Guia Completo de Organização e Gestão de Eventos

O que são Eventos?

Os eventos são acontecimentos que têm como objetivo:

• Gerar sensação;
• Impacto;
• Serem bem-sucedidos;
• Estar associados a um momento e local;
• Tornar-se notícia.

O sucesso do evento está diretamente relacionado com os sentimentos criados ANTES, DURANTE e APÓS a sua realização.

Participantes

Os eventos devem ser: originais, emocionantes, interativos e recompensadores.

Fases de Organização

Para realizar a organização de um evento, devemos seguir estas etapas:

1. Pensar numa ideia;
2. Desenvolver a ideia;
3. Apresentar o conceito;
4. Planeamento do evento;
5. Operacionalização do evento.

Fases do Evento - Time Line

• 1ª fase: Pensar e desenvolver a ideia.
• 2ª fase: Apresentar o conceito e planeamento.
• 3ª fase: Operacionalização do evento.

A ideia é algo espontâneo, seguida pela observação dos seus pontos fortes e fracos. No desenvolvimento, definimos as ideias-chave e objetivos gerais. No planeamento, criamos o manual do evento com toda a informação necessária. A operacionalização consiste na execução das tarefas definidas.

Tipologia de Planeamento

Existem três tipos de planeamento:

• Estratégico: Longa duração, reflete as estratégias globais, analisa fatores internos/externos (SWOT) e define missão, visão e objetivos.
• Tático: Nível intermediário, detalhado por áreas específicas e focado no médio prazo.
• Operacional: Nível de supervisão, detalhado, focado no curto prazo e na execução de tarefas.

Classificação dos Eventos

• Por finalidade: Públicos, institucionais, promocionais.
• Por periodicidade: Esporádicos, periódicos, de oportunidade.
• Por âmbito: Interno, externo.
• Por abrangência: Regionais, locais, nacionais, internacionais.
• Por público-alvo: Corporativo, consumidor.

Briefing: O que é e para que serve?

É um documento que resume a discussão e transmite instruções da entidade promotora para a equipa organizadora. Deve ser simples e objetivo, respondendo às questões: Porquê? O quê? Quando? Para quem? Onde?

Comunicação e Divulgação

A comunicação é o intercâmbio de informação. É fundamental distinguir comunicação (bidirecional, com retorno) de informação (unidirecional, sem retorno). A eficácia depende da partilha de códigos e significados entre emissor e recetor.

Promoção vs. Propaganda

• Propaganda: Serve para informar e mostrar que se existe (generalista).
• Promoção: Serve para estimular a procura (segmentada, análise custo-benefício).

Logística e Segurança

Todo evento requer um Plano Logístico (contactos, mapas, roteiros) e um Plano de Segurança (Security contra ações hostis e Safety contra acidentes). A escolha do venue (espaço) deve considerar a tipologia, dimensão, acessos e serviços de apoio.

Protocolo

O protocolo é o sistema de comunicação verbal e não verbal que aplica regras de comportamento em atos públicos ou privados. Inclui normas para símbolos nacionais (Hino e Bandeira) e tratamentos honoríficos. Nota: Perante a dúvida, utilize sempre um tratamento superior.