Guia Completo de Gestão de Projetos e EAP

WBS/EAP: Estrutura Analítica do Projeto

• Representação gráfica da hierarquia do projeto.
• Identifica o trabalho a ser executado e todas as fases do projeto; serve como um roteiro.
• Deve conter as entregas do projeto.
• Base onde o projeto é construído.
• Força a reflexão.

WBS (Work Breakdown Structure): Consiste em subdividir os principais subprodutos e/ou fases do projeto em componentes menores e manejáveis.

• Exemplo Nível 0: Projeto Automação Processo Elaboração de Edital.
• Exemplo Nível 1: Iniciação do projeto, planejamento do projeto, etc.

Regras para Elaboração

• Elaborado com a ajuda da equipe do projeto.
• O primeiro nível deve ser feito antes que o projeto cresça.
• Cada nível da WBS é um segmento menor do nível acima.
• Todo projeto é incluído nos níveis mais elevados.
• O projeto deve ser decomposto em "Pacotes de Trabalho" que:
  • Possam ser estimados de forma realística e confiável;
  • Não possam ser mais subdivididos de forma lógica;
  • Possam ser concluídos de forma relativamente rápida;
  • Gerem produtos/entregáveis quando da sua conclusão.

Nota: Como regra geral, as atividades devem ter uma duração entre 4 a 40 horas ou 8 a 80 horas.

A WBS serve como base para 8 processos, como: Escopo, estimativas de Prazo (duração, fases e precedências), Custos, Pessoal e Riscos.

Benefícios de usar a WBS para definição do escopo:

• Define o que deve ser feito de forma ordenada, os produtos a serem gerados, controlados e mensurados de forma realista.
• Dá à equipe do projeto uma compreensão de como cada uma das partes se encaixa no todo.

Atividades Rotineiras vs. Projetos

• Atividade rotineira: Suporte, venda de produtos ou tarefas sem começo e fim bem planejados.
• Projetos: Possuem planejamento e fim definido.

Ciclo de Vida do Projeto

Iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

Principais Problemas em Projetos

1. Complexidade do projeto: Complexidade mal estimada.
2. Gerenciamento ineficiente ou amador: Amadorismo e falta de zelo pela gerência.
3. Excesso de conflito: Focos de desequilíbrio e desarmonia.
4. Falta de planejamento: Falta de conhecimento multidisciplinar do gerente.
5. Excesso de alteração no escopo: Definir objetivos e alterá-los constantemente.
6. Incertezas e riscos: Não planejar respostas para os riscos.
7. Mudanças tecnológicas.
8. Estimativas de prazo e custo mal elaboradas.

Dica: O gerente deve ser um "facilitador" e aprender a dizer não quando necessário.

Gerenciamento de Escopo

Abrange os processos necessários para garantir que a equipe realize todo o trabalho necessário para o sucesso do projeto.

Etapas:

Planejamento do escopo, definição, criação da EAP, verificação e controle.

• Escopo: O que vai ser feito.
• Requisitos: Como vai ser feito.

Definição de Projeto

Um projeto é um empreendimento temporário desenvolvido para criar um produto ou serviço único.

• É temporário, finito e com início/término definidos.
• A equipe raramente “sobrevive” ao fim do projeto.
• Baseia-se na realização de algo inédito.
• A definição do escopo deve ser estável.

Gestão de Projetos: Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender às necessidades das partes envolvidas (stakeholders), balanceando escopo, tempo, custo, qualidade, pessoas, comunicação, riscos e aquisições.

Processos de Gestão

• Iniciação: Reconhecimento e mobilização.
• Planejamento: Esquema de trabalho.
• Execução: Coordenação de recursos.
• Controle: Monitoração e ações corretivas.
• Encerramento: Finalização ordenada.

Gerenciamento da Integração

Envolve compensações entre objetivos conflitantes. Inclui o Termo de Abertura do Projeto (TAP), que autoriza formalmente o projeto, e o Plano de Gerenciamento, que define como o trabalho será realizado.