Guia de Comunicação Escrita e Correspondência Comercial

A Comunicação Escrita nas Empresas

A correspondência comercial é o sistema de comunicação escrita utilizado pelas empresas em suas diversas atividades.

Características-Chave da Correspondência Comercial

A correspondência de negócios deve seguir um conjunto de regras fundamentais:

• Ser facilmente compreendida;
• Apresentar uma declaração adequada das questões;
• Evitar o excesso de palavras ou cortes desnecessários;
• Servir ao propósito de comunicação com precisão.

Na aplicação destas normas, deve-se ter em mente:

• Não cometer erros de ortografia;
• Utilizar um vocabulário amplo;
• Abordar as questões de forma independente.

"Vamos proceder à devolução dos bens, mas o atraso no pagamento deveu-se a uma situação de tesouraria anormal e passageira..."

É aconselhável primeiro discutir o motivo da devolução das mercadorias e, em outro parágrafo, a razão para o não pagamento ou a devolução do título, evitando misturar os dois assuntos.

• Evite pleonasmos (palavras redundantes). Por exemplo, na frase seguinte, basta utilizar apenas o verbo: "Pedimos que nos informe [antes] a situação".
• Evite frases feitas e clichês:

"É nossa grande honra anunciar que, a partir do próximo dia 20, nossos escritórios estarão localizados..." (A mudança de domicílio é um fato administrativo, não necessariamente uma "grande honra").

• Evite a cacofonia (repetição frequente de sílabas ou letras). Por exemplo: "Temos recebido a correspondência relacionada com o nosso correspondente..."

Elementos Utilizados na Correspondência Comercial

O Envelope

A face frontal é onde se escrevem os dados para o envio da carta. Deve conter os detalhes do destinatário e do remetente (quem escreve), além do porte ou selo de pagamento.

* Tipos de envelopes: Americano, clássico, quadrangular ou retangular.

Outra característica comum é a janela: um espaço aberto, coberto por um plástico fino, que permite visualizar o endereço impresso no papel interno. Há também o envelope de janela dupla.

Se o volume de correspondência for alto, a empresa pode adquirir envelopes que já contenham no verso as opções para motivo de devolução. Quanto à cor, o branco é o mais utilizado, embora outras cores sejam aceitáveis.

* Envelope Pré-pago: É um produto oferecido pelos Correios no qual o usuário adquire o envelope já selado, sem necessidade de selagem adicional.

* Código Postal (CEP): O uso do código postal torna a triagem e a entrega mais rápidas e seguras. É uma chave numérica que representa o processo de classificação dos correios.

Os dois primeiros dígitos indicam a região, o terceiro a sub-região, o quarto o setor e o quinto o subsetor, seguidos pelos três dígitos após o hífen que identificam logradouros específicos.

A Caixa Postal é um serviço pelo qual indivíduos ou empresas alugam um compartimento numerado e trancado na agência de correios para coletar sua correspondência.

O Papel

A cor branca é a mais recomendada, embora tons muito claros possam ser usados. O tamanho padrão mais utilizado é o A4.

A Carta

É o meio de comunicação escrita mais utilizado. Através da carta, o destinatário recebe uma imagem do remetente, formando uma ideia de sua cultura e profissionalismo. Por isso, a apresentação e o conteúdo devem ser impecáveis.

Na sua apresentação, as principais condições são:

• Pode ser escrita à mão ou digitada;
• Deve ser bem diagramada e ter uma distribuição adequada;
• O esboço deve ser visível e organizado à primeira vista;
• Manter margens adequadas: esquerda (3 a 4 cm), direita (2 cm) e inferior (2 cm). Se não houver papel timbrado, a margem superior deve ser de 2 a 3 cm;
• Não escrever no verso do papel. Se necessário, utilize uma segunda folha, numerando-a no canto superior (ex: 2/2);
• Assinatura manuscrita: As cartas devem ser assinadas pela pessoa mencionada. O carimbo da empresa deve ser colocado à esquerda da assinatura, sem cobri-la;
• A carta deve ser apresentada sem rasuras ou correções visíveis. Se houver erro, é preferível refazer o documento;
• As dobras devem ser feitas em três partes (para papel A4), mantendo o texto para o lado de dentro.

Partes da Carta Comercial

Um modelo padrão consiste em três partes principais:

• Início: Ocupa a parte superior (papel timbrado, destinatário, assunto e data).
• Conteúdo: Situado no meio, compreende a saudação e o corpo do texto.
• Final: Inclui a despedida, assinatura, anexos e, se necessário, o pós-escrito.

Início

* Papel Timbrado: Contém nome, razão social, endereço completo, CEP, telefone, e-mail e site do remetente.

* Destinatário: Nome ou razão social da empresa de destino com endereço completo. Se for para uma pessoa específica, utiliza-se: A/C (Aos cuidados de) [Nome da Pessoa].

* Referências: N/Ref (Nossa Referência) e S/Ref (Sua Referência), usadas para identificar siglas ou números de protocolo.

* Assunto: Breve detalhe do motivo da carta (Ex: Assunto: Confirmação de pedido).

* Data: Deve conter dia, mês e ano (Ex: 15 de junho de 2023).

Conteúdo

* Saudação: Fórmula de cortesia utilizada antes do texto.

Utiliza-se "Querido(a)" seguido do nome apenas se houver vínculo de amizade.

* Texto: É o corpo da mensagem. Pode começar com introduções como:

• Em resposta à sua carta de...
• Em relação ao seu pedido...
• Temos o prazer de informar...
• A razão desta carta é...
• Acusamos o recebimento de...

Final

* Despedida: Frases curtas como "Atenciosamente", "Cordialmente" ou "Respeitosamente".

* Assinatura e Cargo: Nome da empresa, assinatura manuscrita e o cargo do signatário.

* Anexo: Indica-se a palavra "Anexo" à esquerda quando houver documentos acompanhando a carta.

* P.S. (Pós-escrito): Utilizado para adicionar algo esquecido no texto. Não é recomendado em comunicações formais modernas, sendo mais comum em peças publicitárias.