Guia Completo de Gestão e Administração de Projetos
Administração
É a arte de integrar o planejamento, organização, gestão, acompanhamento e avaliação de um trabalho.
Planejamento
Fase de pré-implementação de um projeto que requer um conhecimento detalhado do ambiente em que se desenvolverá. Esta atividade visa organizar e desenvolver os processos operacionais necessários para alcançar um bom andamento e conclusão do projeto.
Meios de Plano
- Estabelecer metas ou objetivos a cumprir.
- Definir o melhor processo para atingir os objetivos.
- Estabelecer programas e prazos para cada etapa.
- Determinar os recursos necessários e pontos de controle de avaliação.
Princípios Básicos de Planejamento
- Ação Antecipatória: Não improvisar.
- Atividade Criativa: Avaliar várias alternativas para atingir o ótimo.
- Fatos: Basear-se em dados e contextos anteriores.
- Trabalho em Equipe: Essencial para projetos complexos.
Recursos
- Recursos Humanos: Quantos trabalhadores são necessários? Quais as características do pessoal? É necessário recorrer à subcontratação?
- Recursos Materiais: Quais materiais usar, como, quando e qual a disponibilidade?
- Máquinas, Ferramentas e Equipamentos: Disponibilidade e necessidade de uso.
- Espaço: Área disponível e alocação de recursos.
- Tempo: Prazos, histórico de trabalhos similares e época de execução.
- Custo: Orçamento alocado, redução de custos e maximização de lucros.
O que é um Projeto?
É uma sequência bem definida de eventos com início e fim identificados, focada em atingir um objetivo claro. O gerente de projeto deve conduzi-lo até o fim com base em parâmetros de tempo, custo e qualidade.
Destaques de um Projeto
- Conjunto único de objetivos.
- Duração limitada.
- Liderança definida.
- Meios orçamentários.
- Integração de esforços de todos os setores.
Triângulo do Projeto
Modelo de gestão onde tempo, custo e escopo são os três lados. Alterações em um lado afetam, pelo menos, um dos outros dois.
Gerenciamento de Projetos
Aplicação de conhecimentos, habilidades e ferramentas para satisfazer necessidades e atingir objetivos. As nove áreas de conhecimento são:
- Integração
- Alcance
- Prazos
- Custos
- Qualidade
- Recursos Humanos
- Comunicações
- Riscos
- Contratos
Organização
Refere-se à divisão da organização em departamentos e seções com responsabilidades e estruturas definidas. A teoria clássica, baseada em Henri Fayol, inclui:
- Divisão do trabalho (especialização).
- Unidade de direção (objetivo comum).
- Centralização (equilíbrio entre centralização e descentralização).
- Autoridade e responsabilidade.
Vantagens e Desvantagens
Vantagens: Foco na competência efetiva. Desvantagens: Tendência a criar limites rígidos entre departamentos e reduzir a cooperação.
Ordenamento Territorial
Estrutura baseada na divisão de unidades geográficas.
Direção
Envolve liderar e coordenar pessoas, inspirando a equipe para alcançar as metas organizacionais.
Produtividade
Associada ao processo de transformação de recursos em produtos. Na construção, os fatores críticos são:
- Materiais: Uso adequado para evitar perdas.
- Trabalho: Fator crítico que estabelece o ritmo.
- Máquinas e Equipamentos: Fator de custo que exige controle para evitar uso desnecessário.