gerência de Riscos de Projetos
• Gerência de Aquisições de Projetos

Escopo

O escopo é a proposta propriamente dita. Indica 'o que' fazer. Refere-se à definição das fronteiras entre determinadas tarefas, atividades, contratos, atribuições, responsabilidades e missões. Ele define onde termina um trabalho e começa outro, já que muitos projetos têm áreas inadequadamente definidas.

Como o escopo deve ser gerenciado?

O escopo deve ser gerenciado pelo planejamento e documentação de itens que passam através das interfaces de uma área para outra. Grande parte do gerenciamento do escopo pode ser feita por meio de coordenação diária e da realização de reuniões periódicas. Outros controles de escopo incluem o uso de procedimentos formais, formulários e sistemas de monitoração. O gerenciamento do escopo do projeto ajuda a garantir que a equipe realizará todo, e somente, o trabalho necessário para que o projeto seja bem-sucedido.

Tempo

O gerenciamento do tempo trata do sequenciamento das atividades, da estimativa de duração de cada uma delas, bem como da elaboração e do controle do cronograma. Essa área indica a duração do ciclo de vida do projeto, do planejamento ao encerramento. A corrida contra as datas do calendário estabelece o ritmo de trabalho, e o tempo é um padrão importante para avaliar o sucesso em projetos. É uma característica que marca as atividades do começo ao fim, e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de trabalhos de natureza operacional ou de processos.

Custos

Trata do volume de recursos financeiros para a realização do projeto. Projetos podem ser expressos em termos financeiros somando-se os custos de equipamentos, materiais, mão de obra, assistência técnica, bens imóveis, tempo e financiamentos. O gerenciamento de projetos é responsável pelo controle dos custos globais para manter os projetos dentro do orçamento aprovado, e a administração do fluxo de caixa colabora para otimizar a utilização dos recursos financeiros durante o período de existência do empreendimento. As equipes de projetos enfrentam tanto desafios financeiros quanto econômicos, à medida que trilham o estreito caminho entre os fundos orçados e as despesas realizadas. Em última análise, os projetos resumem-se a dinheiro e gastos. É isto que faz o projeto progredir e é a razão da sua existência: gerar mais recursos ou benefícios para o proprietário ou organização patrocinadora do projeto.

Qualidade

O gerenciamento da qualidade envolve as ações, ferramentas e métricas necessárias para que o projeto atenda às necessidades que levaram à sua concepção. É pautado na satisfação do cliente, prevenção de erros, responsabilidade da gerência e melhoria contínua. Indica 'o que' fazer para garantir a qualidade e 'quais' padrões são requeridos. A atenção à qualidade é uma das metas principais do gerenciamento de projetos. Os padrões de qualidade são ditados pelos requisitos do projeto, especificações e adequação ao uso. Esses padrões são usados como base para monitorar o desempenho do projeto.

Pessoas (Recursos Humanos)

O gerenciamento de pessoas abrange o planejamento, a contratação ou mobilização, e o desenvolvimento da equipe do projeto. Indica 'quem' são as pessoas envolvidas no projeto, seus papéis e responsabilidades. Administrar a alocação de mão de obra é outro lado do gerenciamento de recursos humanos. Inclui o treinamento e desenvolvimento necessários à equipe, os aspectos motivacionais durante todo o empreendimento, e a negociação e administração de conflitos. Administrar bem os recursos humanos é a chave para atender às necessidades do projeto, uma vez que todas as ações são tomadas direta ou indiretamente por pessoas.

Comunicação

O gerenciamento da comunicação envolve a coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações do projeto. Os processos do gerenciamento da comunicação fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações. Indica basicamente 'o que informar', 'quando' e 'para quem'. O sucesso de um projeto depende da eficácia das informações, e a atenção gerencial precisa ser orientada para definir os canais de comunicação que irão atender às necessidades desse projeto. Os membros da equipe precisam ter habilidades para interagir com eficácia, e a comunicação com a comunidade em geral, com enfoque em relações públicas, pode ser necessária para quebrar resistências e influenciar o público ou futuros usuários.

Comunicação de informações gerenciais

A comunicação de informações gerenciais deve se preocupar com:

• Como a informação será organizada e comunicada às pessoas;
• Com que frequência, com que objetivos e que linguagem usar para cada público-alvo.